Внедрение ПП "1С:Документооборот 8 КОРП" в ООО ГК "Промтех"

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru

Описание

1. ООО ГК «ПРОМТЕХ» активно работает на российском рынке с 2004 года. За это время компании зарекомендовала себя как надёжный разработчик и изготовитель оборудования и технологических систем для нефтегазовой промышленности и энергетики.
2. Руководство компании ООО ГК «ПРОМТЕХ» приняло решение об использовании программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП" в целях автоматизирования оперативной деятельности компании в сфере управления движением документов и бизнес-процессами.
Перед проектом внедрения СЭД заказчиком была поставлена задача по автоматизации следующих направлений деятельности:
o Делопроизводство (работа с входящими, исходящими и внутренними документам)
o Учет и хранение документов
o Работа с бизнес-процессами
3. Для решения этих задач был выбран продукт "1С:Документооборот", т.к. в данном ПП просто и понятно реализованы необходимые бизнес-процессы.
4. Для решения поставленных задач и удовлетворения потребностей заказчика, сотрудниками фирмы ООО "Бюро информационных технологий" были произведены настройки функционала:
• Загрузка контрагентов, контактных лиц, банковских счетов контрагентов, контактной информации;
• Настройка оргструктуры, штатного расписания, структуры пользователей, должностей;
• Настройка шаблонов документов;
• Настройка шаблонов процессов;
• Настройка «автоиндексации»;
• Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
• Публикация веб-сервиса 1С;
• Составление инструкции по работе с программой
1С:Документооборот интегрирован с 1С:Бухгалтерия 8 с целью загрузки/выгрузки справочников.
Кроме этого были осуществлены следующие доработки ПП:
• Доработка форм карточек документов;
• Создание возможности присоединения файлов к карточке задач;
• Доработка возможности выделения основного файла в карточках документов;
• Добавление столбцов «создан», «автор», «редактирует», «отредактировал», «номер актуальной версии», «количество версий» в карточки внутренних документов;
• Добавление столбцов «номер актуальной версии», «количество версий» в карточки входящих и исходящих документов;
• Добавление столбцов «автор», «комментарий» в «процессы» панели действий карточек документов;
• Вынесение в карточки документов (входящих, исходящих, внутренних) в поле файла кнопок "Обновить из файла на диске", «Заполнить файл данными документа».
Также было проведено групповое и индивидуальное обучение работе с программным продуктом и оказание консультационных услуг по ведению учета и работе в программном продукте.
5. Внедрение позволило в короткие сроки автоматизировать оперативную деятельность компании в сфере управления движением документов и бизнес-процессами, а также сократить время на обработку документов, повысить дисциплину и качество работы.
6. В феврале 2013 года система была сдана в промышленную эксплуатацию.
7. Вариант работы системы: клиент-серверный
Тип организации: коммерческая.
Количество сотрудников:270
Число автоматизированных рабочих мест: 150
Обучение: групповое и индивидуальное в конференц-залах клиента и на рабочих местах сотрудников

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

ООО ГК «ПРОМТЕХ» активно работает на российском рынке с 2004 года. За это время компании зарекомендовала себя как надёжный разработчик и изготовитель оборудования и технологических систем для нефтегазовой промышленности и энергетики. Компания ООО ГК «ПРОМТЕХ» обратилась в ООО «Бюро информационных технологий» за выполнением работ по автоматизации деятельности на платформе «1С:Предприятие».
Выбор компании для внедрения программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП" был сделан с учетом таких факторов, как: наличие официального партнерского договора с фирмой "1С", сертификат системы менеджмента качества ISO 9001:2008 и положительные рекомендации по выполненным ранее внедрениям.
Руководство компании приняло решение об использовании программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП" в целях автоматизирования оперативной деятельности компании в сфере управления движением документов и бизнес-процессами.
В рамках внедрения были автоматизированы следующие направления деятельности:
o Делопроизводство (работа с входящими, исходящими и внутренними документами)
o Учет и хранение документов
o Работа с бизнес-процессами
Сотрудниками фирмы ООО «БИТ» были произведены настройки функционала:
• Загрузка контрагентов, контактных лиц, банковских счетов контрагентов, контактной информации;
• Настройка оргструктуры, штатного расписания, структуры пользователей, должностей;
• Настройка шаблонов документов;
• Настройка шаблонов процессов;
• Настройка «автоиндексации»;
• Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
• Публикация веб-сервиса 1С;
• Составление инструкции по работе с программой.

В результате внедрения был обеспечен «быстрый старт» запуска программного продукта в промышленную эксплуатацию, что позволило в короткие сроки автоматизировать оперативную деятельность компании в сфере управления движением документов и бизнес-процессами, а также сократить время на обработку документов, повысить исполнительскую дисциплину и качество работы.
Проведенное групповое и индивидуальное обучение работе с программным продуктом и оказание консультационных услуг по ведению учета и работе в программном продукте позволит дальнейшее развитие системы.
В феврале 2013 года после сдачи системы в промышленную эксплуатацию ООО ГК «ПРОМТЕХ» была выявлена необходимость модификации системы в соответствии с потребностями компании, завершенная в мае 2013 года и включавшая следующие мероприятия:
• Доработка форм карточек документов;
• Создание возможности присоединения файлов к карточке задач;
• Доработка возможности выделения основного файла в карточках документов;
• Добавление столбцов «создан», «автор», «редактирует», «отредактировал», «номер актуальной версии», «количество версий» в карточки внутренних документов;
• Добавление столбцов «номер актуальной версии», «количество версий» в карточки входящих и исходящих документов;
• Добавление столбцов «автор», «комментарий» в «процессы» панели действий карточек документов;
• Вынесение в карточки документов (входящих, исходящих, внутренних) в поле файла кнопок "Обновить из файла на диске", «Заполнить файл данными документа».

На данный момент:
Общее число автоматизированных рабочих мест - 150;
Количество одновременно работающих клиентов – до 100;
Объем информационной базы (Мб) на момент описания - 7000.
Вариант работы: Клиент-серверный (версия СУБД: MS SQL)
Толстый клиент: Толстые и тонкие клиенты
Web-клиент: Safari, Firefox, Chrome

На основе опыта сотрудничества с ООО «БИТ» мы можем оценить систему и услуги ООО «БИТ» следующими оценками (по пятибалльной шкале):
1) соответствие потребностям Общества (с учётом модификации) – 5 баллов;
2) удобство работы с программой – 4 балла;
3) качество и срок оказания услуг – 5 балла, а также рекомендовать систему партнерам для использования данного программного продукта при автоматизации деятельности своих предприятий.

Выражаем благодарность сотрудникам ООО «Бюро информационных технологий» за грамотно выполненную настройку программных продуктов, оказание консультаций на хорошем профессиональном уровне и высокое качество обслуживания.

Не возражаем о размещении данной информации на сайте фирмы 1С: www.1c.ru