Постановка системы внутреннего документооборота компании "Лаборатория Комфорта" с последующей автоматизацией на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 ПРОФ»
ООО "Лаборатория Комфорта Монтаж"
Автоматизированы следующие функции:
- Делопроизводство
- Учет договоров
- Учет и хранение документов
Сопровождение:
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
- Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
- Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Описание
Компания «Лаборатория Комфорта» осуществляет весь цикл работ от проектирования до ввода в эксплуатацию систем управления и безопасности зданий.
«Лаборатория Комфорта» предлагает комплексный подход к реализации проектов. В рамках данного подхода, осуществляется разработка и внедрение следующих разделов: «Системы автоматизации и диспетчеризации зданий», «IT-инфраструктура зданий», «Системы безопасности», «аудиовизуальные комплексы любой сложности (системы озвучивания, конференц-залы и т.д.)», «Электроснабжение».
На сегодняшний день в составе «Лаборатории Комфорта» работают проектная группа, монтажные участки, отдел пуско-наладки, сервисного обслуживания, щитовое сборочное производство, электроизмерительная лаборатория – всего более 80 специалистов.
Большое количество бумажных документов в компании, потери данных документов в процессе согласования и утверждения, а так же непрозрачность схем движения документов привели руководство компании к необходимости методологической формализации процессов документооборота компании и внедрению системы электронного документооборота.
В качестве базового решения для построения системы электронного документооборота выбор пал на решение «1С:Документооборот 8 ПРОФ», как систему, наиболее полно удовлетворяющую потребностям Заказчика.
В качестве подрядчика для выполнения работ по оптимизации документооборота компании «Лаборатории Комфорта» с последующим внедрением «1С:Документооборот 8 ПРОФ» была выбрана ГК «Гигабайт».
Основной целью проекта автоматизации являлось построение системы электронного документооборота, позволяющей решать следующие задачи:
1. Обеспечение электронного хранения внутренних, входящих и исходящих документов компании в единой базе данных в разрезе проектов, выполняемых компанией.
2. Общее сокращение количества бумажных внутренних документов, замена данных документов на электронные.
3. Обеспечение прозрачности процесса согласования документов по проектам.
4. Контроль над процессом согласования документов по проектам.
5. Сокращение временных издержек на согласование документов.
В ходе выполнения работ на проектом, были выделены следующие основные этапы работ:
1. Консалтинговые работы по описанию существующей модели движения документов, модернизация и оптимизация данной модели с учетом методологических особенностей внедряемой системы «1С:Документооборот 8 ПРОФ» .
2. Предварительная настройка системы «1С:Документооборот 8 ПРОФ»:
2.1 Настройка списка пользователей, прав и интерфейсов
2.2 Настройка организационной структуры компании
2.3 Настройка шаблонов видов документов в системе
2.4 Настройка шаблонов процессов движения документов
2.5 Привязка шаблонов процессов движения документов к видам документов, настройка правил автозапуска процессов
3. Разработка кратких пользовательских инструкций
4. Обучение ключевых пользователей системы
5. Опытная эксплуатация системы
Основной особенностью проекта автоматизации была необходимость организации учета документов в разрезе проектов, выполняемых компанией. Для этих целей для каждого вида документа с помощью стандартного механизма «Наборы дополнительных реквизитов и сведений» был реализован обязательный для заполнения дополнительный реквизит «Проект».
В ходе выполнения консалтинговых работ были определены основные виды документов компании, вошедшие в рамки данного проекта автоматизации: «Входящее письмо», «Исходящее письмо», «Заявка на расходование средств», «Служебная записка», «Договор с клиентом (проектирование)», «Договор с клиентом (поставка и монтаж)», «Заказ поставщику», «Заявка на выдачу материалов на проект».
Дополнительно, в рамках выполнения консалтинговых работ, были проработаны и описаны методологические схемы движения и согласования документов применительно к внедряемой системе «1С:Документооборот 8 ПРОФ» для каждого вида документа.
Так же было проведено индивидуальное обучение ключевых пользователей Заказчика и были разработаны пользовательские инструкции по работе с системой «1С:Документооборот 8 ПРОФ».
В ходе выполнения работ по проекту автоматизации были достигнуты следующие результаты:
1. Создана единая база данных, обеспечивающая хранение документов компании в электронном виде в разрезе выполняемых проектов.
2. Автоматизированы процессы согласования и утверждения документов компании
3. Были исключены потери документов, связанные с их передачей из одного подразделения в другое в процессе согласования
4. Сократились временные затраты на обработку и согласование документов
5. Автоматизированы процессы мониторинга и контроля движения документов
6. Автоматизированы механизмы контроля эффективности деятельности сотрудников в части их участия в процессах обработки и согласования документов.
В настоящий момент внедренное решение находится в стадии промышленной эксплуатации.
Выполнена автоматизация 30 рабочих мест.
Специалисты ГК «Гигабайт» выполняют работы по поддержке внедренного решения.
Выполнены следующие работы:
- Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Установка и настройка сервера СУБД
- Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
- Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Отзыв клиента
Компания «Лаборатория Комфорта» осуществляет весь цикл работ от проектирования до ввода в эксплуатацию систем управления и безопасности зданий.
«Лаборатория Комфорта» предлагает комплексный подход к реализации проектов. В рамках данного подхода, осуществляется разработка и внедрение следующих разделов: «Системы автоматизации и диспетчеризации зданий», «IT-инфраструктура зданий», «Системы безопасности», «аудиовизуальные комплексы любой сложности (системы озвучивания, конференц-залы и т.д.)», «Электроснабжение».
На сегодняшний день в составе «Лаборатории Комфорта» работают проектная группа, монтажные участки, отдел пуско-наладки, сервисного обслуживания, щитовое сборочное производство, электроизмерительная лаборатория – всего более 80 специалистов
Большое количество бумажных документов в компании, потери данных документов в процессе согласования и утверждения, а так же непрозрачность схем движения документов привели руководство компании к необходимости методологической формализации процессов документооборота компании и внедрению системы электронного документооборота.
В качестве базового решения для построения системы электронного документооборота выбор пал на решение «1С:Документооборот 8 ПРОФ», как систему, наиболее полно удовлетворяющую потребностям Заказчика.
В качестве подрядчика для выполнения работ по оптимизации документооборота компании «Лаборатории Комфорта» с последующим внедрением «1С:Документооборот 8 ПРОФ» была выбрана ГК «Гигабайт».
Основной целью проекта автоматизации являлось построение системы электронного документооборота, позволяющей решать следующие задачи:
1. Обеспечение электронного хранения внутренних, входящих и исходящих документов компании в единой базе данных в разрезе проектов, выполняемых компанией.
2. Общее сокращение количества бумажных внутренних документов, замена данных документов на электронные.
3. Обеспечение прозрачности процесса согласования документов по проектам.
4. Контроль над процессом согласования документов по проектам.
5. Сокращение временных издержек на согласование документов.
В ходе выполнения работ на проектом, были выделены следующие основные этапы работ:
1. Консалтинговые работы по описанию существующей модели движения документов, модернизация и оптимизация данной модели с учетом методологических особенностей внедряемой системы «1С:Документооборот 8 ПРОФ» .
2. Предварительная настройка системы «1С:Документооборот 8 ПРОФ»:
2.1 Настройка списка пользователей, прав и интерфейсов
2.2 Настройка организационной структуры компании
2.3 Настройка шаблонов видов документов в системе
2.4 Настройка шаблонов процессов движения документов
2.5 Привязка шаблонов процессов движения документов к видам документов, настройка правил автозапуска процессов
3. Разработка кратких пользовательских инструкций
4. Обучение ключевых пользователей системы
5. Опытная эксплуатация системы
Основной особенностью проекта автоматизации была необходимость организации учета документов в разрезе проектов, выполняемых компанией. Для этих целей для каждого вида документа с помощью стандартного механизма «Наборы дополнительных реквизитов и сведений» был реализован обязательный для заполнения дополнительный реквизит «Проект».
В ходе выполнения консалтинговых работ были определены основные виды документов компании, вошедшие в рамки данного проекта автоматизации: «Входящее письмо», «Исходящее письмо», «Заявка на расходование средств», «Служебная записка», «Договор с клиентом (проектирование)», «Договор с клиентом (поставка и монтаж)», «Заказ поставщику», «Заявка на выдачу материалов на проект».
Дополнительно, в рамках выполнения консалтинговых работ, были проработаны и описаны методологические схемы движения и согласования документов применительно к внедряемой системе «1С:Документооборот 8 ПРОФ» для каждого вида документа.
Так же было проведено индивидуальное обучение ключевых пользователей Заказчика и были разработаны пользовательские инструкции по работе с системой «1С:Документооборот 8 ПРОФ».
В ходе выполнения работ по проекту автоматизации были достигнуты следующие результаты:
1. Создана единая база данных, обеспечивающая хранение документов компании в электронном виде в разрезе выполняемых проектов.
2. Автоматизированы процессы согласования и утверждения документов компании
3. Были исключены потери документов, связанные с их передачей из одного подразделения в другое в процессе согласования
4. Сократились временные затраты на обработку и согласование документов
5. Автоматизированы процессы мониторинга и контроля движения документов
6. Автоматизированы механизмы контроля эффективности деятельности сотрудников в части их участия в процессах обработки и согласования документов.
В настоящий момент внедренное решение находится в стадии промышленной эксплуатации с 30.11.2013г. Выполнена автоматизация 30 рабочих мест.
Специалисты ГК «Гигабайт» выполняют работы по поддержке внедренного решения.
Специалисты ГК «Гигабайт» в процессе проведения работ показали высокий профессионализм и знания в области автоматизации учета на платформе «1С:Предприятие 8».
Оценка системы автоматизации по пятибалльной шкале:
1. Соответствие потребностям организации: 5
(где "5" – "в информационной системе реализованы
все необходимые возможности")
2. Удобство работы с программой: 5
(где "5" – "работать с программой легко и комфортно")
3. Оцените качество работы партнера "1С": 5
(где "5" – "работой партнера очень доволен")
Рекомендовали бы коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности (ответ из следующего списка: «Да», «Скорее да», «Скорее нет», «Нет»): Да.
Отзыв клиента
