Автоматизация документооборота в ОАО "Нижегородский масло-жировой комбинат" на базе продукта "1С:Документооборот 8 КОРП"

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

ОАО «Нижегородский масло-жировой комбинат» - крупнейший поставщик масложировой продукции на российский рынок, одно из ведущих предприятий масложировой отрасли России. Предприятие было основано в 1898 г. В состав ОАО «Нижегородский масло-жировой комбинат» входят пять заводов и четырнадцать вспомогательных цехов. Основными видами продукции, выпускаемой нашей компанией, являются маргарины, майонезы, спрэды и подсолнечное масло.
В 2013 г. для повышения эффективности работы предприятия перед руководством компании встал вопрос автоматизации документооборота.
Для решения этой задачи был выбран программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП», как удовлетворяющий функциональные требования предприятия. В качестве исполнителя работ по внедрению была выбрана фирма Лад.
Основная цель проекта автоматизации – построение эффективной системы электронного документооборота на предприятии на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП».

Перед проектной командой были поставлены следующие задачи:
-Постановка Делопроизводства;
-Создание электронного архива;
-Автоматизация рабочих процессов;
-Интеграция с электронной почтой;
-Применение электронной подписи;
-Автоматизация процессов согласования и учета договоров.

Реализация проекта по автоматизации ОАО «Нижегородский масло-жировой комбинат» проводилась в несколько этапов, в ходе которых выполнялись следующие работы:
1.Подготовительный этап:
-Проведение установочных встреч, разработка проекта автоматизации;
-Интервьюирование сотрудников компании-заказчика, мониторинг их деятельности в ходе реализации процессов документооборота;
-Изучение существующих внутренних документов на предприятии;
-Составление отчета о предпроектном обследовании и его презентация.
2.Разработка ТЗ и схем описания движения документов:
-Формирование перечня объектов документооборота, обрабатываемых в системе «1С:Документооборот 8 КОРП»;
-Описание схем движения документов;
-Разработка ТЗ на доработку типового функционала системы «1С:Документооборот 8 КОРП».
3.Настройка типового решения «1С:Документооборот 8 КОРП» под специфику предприятия:
-Настройка, разработка и доработки системы под требования нашего предприятия,
-Интеграция с нашей учетной системой и с электронной почтой (Outlook).
4.Тестирование настроенной системы «1С:Документооборот 8 КОРП» ключевыми пользователями.
5.Обучение пользователей:
-Разработка инструкций пользователей;
-Разработка и согласование программы обучения пользователей;
-Подготовка контрольных примеров и методических материалов для обучения;
-Обучение персонала нашего предприятия по блокам: «Делопроизводство», «Согласование и учет договоров», «Бизнес администрирование»;
-Тестирование нашего персонала на предмет освоения системы «1С:Документооборот 8 КОРП».
6.Опытная эксплуатация системы.
В рамках данного этапа была произведена консультационно-методическая поддержка пользователей и выполнены дополнительные доработки системы.

В итоге после завершения проекта компания получила следующие результаты:
1.Увеличение скорости выполнения типовых операций и распространения информации в компании;
2.Устранение «узких мест» в работе с документами;
3.Экономия рабочего времени сотрудников предприятия;
4.Повышение качества и оперативности принятия управленческих решений;
5.Контроль над документами: факт исполнения поручений и сроков, согласование и исполнение, регистрация в электронном виде, получение документов и заданий по ним, надежное хранение документов в общих папках с ограничением доступа;
6.Сокращение сроков согласования проектов документов за счет их движения в электронном виде и возможности использования параллельного маршрута согласования;
7.Ведение единых отчетных и аналитических форм позволило перевести систему контроля исполнения документов на другой уровень. Наличие полной информации о месте нахождения документа позволяет в любой момент времени отследить его на всех этапах документооборота (поступление, рассмотрение, прохождение, исполнение);
8.Быстрый поиск документов за счет их хранения в единой базе данных;
9.Сокращение трудозатрат на выполнение делопроизводственных функций;
10.Уменьшение затрат на материалы;
11.Работа предприятия в рамках единого информационного пространства;
12.Единая технология работы с документами во всех структурных подразделениях: унифицирована подготовка документов, установлены единые требования к их оформлению.

Система передана в промышленную эксплуатацию.

Количество автоматизированных рабочих мест – 200.
Клиент-серверный вариант работы системы.
500 человека работает в организации, более 5 000 документов в год.
Автоматизация происходила в центральном офисе, проводилось обучение сотрудников предприятия на местах, осуществляется сопровождение программы.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Продажа выбранных программных продуктов
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Сегодня ОАО «Нижегородский масло-жировой комбинат» - крупнейший поставщик масложировой продукции на российский рынок, одно из ведущих предприятий масложировой отрасли России. Предприятие было основано в 1898 году. В состав ОАО «Нижегородский масло-жировой комбинат» входят пять заводов и четырнадцать вспомогательных цехов.
ОАО «Нижегородский масло-жировой комбинат» является участником Масложирового союза (МЖС) – организации, созданной для выработки общих внутриотраслевых правил и отстаивания общих интересов отрасли в органах государственной власти.
Основными видами продукции, выпускаемой нашей компанией, являются мандарины, майонезы, спрэды и подсолнечное масло.
Общая численность ОАО «Нижегородский масло-жировой комбинат» составляет примерно 2300 человек.
В 2013 году для повышения эффективности работы предприятия перед руководством встал вопрос автоматизации документооборота.
Для решения этой задачи был выбран программный продукт «1С: Документооборот КОРП», как удовлетворяющий функциональные требования нашего предприятия. В качестве исполнителя работ по внедрению была выбрана компания «ЛАЛ-Проект».
Основная цель проекта автоматизации – построение эффективной системы электронного документооборота на предприятии на базе программного продукта «1С: Документооборот КОРП».
Перед проектной командой Исполнителя были поставлены следующие задачи:
- Постановка делопроизводства;
- Создание электронного архива;
- Автоматизация рабочих процессов;
- Интеграция с электронной почтой;
- Применение электронной подписи;
- Автоматизация процессов согласования и учета договоров.
Реализация проекта по автоматизации ОАО «Нижегородский масло-жировой комбинат» проводилась в несколько этапов, в ходе которых выполнялись следующие работы:
1.Подготовительный этап:
- Проведение установочных встреч, разработка проекта автоматизации;
- Интервьюирование сотрудников компании-заказчика, мониторинг их деятельности в ходе реализации процессов документооборота;
- Изучение существующих внутренних документов на предприятии;
- Составление отчета о предпроектном обследовании и его презентация.
2. Разработка ТЗ и схем описания движения документов:
- Формирование перечня объектов документооборота, обрабатываемых в системе «1С: Документооборот КОРП»;
- Описание схем движения документов;
- Разработка ТЗ на доработку типового функционала системы «1С: Документооборот КОРП».
3. Настройка типового решения «1С: Документооборот КОРП» под специфику предприятия:
- Настройка, разработка и доработки системы под требования нашего предприятия,
- Интеграция с нашей учетной системой и с электронной почтой (Outlook).
4. Тестирование настроенной системы «1С: Документооборот КОРП» ключевыми пользователями.
5. Обучение пользователей:
- Разработка инструкций пользователя;
- Разработка и согласование программы обучения пользователей;
- Подготовка контрольных примеров и методических материалов для обучения;
- Обучение персонала нашего предприятия по блокам: «Делопроизводство», «Согласование и учет договоров», «Бизнес-администрирование»;
- Тестирование нашего персонала на предмет освоения системы «1С: Документооборот КОРП».
6. Опытная эксплуатация системы.
В рамках данного этапа была произведена консультационно-методическая поддержка пользователей и выполнены дополнительные доработки системы.
На нашем предприятии было автоматизировано 200 рабочих мест, а также следующие функциональные модули:
- Делопроизводство (докладные записки между подразделениями, обработка входящей и исходящей корреспонденции, приказы по личному составу, приказы и распоряжения директоров, распоряжения руководителей подразделений);
- Согласование и учет договоров (нетиповой договор поставки/обычно с сетевым оператором, типовой договор на поставку/обычно с дистрибьютором, партнером);
- Бизнес-администрирование – доработан типовой функционал «Проекты» ( автоматизация процесса формирования перечня задачи оценки работы высшего и среднего управленческого персонала всех подразделений).
В итоге после завершения проекта наша компания получила следующие результаты:
1. Увеличение скорости выполнения типовых операций и распространения информации в компании;
2. Устранение «узких» мест в работе с документами;
3. Экономия рабочего времени сотрудников предприятия;
4. Повышение качества и оперативности принятия управленческих решений;
5. Контроль над документами: факт исполнения поручений и сроков, согласование и исполнение, регистрация в электронном виде, получение документов и заданий по ним, надежное хранение документов в общих папках с ограничением доступа;
6. Сокращение сроков согласования проектов документов за счет их движения в электронном виде и возможности использования параллельного маршрута согласования;
7. Ведение единых отчетных и аналитических форм позволило перевести систему контроля исполнения документов на другой уровень. Наличие полной информации о месте нахождения документа позволяет в любой момент времени отследить его на всех этапах документооборота ( поступление, рассмотрение, прохождение, исполнение);
8. Быстрый поиск документов за счет их хранения в единой базе данных;
9. Сокращение трудозатрат на выполнение делопроизводственных функций;
10. Уменьшение затрат на материалы;
11. Работа предприятия в рамках единого информационного пространства;
12. Единая технология работы с документами во всех структурных подразделениях: унифицирована подготовка документов, установлены единые требования к их оформлению.
Внедрение блока «Бизнес-администрирование» позволило руководству предприятия:
1. Сформировать единое «поле» задач, нацеленных на достижение общих целей компании;
2. Повысить эффективность деятельности команды руководителей;
3. Приоритезировать и актуализировать задачи руководителей на постоянной основе;
4. Повысить ответственность руководителей посредством обеспечения регулярного контроля хода выполнения задач;
5. Обеспечить высокую скорость и качество принятия решений;
6. Повысить инициативность и активность руководителей в достижении целевых показателей;
7. Декомпозировать и делегировать задачи как на более низкие уровни, так и взаимодействовать по горизонтальному направлению;
8. Организовать конкуренцию среди руководителей по личной эффективности каждого;
9. Получать дополнительные аналитические отчеты по процессам выполнения задач на предприятии.
08.11.2013 года система принята в промышленную эксплуатацию. Проект успешно завершен.
Мы выражаем благодарность специалистам ООО «ЛАД-Проект» за качественную работу и соблюдение сроков.
Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.
Оценка внедренной информационной системы по следующим параметрам по 5-балльной шкале:
- Соответствие потребностям организации - 4
(где «5» - в информационной системе реализованы все необходимые возможности»)
- Удобство работы с программой - 4
(где «5» - работать с программой легко и комфортно»)
- Оцените качество работы партнера «1С» - 4
(где «5» - работой партнера очень доволен»)
Рекомендовали ли бы вы коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности: ДА