Автоматизация документооборота в ОАО "Улан-Удэ Энерго"

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Описание

Компания ОАО "Улан-Удэ Энерго" - один из крупнейших производителей и поставщиков электроэнергии в Республике Бурятия.

Выбор заказчиком системы 1С:Документооборот обусловлен несколькими важными факторами:
- Наличие в компании других систем на платформе "1С:Предприятие", что позволяло уменьшить стоимость владения продуктом за счет единой системы лицензирования, а так же за счет того, что имеющийся в компании администратор систем 1С сможет обслуживать и продукт "1С:Документооборот".
- фирма 1С - самый крупный разработчик делового программного обеспечения в России, партнерская сеть сеть 1С – самая большая, соответственно много компаний и специалистов, которые при необходимости смогут помочь с сопровождением.
- качество системы и надежность вендора при сравнительно небольшой стоимости продукта.
- функциональность системы.

Цели внедрения СЭД:
1. создание единого архива документации компании
2. исключение потери документации
3. сокращение сроков обработки документов (согласование договоров, утверждение приказов, регистрации входящих и исходящих документов)
4. обеспечение своевременности исполнения поручений

Заказчику были оказаны следующие услуги:
1. Консультирование Заказчика по вопросам, относящимся к эксплуатации системы 1С:Документооборот и пошаговому выполнению операций по управлению, методике работы и решению типовых задач в системе;
2. Консультации специалиста по решению нетиповых задач учета в системе 1С:Документооборот с учетом специфики работы предприятия Заказчика;

Описание внедрения:
- Произведены настройки в окне "Настройка программы" раздела "Настройка и администрирование".
- Проведены консультации по первоначальной настройке ПП 1С:Документооборот, очередности заполнения нормативно-справочной информации, особенности настроек в окнах "Настройка программы" и "Персональные настройки" раздела "Настройка и администрирование".
- Разъяснена работа со справочником "Структура предприятия", даны рекомендации по заполнению справочника "Должности".
- Созданы виды документов и нумераторы по ним.
- Проведены консультации по настройке бизнес процессов (срок исполнения документа и срок исполнения процесса, напоминания о сроках исполнения).
- Рассмотрен процесс создания и движения документов в рамках учета договоров, даны рекомендации по дальнейшей работе по внедрению учета договоров.
- Созданы шаблоны документов.
- Созданы шаблоны процессов обработки договоров, рассмотрения заявки.
- Добавлены бланки документов в шаблоны файлов.
- Созданы ролей исполнителей.
- Созданы папки внутренних документов и назначены права доступа на папки.
- Настроены профили групп доступа, определены пользователи по группам доступа.
- Даны рекомендации по ведению справочников "Корреспонденты" и "Физические лица".
- Даны разъяснения по работе с Электронной подписью.

Результаты:
Внедрение СЭД позволило хранить все документы в единой информационной среде, что обеспечило сохранность документов, возможность быстрого поиска документов, сократило сроки обработки документов (согласование договоров, рассмотрение заявки, регистрации входящих и исходящих документов).

Выполнены следующие работы:

• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)

Отзыв клиента

Отзыв о внедрении *

Настоящим отзывом подтверждаем факт проведенного внедрения программного продукта «1С:Документооборот 8» в ОАО "Улан-Удэ Энерго". Внедрение осуществлялось с привлечением специалистов ООО «1С-КПД» (1С-Корпоративные порталы и документооборот).
Основная деятельность ОАО "Улан-Удэ Энерго" — производство и поставка электроэнергии.
Работы проводились в мае, сентябре 2013 года.
В результате:
• система запущена в промышленную эксплуатацию 12.09.2013г.;
• автоматизировано 50 рабочих мест;
• разграничены права доступа пользователей;
• настроены виды документов: входящие, исходящие, договор, заявка;
• настроены нумераторы по видам документов;
• настроено оповещение пользователей по электронной почте.
• Внедрение СЭД позволило хранить все документы в единой информационной среде, что обеспечило сохранность документов, возможность быстрого поиска документов, сократило сроки обработки документов (согласвание договоров, рассмотрение заявки, регистрациии входящих и исходящих документов).
Система введена в промышленную эксплуатацию 12.09.2013г. Спустя три месяца, можно сделать оценку внедренной информационной системы по 5-бальной шкале:
• Соответствие потребностям организации — 5 баллов .
• Удобство работы с программой — 5 баллов .
• Качество работы компании ООО «1С-КПД» — 5 баллов .

На вопрос о том, готова ли ОАО "Улан-Удэ Энерго" рекомендовать данное решение для автоматизации деятельности коллегам — однозначный ответ «Да».
*
Разрешаем использовать данный отзыв для публикации в СМИ или в других маркетинговых целях.


Инженер-программист
1 категории сектора АСУ УИТ
Дармаев С.О.

02.12.2013 г.