Автоматизация учета документов на базе программного продукта "1С:Документооборот 8" в компании ООО ПКФ "АФИНА ЛТД"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Группа компаний «Афина» вот уже 20 лет работает на рынке жилищного и гаражного строительства России.
На сегодняшний день ГК «Афина» имеет в своем активе ряд построенных и сданных в эксплуатацию строительных объектов, относящихся к самым разным типам городской застройки. Это многоэтажные монолитно-кирпичные дома, а также здания социального, культурного и административного назначения, в том числе - оздоровительные и детские учреждения. Кроме того, компания благоустраивает территории вокруг возводимых объектов. Создаются объекты с развитой инфраструктурой - детскими садами, игровыми площадками, культурно-развлекательными центрами, подземными гаражами, спортивно-оздоровительными комплексами. Последующее гарантийное обслуживание зданий - обязательная практика компании.

Ранее учет на предприятии велся с использованием различных информационных систем и электронных таблиц. Это не позволяло оперативно согласовывать договоры с ответственными лицами, производить поиск документов и формировать отчетность по документообороту компании. Возникали сложности при подготовке регламентированной отчетности.
На выбор программы «1С:Документооборот 8» повлиял объемный функционал, предоставляющий широкие возможности для комфортной и удобной работы, а также обеспечивающий высокий уровень автоматизации. Она является универсальной и разработана с учетом требований, обусловленных построением основных бизнес-процессов.

Специалисты компании 1С:Первый БИТ выполнили инсталляцию ПП, произвели первоначальные настройки, ввод начальных остатков, перенос данных из предыдущих систем автоматизации, создание интерфейсов и наборов прав пользователей, провели обучение пользователей. Были автоматизированы следующие функции:
- Учет и хранение документов:
• Учет и хранение входящих, исходящих и внутренних документов;
• Учет договоров;
• Учет персональных данных в соответствии со 152-ФЗ;
• Сканирование документов;
• Автоматическое заполнение документов по шаблонам;
- делопроизводство:
• Ведение номенклатуры дел;
• Ведение журнала передачи документов;
• Учет передачи дел в архив, уничтожение дел;
- Учет и контроль исполнения поручений:
• Использование типовых и составных бизнес-процессов обработки входящих, исходящих и внутренних документов;
• Использование шаблонов бизнес-процессов;
• Сложное согласование документов;
• Уведомление о задачах по электронной почте;
- Учет рабочего времени:
• Учет затрат рабочего времени сотрудников;
- Настройки программы:
• Хранение файлов в томах на диске;
• Хранение и контроль версий;

В результате проведенных работ достигнуты следующие показатели:
- повышение эффективности работы сотрудников компании;
- ускорение процесса согласования договоров ответственными лицами;
- укрепление исполнительской дисциплины за счет регламентации процессов согласования и исполнения документов;
- сократилось время поиска необходимой информации.
Количество автоматизированных рабочих мест: 50.

В результате внедрения системы «1С:Документооборот 8» предприятие получило комплексное решение по автоматизации учета и хранения документов, взаимодействию сотрудников. Программа сопровождается в рамках информационно-технологического сопровождения (ИТС)".

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Продажа выбранных программных продуктов
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

От ООО ПКФ "АФИНА ЛТД"

ОТЗЫВ о внедрении программного продукта "1С:Документооборот 8"

"Сфера деятельности: Строительство, девелопмент, ЖКХ >> Строительство и девелопмент
Группа компаний «Афина» вот уже 20 лет работает на рынке жилищного и гаражного строительства России. За годы работы ГК «Афина» продемонстрировала умение сохранять стабильность в любых ситуациях. Благодаря грамотному менеджменту и умению верно расставлять приоритеты, компания с легкостью пережила финансовые и общественно-политические кризисы, сумев не только остаться на плаву, но и приумножить свой коммерческий портфель.
На сегодняшний день ГК «Афина» имеет в своем активе ряд построенных и сданных в эксплуатацию строительных объектов, относящихся к самым разным типам городской застройки. Это многоэтажные монолитно-кирпичные дома, а также здания социального, культурного и административного назначения, в том числе - оздоровительные и детские учреждения. Кроме того, компания благоустраивает территории вокруг возводимых объектов. Создаются объекты с развитой инфраструктурой - детскими садами, игровыми площадками, культурно-развлекательными центрами, подземными гаражами, спортивно-оздоровительными комплексами. Последующее гарантийное обслуживание зданий - обязательная практика компании.
Ранее учет на предприятии велся с использованием различных информационных систем и электронных таблиц. Это не позволяло оперативно согласовывать договоры с ответственными лицами, производить поиск документов и формировать отчетность по документообороту компании. Возникали сложности при подготовке регламентированной отчетности.
Руководство компании приняло решение о внедрении системы электронного документооборота. С целью автоматизации ведения документооборота на платформе «1С:Предприятие 8» мы обратились в компанию 1С:Первый БИТ.
На выбор программы «1С:Документооборот 8» повлиял объемный функционал, предоставляющий широкие возможности для комфортной и удобной работы, а также обеспечивающий высокий уровень автоматизации. Она является универсальной и разработана с учетом требований, обусловленных построением основных бизнес-процессов.

Специалисты компании 1С:Первый БИТ выполнили инсталляцию ПП, произвели первоначальные настройки, ввод начальных остатков, перенос данных из предыдущих систем автоматизации, создание интерфейсов и наборов прав пользователей, провели обучение пользователей. Были автоматизированы следующие функции:
- Учет и хранение документов:
• Учет и хранение входящих, исходящих и внутренних документов;
• Учет договоров;
• Учет персональных данных в соответствии со 152-ФЗ;
• Сканирование документов;
• Автоматическое заполнение документов по шаблонам;
- делопроизводство:
• Ведение номенклатуры дел;
• Ведение журнала передачи документов;
• Учет передачи дел в архив, уничтожение дел;
- Учет и контроль исполнения поручений:
• Использование типовых и составных бизнес-процессов обработки входящих, исходящих и внутренних документов;
• Использование шаблонов бизнес-процессов;
• Сложное согласование документов;
• Уведомление о задачах по электронной почте;
- Учет рабочего времени:
• Учет затрат рабочего времени сотрудников;
- Настройки программы:
• Хранение файлов в томах на диске;
• Хранение и контроль версий;

В результате проведенных работ достигнуты следующие показатели:
- повышение эффективности работы сотрудников компании;
- ускорение процесса согласования договоров ответственными лицами;
- укрепление исполнительской дисциплины за счет регламентации процессов согласования и исполнения документов;
- сократилось время поиска необходимой информации.
Количество автоматизированных рабочих мест: 50.
В результате внедрения системы «1С:Документооборот 8» предприятие получило комплексное решение по автоматизации учета и хранения документов, взаимодействию сотрудников. Выполненные 1С:Первый БИТ работы по автоматизации учета на базе «1С: Документооборот 8» оцениваем положительно и планируем дальнейшее сотрудничество. Программа сопровождается в рамках информационно-технологического сопровождения (ИТС)".

1. Соответствие программного продукта потребностям организации: 4
(где "5" - "в информационной системе реализованы все необходимые возможности")

2. Удобство работы с программой: 4
(где "5" - "работать с программой легко и комфортно")

3. Оцените качество работы партнера "1С": 5
(где "5" - "работой партнера очень доволен")

4. Рекомендовали бы коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности:
ДА

Дата начала промышленной эксплуатации: 22 октября 2013 г.
№ документа 15/008308 от 24.10.2013 11:14:57

Дата: "28" ноября 2013 г.