Оптимизация системы внутреннего документооборота управляющей компании ООО "АкадемияИнвест" для группы кредитных агентств

Отзыв клиента

ООО "АкадемияИнвест"
Новосибирск, Ноябрь 2013

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 80

Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 75

Автоматизированы следующие функции:

  • Делопроизводство
  • Учет договоров
  • Учет и хранение документов

Сопровождение:

  • Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
  • Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
  • Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
  • Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
  • Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

ООО "АкадемияИнвест" выполняет функции управляющей компании для группы предприятий – кредитных агентств, выдающих денежные кредиты физическим лицам. Офис управляющей компании находится в Новосибирске, кредитные агентства расположены в Новосибирской, Томской, Кемеровской, Челябинской областях, Алтайском и крае, а также в республиках Алтай и Хакасия.

Большое количество бумажных документов в компании, потери данных документов в процессе согласования и утверждения, а так же непрозрачность схем движения документов привели руководство компании к необходимости методологической формализации процессов документооборота компании и внедрению системы электронного документооборота.

В качестве базового решения для построения системы электронного документооборота выбор пал на решение «1С:Документооборот 8 ПРОФ», как систему, наиболее полно удовлетворяющую потребностям Заказчика. Кроме того, успешный опыт эксплуатации и внедрения системы «1С:Управление производственным предприятием 8» на данном предприятии сформировал у руководства компании положительный имидж решений на платформе «1С:Предприятие 8».

В качестве подрядчика для выполнения работ по оптимизации документооборота ООО "АкадемияИнвест" с последующим внедрением «1С:Документооборот 8 ПРОФ» была выбрана ГК «Гигабайт», как надежный партнер, уже зарекомендовавший себя в ходе выполнения работ по предыдущему проекту автоматизации на платформе «1С:Предприятие 8».

Основной целью проекта автоматизации являлось построение системы электронного документооборота, позволяющей решать следующие задачи:
1. Обеспечение электронного хранения внутренних, входящих и исходящих документов компании в единой базе данных
2. Общее сокращение количества бумажных внутренних документов
3. Обеспечение прозрачности процесса согласования документов
4. Контроль над процессом согласования документов
5. Сокращение временных издержек на согласование документов
6. Реализация возможности назначения задач сотрудникам в электронном виде, мониторинг и контроль исполнения задач

В ходе выполнения работ на проектом, были выделены следующие основные этапы работ:

1. Консалтинговые работы по описанию существующей модели движения документов, модернизация и оптимизация данной модели с учетом методологических особенностей внедряемой системы «1С:Документооборот 8 ПРОФ» .
2. Предварительная настройка системы «1С:Документооборот 8 ПРОФ»:
2.1 Настройка списка пользователей, прав и интерфейсов
2.2 Настройка организационной структуры компании
2.3 Настройка шаблонов видов документов в системе
2.4 Настройка шаблонов процессов движения документов
2.5 Привязка шаблонов процессов движения документов к видам документов, настройка правил автозапуска процессов
3. Разработка кратких пользовательских инструкций
4. Обучение ключевых пользователей системы
5. Опытная эксплуатация системы

В ходе выполнения консалтинговых работ были определены основные виды документов компании, вошедшие в рамки данного проекта автоматизации: «Входящее письмо», «Исходящее письмо», «Заявка на расходование средств (внутренняя)», «Заявка на расходование средств (в УК)», «Служебная записка», «Приказ (внутренний)», «Приказ (от УК)» «Договор с поставщиком».
Для каждого вида документа были проработаны и описаны методологические схемы движения и согласования документов применительно к внедряемой системе «1С:Документооборот 8 ПРОФ». При разработке данных методологических схем движения документов, было значительно сокращено количество бумажных документов компании, за счет замены бумажных бланков на электронные формы хранения документов. На данный момент схемы движения и согласования указанных выше документов используются сотрудниками компании, как основной регламент, регулирующий процессы обработки данных документов.

В ходе выполнения работ над проектом автоматизации было проведено индивидуальное обучение ключевых пользователей Заказчика, а так же были разработаны пользовательские инструкции по работе с системой «1С:Документооборот 8 ПРОФ».

При выполнении проекта автоматизации были достигнуты следующие результаты:

1. Создана единая база данных, обеспечивающая хранение документов компании в электронном виде
2. Автоматизированы процессы согласования и утверждения документов компании
3. Были исключены потери документов, связанные с их передачей из одного подразделения в другое в процессе согласования
4. Сократились временные затраты на обработку и согласование документов
5. Автоматизированы процессы мониторинга и контроля движения документов
6. Реализованы механизмы, позволяющее обеспечить постановку задач сотрудникам и контроль их исполнения
7. Автоматизированы механизмы контроля эффективности деятельности сотрудников в части их участия в процессах обработки и согласования документов.

В настоящий момент внедренное решение находится в стадии промышленной эксплуатации.
Выполнена автоматизация 80 рабочих мест.
Специалисты ГК «Гигабайт» выполняют работы по поддержке внедренного решения.

Выполнены следующие работы:

  • Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Индивидуальное обучение в офисе заказчика
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Установка и настройка сервера СУБД
  • Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
  • Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

ОТЗЫВ

Заказчик: ООО «АкадемияИнвест»
Исполнитель: ООО «Информационные технологии»
(группа компаний «Гигабайт»)

ООО "АкадемияИнвест" выполняет функции управляющей компании для группы предприятий – кредитных агентств, выдающих денежные кредиты физическим лицам. Офис управляющей компании находится в Новосибирске, кредитные агентства расположены в Новосибирской, Томской, Кемеровской, Челябинской областях, Алтайском и крае, а также в республиках Алтай и Хакасия.
Большое количество бумажных документов в компании, потери данных документов в процессе согласования и утверждения, а так же непрозрачность схем движения документов привели руководство компании к необходимости методологической формализации процессов документооборота компании и внедрению системы электронного документооборота.
В качестве базового решения для построения системы электронного документооборота выбор пал на решение «1С:Документооборот 8 ПРОФ», как систему, наиболее полно удовлетворяющую потребностям Заказчика. Кроме того, успешный опыт эксплуатации и внедрения системы «1С:Управление производственным предприятием 8» на данном предприятии сформировал у руководства компании положительный имидж решений на платформе «1С:Предприятие 8».
В качестве подрядчика для выполнения работ по оптимизации документооборота ООО "АкадемияИнвест" с последующим внедрением «1С:Документооборот 8 ПРОФ» была выбрана ГК «Гигабайт», как надежный партнер, уже зарекомендовавший себя в ходе выполнения работ по предыдущему проекту автоматизации на платформе «1С:Предприятие 8».
В ходе выполнения работ на проектом, были выделены следующие основные этапы работ:
1. Консалтинговые работы по описанию существующей модели движения документов, модернизация и оптимизация данной модели с учетом методологических особенностей внедряемой системы «1С:Документооборот 8 ПРОФ» .
2. Предварительная настройка системы «1С:Документооборот 8 ПРОФ»:
2.1 Настройка списка пользователей, прав и интерфейсов
2.2 Настройка организационной структуры компании
2.3 Настройка шаблонов видов документов в системе
2.4 Настройка шаблонов процессов движения документов
2.5 Привязка шаблонов процессов движения документов к видам документов, настройка правил автозапуска процессов
3. Разработка кратких пользовательских инструкций
4. Обучение ключевых пользователей системы
5. Опытная эксплуатация системы
В ходе выполнения консалтинговых работ были определены основные виды документов компании, вошедшие в рамки данного проекта автоматизации: «Входящее письмо», «Исходящее письмо», «Заявка на расходование средств (внутренняя)», «Заявка на расходование средств (в УК)», «Служебная записка», «Приказ (внутренний)», «Приказ (от УК)» «Договор с поставщиком».
Для каждого вида документа были проработаны и описаны методологические схемы движения и согласования документов применительно к внедряемой системе «1С:Документооборот 8 ПРОФ». При разработке данных методологических схем движения документов, было значительно сокращено количество бумажных документов компании, за счет замены бумажных бланков на электронные формы хранения документов. На данный момент схемы движения и согласования указанных выше документов используются сотрудниками компании, как основной регламент, регулирующий процессы обработки данных документов.
В ходе выполнения работ над проектом автоматизации было проведено индивидуальное обучение ключевых пользователей Заказчика, а так же были разработаны пользовательские инструкции по работе с системой «1С:Документооборот 8 ПРОФ».
При выполнении проекта автоматизации были достигнуты следующие результаты:
1. Создана единая база данных, обеспечивающая хранение документов компании в электронном виде
2. Автоматизированы процессы согласования и утверждения документов компании
3. Были исключены потери документов, связанные с их передачей из одного подразделения в другое в процессе согласования
4. Сократились временные затраты на обработку и согласование документов
5. Автоматизированы процессы мониторинга и контроля движения документов
6. Реализованы механизмы, позволяющее обеспечить постановку задач сотрудникам и контроль их исполнения
7. Автоматизированы механизмы контроля эффективности деятельности сотрудников в части их участия в процессах обработки и согласования документов.
В настоящий момент внедренное решение находится в стадии промышленной эксплуатации с 25.11.2013г. Выполнена автоматизация 80 рабочих мест.
Специалисты ГК «Гигабайт» выполняют работы по поддержке внедренного решения.
Специалисты ГК «Гигабайт» в процессе проведения работ показали высокий профессионализм и знания в области автоматизации учета на платформе «1С:Предприятие 8».

Оценка системы автоматизации по пятибалльной шкале:
1. Соответствие потребностям организации: 5
(где "5" – "в информационной системе реализованы
все необходимые возможности")
2. Удобство работы с программой: 5
(где "5" – "работать с программой легко и комфортно")
3. Оцените качество работы партнера "1С": 5
(где "5" – "работой партнера очень доволен")

Рекомендовали бы коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности (ответ из следующего списка: «Да», «Скорее да», «Скорее нет», «Нет»): Да.