Успешно внедрен ПП "1С:Комплексная автоматизация 8" в ООО "Чистый лист"

ООО «Чистый лист» специализируется на продаже средств санитарно-гигиенического назначения. Компания работает в Екатеринбурге 20 лет и в настоящий момент считается одним из лидеров данного рынка в Уральском регионе.

В г.Тюмень (Свердловская область) работает филиал компании. В организационную структуру компании входят Департамент бытовой гигиены и Департамент профессиональной гигиены, которые включают в себя региональные отделы, специализирующиеся на работе с оптовыми клиентами; сетевые отделы, отвечающие за ритейл; команды торговых представителей и мерчандайзеров, работающих в Екатеринбурге, Тюмени, Первоуральске, Ревде, Нижнем Тагиле, Серове и Каменске-Уральском; а также  профессиональный складской персонал.

20 основных поставщиков.

Рабочая номенклатура: более 20 тыс. позиций.

Складские площади составляют более 3500 кв.м., включая склад хранения собственной продукции и склад ответхранения.

Годовой оборот компании: 600 млн. рублей.

Чем больше бизнес, тем больше проблем с его автоматизацией. Зачастую именно это расхожее мнение мешает предпринимателям решиться на внедрение новой системы управления и учета. Необходимость вроде бы очевидна: устаревшая программа не обновляется, а потому не отвечает требованиям законодательства, затрудняет работу сотрудников, не соответствует масштабу бизнеса и тормозит развитие. Но от мысли о переходе на свежий продукт голова бизнесмена болит еще больше, и развитие событий он видит исключительно в негативном ключе:

• Переход будет долгим и скажется на производительности компании.
• Множественные доработки потребуют дополнительных финансовых вложений.
• А что, если новой программе наши задачи вообще не по зубам, и в итоге будет только хуже?

Этот кейс мы написали, чтобы развеять подобные опасения предпринимателей, показав, как типовое решение "1С" может справиться с актуальными задачами растущего бизнеса.

Проблема

На момент обращения клиента конфигурация «1С:Комплексная автоматизация 8, ред.1.1» не поддерживалась фирмой «1С» почти два года. Установлена программа в 2013 году и за это время не только устарела в плане корректного ведения регламентированного учета, но и в принципе перестала отвечать масштабам существенно выросшего за восемь лет бизнеса.

В ситуации, когда вопрос с обновлением надо было закрыть еще вчера, возникло вполне обоснованное временными и финансовыми затратами решение переходить на новую редакцию 2.4 «1С: Комплексная автоматизация 8» (далее «1С:КА»). 

Задачи

В ходе предварительного анализа выяснилось, что наряду с переносом базы данных нам предстоит решить три основных и очень значимых для клиента задачи. Все три касались организации управленческого учета, при этом заказчик по-своему представлял, как тот или иной функционал должен выглядеть в программе.

Так, например, одним из первых возник вопрос, как правильно и, главное, просто выстроить иерархию контрагентов. Компания работает с большими торговыми сетями, где несколько юридических лиц и много магазинов.

Марина Серкина, ведущий экономист ООО «Чистый лист»:

"Хотелось навести порядок в структуре контрагентов. Мы представляли, что это должны быть некие группы клиентов, куда входят торговые сети и их грузополучатели. Однако программист «Центра сопровождения» нам объяснила, что для этого, на самом деле, нет самого оптимального варианта с отдельными группами, нужна существенная доработка, что повлекло бы дополнительные затраты. Программист обещала решить вопрос проще."

Помимо иерархии контрагентов нам предстояло разобраться с блоком ценообразования и продаж, где клиент хотел точно анализировать объемы продаж относительно торговой марки и грузополучателя, контролировать цены и скидки по торговым сетям, управлять закупками.

Кроме этого, выросший в масштабах бизнес нуждался в более эффективной организации доставки товаров грузополучателям, и нам предстояло с помощью «1С:КА» поставить транспортную логистику компании на новые рельсы.

Что мы сделали

Учет контрагентов

Компания «Чистый лист» специализируется на торговле санитарно-гигиенической продукцией ведущих российских и мировых брендов для «домашнего» и «внедомашнего» использования. Проще говоря, поставляет бытовую химию, туалетную бумагу, салфетки, полотенца и прочее в торговые сети для розничных покупателей, а также профессиональную линейку вышеперечисленной продукции и соответствующего оборудования для кафе, ресторанов, отелей, торговых и административных центров и т.д.

Продукцию от «Чистого листа» можно найти практически во всех крупных торговых сетях Уральского региона. В их числе такие заметные игроки рынка ритейла, как «Ашан», «Мегамарт», «Кировский», «Плюс», «Яблоко», «Монетка». Также товары поставляются в Ханты-Мансийский и Ямало-Ненецкий автономные округа, Тюмень, Уфу, Оренбург, Челябинскую область. Понятно, что список контрагентов, с которыми ведет расчеты компания, более чем внушителен. Но дело даже не в этом. Каждая торговая сеть – это несколько, а иногда и очень много, магазинов со своими ООО и ИП, которые также необходимо учитывать как грузополучателей. Например, только в торговую сеть «Кировский» входит почти 200 магазинов и торговых центров в Екатеринбурге и Свердловской области. И вот с этой «внутренней» постоянно растущей структурой нужно было срочно что-то делать.

Решили задачу предельно просто. Все контакты разделили на два справочника: Партнеры и Контрагенты. В первый завели юрлица самих торговых сетей, с которыми ведутся расчеты. Во второй – данные торговых точек, куда непосредственно доставляется товар.

Управление продажами

Работая в старой программе, пользователи испытывали большие затруднения практически на всех этапах управления продажами: от учета номенклатуры и ценообразования до аналитики.

Объем продаж у компании солидный (годовой оборот 600 млн. руб.) и при этом довольно сложный принцип ценообразования: своя цена, своя скидка и свои условия оплаты для того или иного контрагента. Поэтому каждого Партнера мы привязали к определенному сегменту клиентов с ограничениями по цене и количеству дней отсрочки платежа. Контроль за ценами стал более прозрачным и не требует много времени.

То же самое можно сказать об анализе продаж и контроле закупок. Раньше использовался доработанный вариант отчета о продажах, на основании которого менеджеры вручную делали расчеты и оформляли заказ. Сейчас программа позволяет анализировать, сколько товара продано за период, сколько времени поставщик везет товар и за сколько дней необходимо сделать заказ для пополнения складских остатков и бесперебойных поставок контрагентам.

Вообще, в плане аналитики продаж с новой программой компания получила массу ранее недоступных возможностей. Мы настроили большой объем отчетов по разным показателям. Например:

• анализ доходов по брендам;

Рис. 1

• информационный анализ продаж по нестандартным периодам;

• анализ задолженности контрагентов от даты отгрузки;

Рис. 3

Словом, благодаря подсистеме Бюджетирование, через которую мы реализовали задачи клиента, руководство и менеджеры компании в полном объеме владеют необходимой для принятия оптимальных решений информацией и эффективно ведут финансовое планирование. А раньше бюджет расходов и доходов велся в Excel.

На совершенно новый уровень эффективности компания вышла и по части работы торговых представителей. Мы установили для них мобильное приложение «1С:Заказы», настроили стандартный обмен между приложением и «1С:КА», добавили в приложение выбор грузополучателя.

"И мы, и наши торговые представители очень довольны! Нравится, что в приложении нет ничего лишнего, синхронизация с программой "1С" ограничена только функционалом представителя. Работать в приложении легко. Теперь мы можем более оперативно получать информацию и так же оперативно реагировать на запросы торговых сетей, вовремя пополняя полки магазинов необходимыми товарами."

И вот что интересно. Зачастую пользователь долгое время испытывает какую-то проблему, которая кажется ему непреодолимой или требующей большой и дорогой работы программистов. На самом же деле. «непреодолимая проблема» решается довольно просто. Например, с помощью приложения, как описано выше. А иногда вообще нажатием одной кнопки.

Именно так в данном проекте была реализована задача с формированием документов отгрузки. Для операторов, которые обрабатывают поток заказов по наличию товара на складе, нужно, чтобы документы выходили датой следующего дня, а в "1С" они по умолчанию формируются днем текущим. Дата меняется действительно в один клик путем переключения с одной настройки на другую.

Управление доставкой

Продолжая тему отгрузки, стоит упомянуть о запуске рабочего места логиста опять же исключительно на типовом функционале. Теперь у специалиста есть возможность оперативно и наглядно распределять заказы на доставку по машинам и маршрутам. При этом система распределения по машинам учитывает объем груза, габариты машины, регион и особенности маршрута, по которому идет товар. Согласитесь, трудно переоценить данный функционал для компании оптовой торговли с широкой географией поставок.

Рис. 4

Бюджетирование

Одна из самых важных задач, которая была реализована – это автоматическое формирование бюджетов по различным направлениям. Бюджеты продаж – плановые и фактические, Бюджеты Доходов и расходов – в разрезе подразделений и торговых марок. Именно эти данные интересуют руководителей любых предприятий.

Рис. 5

Результат

В общей сложности основной переход на новую редакцию занял около восьми месяцев. Учитывая объем базы и то, что работать пришлось в условиях пандемии, это небольшой срок. При этом перенос базы начался в начале года и параллельно в течение месяца в программе велся учет, менялись данные, что создавало дополнительные трудности. Но мы справились. Все, что планировалось на старте проекта, удалось реализовать в полном объеме. Время показало, что аналитика при вводе документов заложена корректно – все аналитические отчеты программа выдает верно.

Марина Серкина, ведущий экономист ООО «Чистый лист»:

"Мы решили перейти на новую программу, потому что со старой были уже одни проблемы и головная боль. И сейчас я вижу существенную разницу в этих двух редакциях. Новая 2.4 редакция, на мой взгляд, существенно продвинулась вперед. Добавилась масса возможностей. Благодаря новой подсистеме бюджетирования мы можем настраивать разные виды бюджетов и анализировать достижение плановых показателей. В старой программе у нас были свои доработки, поэтому мы опасались, что переход будет очень сложным. Но программист «Центра сопровождения» профессионально подошла к делу, и все наши тревоги оказались напрасными."

Хотя проект успешно сдан, наше сотрудничество с «Чистым листом» не заканчивается. Знакомясь в процессе работы с потенциалом программы, у руководства компании появляется вполне объяснимое желание реализовать его в деле. И мы с удовольствием откликаемся.