Внедрение автоматизированной системы учета "1С:Документооборот 8 КОРП" в компании ООО "ТехноНИКОЛЬ-Строительные Системы"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Корпорация ТехноНИКОЛЬ является одним из крупнейших производителей и поставщиков кровельных, гидроизоляционных и теплоизоляционных материалов. Корпорация состоит из группы предприятий территориально распределенных по территории РФ и странам ближнего зарубежья. ООО «ТехноНИКОЛЬ-Строительные Системы» является основным юридическим лицом корпорации.

Для обеспечения целей оперативного и стратегического управления своими подразделениями компания должна быть обеспечена качественной, непротиворечивой, актуальной консолидированной отчетностью, построение которой невозможно без использования общекорпоративной нормативно-справочной информации, в том числе без централизованного ведения договоров с покупателями и дополнений к ним.
Причинами внедрения программного продукта «1С:Документооборот» в компании ООО «ТехноНИКОЛЬ-Строительные Системы» послужили возросшие потребности компании в сфере управления процессами ведения документооборота с клиентами, поставщиками, а так же внутреннего документооборота.
Перед компанией встали следующие проблемы, вследствие которых было принято решение перейти на программу «1С:Документооборот»:
• существующая система не позволяет в полной мере вести учет договоров, приложений всех подразделений компании;
• существующая система не справляется с объемом документов;
• в существующей системе отсутствовал ряд алгоритмов необходимых для нормальной работы в современных условиях;
• используемое программное обеспечение морально устарело по своим возможностям.

Перед предприятием стояла следующая задача - внедрить современный инструмент автоматизации задач документооборота, ведения и хранения документов в соответствии с требованиями законодательства.
В качестве основных целей внедрения системы можно выделить:
• разработать единую информационную базу для заведения, хранения, распространения и согласования документов сотрудниками различных подразделений компании;
• разработать информационную базу для централизованного хранения справочной информации, необходимой для качественного ведения документооборота корпорации;
• реализовать бизнес-процессы ведения и согласования документов, принятые в корпорации;

ООО «ТехноНИКОЛЬ-Строительные Системы» выбрала систему автоматизации на базе платформы "1С:Предприятие" основываясь на функциональных возможностях системы, стоимости внедрения и требованиях российского законодательства. Для внедрения клиент выбрал «Консалтинговую компанию БИТ», т.к. компания проявила себя в процессе работы по другим проектам как надежный и качественный поставщик продуктов и услуг.

В процессе работ по внедрению системы "1С:Документооборот" были выполнены следующие работы:
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Продажа выбранных программных продуктов
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Техническая реализация специфических особенностей документооборота
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятие" (Система "1С:Документооброт" в режиме реального времени обменивается справочной информацией, а так же результатами согласования договоров с базами на основании конфигурации "1С:УПП")
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Перенос данных из других систем автоматизации (перенос справочной информации производился из базы на основании конфигурации "1С:УПП")
• Обучение в группе в офисе заказчика

В результате внедрения автоматизированы следующие бизнес-процессы:
• Создания договоров с покупателями на основании шаблонов документов.
• Согласование договоров и приложений к ним с ответственными сотрудниками корпорации.
• Подписание документов с клиентами, поставщиками, в том числе и подписание ЭЦП.
• Ведения справочной информации.
• Анализ состояния документооборота как в целом по корпорации, так и по отдельным ее подразделениям.
В результате автоматизации руководство предприятия ООО «ТехноНИКОЛЬ-Строительные Системы» получило инструмент, позволяющий решать задачи основных групп пользователей, участвующих в работе с договорами. Руководству организации программа предоставила возможность анализа состояния документооборота, инструмент для планирования работ по переподписанию договоров с контрагентами и контроля исполнения плана, средство для формирования отчетности в различных разрезах.
В дальнейшем планируется дорабатывать систему на платформе "1С:Предприятие 8" под потребности предприятия.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Отзыв клиента на внедренное решение
Внедренное решение: Внедрение автоматизированной системы учета «1С:Документооборот» в компании ООО «ТехноНИКОЛЬ-Строительные Системы»
Клиент: ООО «ТехноНИКОЛЬ-Строительные Системы»
Автор: ООО «Консалтинговая компания БИТ»
Отзыв.
Корпорация ТехноНИКОЛЬ является одним из крупнейших производителей и поставщиков кровельных, гидроизоляционных и теплоизоляционных материалов. Корпорация состоит из группы предприятий территориально распределенных по территории РФ и странам ближнего зарубежья.
Для обеспечения целей оперативного и стратегического управления своими подразделениями компания должна быть обеспечена качественной, непротиворечивой, актуальной консолидированной отчетностью, построение которой невозможно без использования общекорпоративной нормативно-справочной информации, в том числе без централизованного ведения договоров с покупателями и дополнений к ним.
Причинами внедрения программного продукта «1С: Документооборот» в компании ООО «ТехноНИКОЛЬ-Строительные Системы» послужили возросшие потребности компании в сфере управления процессами централизованного ведения документооборота с клиентами, поставщиками, а так же внутреннего документооборота.
Перед компанией встали следующие проблемы, вследствие которых было принято решение перейти на программу «1С: Документооборот»:
• существующая система не позволяет в полной мере вести учет договоров, приложений всех подразделений компании;
• существующая система не справляется с объемом документов;
• в существующей системе отсутствовал ряд алгоритмов необходимых для нормальной работы в современных условиях;
• используемое программное обеспечение морально устарело по своим возможностям.
Перед предприятием стояла следующая задача - внедрить современный инструмент автоматизации задач документооборота, ведения и хранения документов в соответствии с требованиями законодательства.
В качестве основных целей внедрения системы можно выделить:
• разработать единую информационную базу для заведения, хранения, распространения и согласования документов сотрудниками различных подразделений компании;
• разработать информационную базу для централизованного хранения справочной информации, необходимой для качественного ведения документооборота корпорации;
• реализовать бизнес-процессы ведения и согласования документов, принятые в корпорации;

ООО «ТехноНИКОЛЬ-Строительные Системы» выбрала систему автоматизации «1С:Предприятие» основываясь на функциональных возможностях системы, стоимости внедрения и требованиях российского законодательства. Для внедрения клиент выбрал «Консалтинговую компанию БИТ», т.к. компания проявила себя в процессе работы по другим проектам как надежный и качественный поставщик продуктов и услуг.
Основными требованиями к системе автоматизации для предприятия являются внедрение автоматизированного ведения договоров и приложений к ним, а так же справочной информации необходимой для их учета, реализации бизнес процессов согласования документов ответственными сотрудниками корпорации, получения отчетности о состоянии документооборота в целом.
За счет высокой компетентности и опыта компании в вопросах внедрения систем на базе «1С:Предприятие» за 5 месяцев была успешно внедрена конфигурация «Документооборот» на платформе «1С:Предприятие 8».
В процессе работ по внедрению системы «1С: Документооборот» были выполнены следующие работы:
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Продажа выбранных программных продуктов
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Техническая реализация специфических особенностей документооборота
• Интеграция с другими системами на базе «1С: Предприятие»
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Перенос справочной информации из других систем автоматизации
• Обучение в группе в офисе заказчика
В результате внедрения автоматизированы следующие бизнес-процессы:
• Создания договоров с покупателями на основании шаблонов документов.
• Согласование договоров и приложений к ним с ответственными сотрудниками корпорации.
• Подписание документов с клиентами, поставщиками, в том числе и подписание ЭЦП.
• Ведения справочной информации.
• Анализ состояния документооборота как в целом по корпорации, так и по отдельным ее подразделениям.
В результате автоматизации руководство предприятия ООО «ТехноНИКОЛЬ-Строительные Системы» получило инструмент, позволяющий решать задачи основных групп пользователей, участвующих в работе с договорами. Руководству организации программа предоставила возможность анализа состояния документооборота, инструмент для планирования работ по переподписанию договоров с контрагентами и контроля исполнения плана, средство для формирования отчетности в различных разрезах.
В дальнейшем планируется дорабатывать систему на платформе «1С:Предприятие 8» под потребности предприятия.
На текущий момент автоматизировано 196 рабочих мест. Одновременно работающих с системой пользователей – 10 человек. В настоящее время система находится в промышленной эксплуатации, дата начала промышленной эксплуатации – 31 июля 2013 г.
Оценка внедренной информационной системы по следующим параметрам по 5-бальной шкале:
• Соответствие потребностям организации___5___
(где "5" - "в информационной системе реализованы все необходимые возможности")
• Удобство работы с программой___5___
(где "5" - "работать с программой легко и комфортно")
• Качество работы партнера «1С»___5___
(где "5" - "работой партнера очень доволен")
Своим коллегам рекомендовали бы использовать данное решение для автоматизации деятельности.
По результатам проведенной работы компанией «Консалтинговая компания БИТ» отмечаем:
 Высокую компетентность и опыт компании в вопросах внедрения системы «1С: Документооборот»
 Профессионализм в вопросах технологий внедрения, коммуникаций с сотрудниками заказчика, стремление работать на конечный результат в оговоренные сроки
 Хорошее знание сотрудниками компании подсистем конфигурации «1С: Документооборот», тонкостей необходимых настроек