Автоматизация документооборота в ОАО "Нефтебаза "Красный Яр"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Бесплатная поддержка базовой версии (услуги линии консультации; обновления программ и доступ к метод. материалам на сайте поддержки пользователей)
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Компания ОАО «Нефтебаза «Красный Яр» занимается хранением, логистикой и оптовой продажей нефтепродкутами. Компания создана в 1964 году как перевалочный комплекс для снабжения Западной Сибири и районов Крайнего Севера бензином, дизельным топливом и маслами. Предприятие уникально сочетанием крупнейших объемов хранения, полнотой ассортимента нефтепродуктов, выгодным географического положения и наличием мощного действующего оборудования для приема и выдачи продукта. На сегодняшний день является крупнейшей нефтебазой в России.

Чем обусловлен выбор 1С:Документооборот:
заказчик склонялся к СЭД на платформе 1С , так как в компании уже используются системы на данной платформе (УПП, Нефтепродукты), что позволяет снизить стоимость владения СЭД (клиентские лицензии, сервер, сопровождение и т.д.). Окончательный выбор был сделан после проведения презентации для ключевых пользователей, где был показан интересующий их функционал. Ввиду того, что заказчик находится в Новосибирске, а исполнитель- в Москве, презентация проводилась удаленно по Skype.

Цели внедрения СЭД:
1. создание единого архива документации компании
2. исключение потери документации
3. сокращение сроков обработки документов (согласвание договоров, утверждение приказов, регистрациии входящих и исходящих документов)
4. обеспечение своевременности исполнения поручений

Описание внедрения:
В результате автоматизации налажен учет входящей и исходящей документации, служебных записок, договоров, организационно-распорядительной документации.
Установлен программный продукт 1С:Документооборот на 50 рабочих мест
Произведена начальная настройка системы: заведена нормативно-справочная информация: Контрагенты, Контактные лица, Банковские реквизиты, Сотрудники, подразделения.
настроены виды документов: входящих (10), исходящих (10) и внутренних (10), договоров (3).
Настроены шаблоны видов документов :
- договоров - 20
- приказов - 14
- служебные записки - 13
- входящие - 1
- исходящие - 1
Настроены процессы обработки входящей-исходящей документации, служебных записок, договоров, приказов и распоряжений.
Разграничены доступа проведено по папкам внутренних документов, профилям и группам доступа.
Подготовлены инструкции пользователей по работе с системой: по работе с входящими-исходящими , с внутренними документами, договорами, по номенклатуре дел, инструкции администраторов , для ответственных за НСИ, по разграничению прав доступа.
Проведено обучение 6 пользователей

Результаты:
Внедрение СЭД позволило хранить все документы в единой информационной среде, что обеспечило сохранность документов, возможность быстрого поиска документов, сократило сроки обработки документов (согласование договоров, утверждение приказов, регистрации входящих и исходящих документов).

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)

Отзыв клиента

Отзыв о внедрении

Настоящим отзывом подтверждаем факт проведенного внедрения программного

продукта «1С:Документооборот 8» в ОАО "Нефтебаза "Красный Яр". Внедрение осуществлялось

с привлечением специалистов ООО «1С-КПД» (1С-Корпоративные порталы и документооборот)

руководителя проекта Буслаевой Алены Александровны и консультанта-аналитика Мажаровой Лилии Юрьевны.

Основная деятельность компании Нефтебаза "Красный Яр" — хранение, логистика и оптовая

Работы проводились с июля по сентябрь 2013 года.

• система запущена в промышленную эксплуатацию 01.10.2013 года;

• автоматизировано 50 рабочих мест;

• разграничены права доступа пользователей (по папкам внутренних документов,

профилям и группам доступа);

• настроены виды документов: входящие, исходящие, приказы, распоряжения,

служебные записки, договоры;

• настроены нумераторы по видам документов;

• настроено оповещение пользователей по электронной почте;

• Настроены процессы обработки входящей-исходящей документации, служебных

записок, договоров, приказов и распоряжений.

• Подготовлены инструкции пользователей по работе с системой: по работе

с входящими-исходящими, с внутренними документами, договорами, по

номенклатуре дел, инструкции администраторов, для ответственных за НСИ, по

разграничению прав доступа.

• Проведено обучение пользователей

Внедрение СЭД позволило хранить все документы в единой информационной среде, что

обеспечило сохранность документов, возможность быстрого поиска документов, сократило сроки

обработки документов (согласование договоров, утверждение приказов, регистрации входящих и

Система введена в промышленную эксплуатацию 01.10.2013 года. Спустя 1 месяц, можно сделать

оценку внедренной информационной системы по 5-бальной шкале:

• Соответствие потребностям организации — 5 баллов.

• Удобство работы с программой — 4 баллов.

• Качество работы компании ООО «1С-КПД» — 4.999 баллов.

На вопрос о том, готова ли компания Нефтебаза "Красный Яр" рекомендовать данное решение

для автоматизации деятельности коллегам — однозначный ответ «Да».

Разрешаем использовать данный отзыв для публикации в СМИ или в других маркетинговых целях.

Руководитель управления ИТТиС _____________________________________ Решетняк А.С.

М. П. 01.11.2013 год