Автоматизация делопроизводства и бизнес-процессов с помощью "1С:Документооборот 8 Проф" в ООО «ГСК Красный Треугольник»
ООО «ГСК Красный Треугольник»
Компания «ГСК Красный Треугольник» была образована в 1998 году, когда конвейерное производство «Красного Треугольника» вошло в состав ОАО «Генеральная Строительная Корпорация». Модернизация оборудования и увеличение производственных мощностей обусловили быстрое развитие предприятия. Всего за 2 года была полностью реконструирована линия по производству конвейерной ленты.
Деятельность ООО «ГСК Красный Треугольник» предъявляет требования к системе документооборота: система должна автоматизировать учет документов, централизованно хранить документы, гарантировать оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей, работать с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио-файлами и видео-файлами, архивами, приложениями. Заказчиком перед проектом внедрения системы электронного документооборота были поставлены задачи автоматизации:
-
учета документов;
-
взаимодействия сотрудников;
-
контроля и анализа исполнительской дисциплины.
При принятии решения об автоматизации делопроизводства выбор был сделан в пользу программного продукта «1С:Документооборот 8 ПРОФ», который смог бы в комплексе решать поставленные задачи и оправдал бы инвестиции в проект внедрения. Заказчик для решения его задач и удовлетворения потребностей был проконсультирован по выбору программного обеспечения и вариантов сопровождения.
В ходе проекта были проведены работы: сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе, начальные настройки решения для ведения учета, разработка регламентирующих документов (положение об электронном документообороте, политика безопасности и т.п.), проведено обучение пользователей.
В результате внедрения программного продукта «1С:Документооборот 8 ПРОФ» на 40% ускорились процессы согласования документов, регламентированы процессы договорной работы, автоматизированы следующие функции:
-
делопроизводство;
-
учет и хранение документов;
-
ведение номенклатуры дел;
-
учет и контроль исполнения поручений;
-
учет договоров;
Автоматизированы следующие функции:
- Ведение номенклатуры дел
- Делопроизводство
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
Сопровождение:
- Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
- Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
- Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
Описание
Завод «Красный Треугольник» в Санкт-Петербурге ведет свою историю с 1860 года и уже более 150 лет известен миру как основатель традиций отечественной резинотехнической промышленности.
Для реализации задач по структурированию деятельности, оптимизации и автоматизации процессов документооборота руководством предприятия было принять решение о внедрении программного продукта "1С:Документооборот 8 ПРОФ".
Основной целью, было повышение эффективности и управляемости компании в целом, обеспечение контроля сроков и результатов исполнения документов.
Руководством были определены следующие ожидания от результатов автоматизации:
• Переход на полностью электронный документооборот при формировании, согласовании и регистрации входящих и исходящих корреспонденций, организационно-распорядительных документов, ведении служебной переписки, производственных заявок, в том числе поручений руководителей;
• Повышение уровня исполнительской дисциплины за счет создания централизованной системы контроля;
• Повышение оперативности обработки документов.
В качестве программного обеспечения при внедрении электронного документооборота была выбрана программа «1С:Документооборот 8 ПРОФ», поскольку её функциональные возможности в целом соответствовали потребностям предприятия. При этом автоматизированная система обеспечивает высокую надежность, производительность и расширяемость, без привязки к конкретному поставщику.
В рамках проекта решались следующие задачи по автоматизации процессов:
• Учет входящей и исходящей корреспонденции;
• Учет организационно-распорядительных документов и локальных нормативных актов;
• Учет договоров;
• Учет и контроль исполнения поручений в срок и в требуемом объеме;
• Планирование проектной работы, контроль выполнения работ;
• Организация мероприятий.
Выполнены следующие работы:
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
