Автоматизация учета договоров в ООО "Одинцовское подворье" на программе "1С:Документооборот ПРОФ"

Автоматизированы следующие функции:

• Учет договоров

Сопровождение:

• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

Процесс документооборота договоров в компании "Одинцовское подворье" ранее не был автоматизирован.
Отсутствовало единое хранилище договоров, обмен информацией для проверки и согласования производился через электронную почту.
Процесс работы с договорами вызывал значительные трудозатраты и занимал длительное время.
Влияние человеческого фактора порождало ошибки. Отсутствие целостной картины затрудняло контроль и анализ.

Руководство компании приняло решение автоматизировать процесс работы с договорами и обратилось в компанию "1С-Рарус", имеющую большой опыт по автоматизации документооборота.
В качестве продукта автоматизации был выбран продукт "1С:Документооборот ПРОФ". Типовой функционал программы полностью соответствовал требованиям компании.

В результате внедрения для каждого вида договора разработан шаблон с определенными полями для заполнения, прописан свой маршрут согласования. В системе разграничены права доступа для руководителя и менеджеров, разработаны нумераторы для созданных видов документов. Территориально распределенные офисы работают в единой системе и пользуются единой информацией.
Значительно сократилось время от обращения клиента до передачи клиенту финальной версии договора. В разы сократилось время поиска необходимого документа.
В настоящее время работы ведутся работы по сопровождению в формате ServiceDesk.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

ТЦ Одинцовское подворье построен в 2002г. Это – 3 тысячи метров торговых площадей, которые сдаются в аренду, а также инфраструктура (склады, охраняемая стоянка, холодильники).Наша компания ООО «Одинцовское подворье» занимается сдачей в аренду различных складских помещений, торговых площадей и оказывает огромный комплекс различных рыночных услуг. В год заключается свыше 150 договоров. Процесс документооборота договоров в нашей компании не был автоматизирован, отсутствовало единое хранилище договоров, обмен информацией для проверки и согласования производился через электронную почту. Процесс работы с договорами вызывал значительные трудозатраты и занимал длительное время. Влияние человеческого фактора порождало ошибки. Отсутствие целостной картины затрудняло контроль и анализ. Руководство нашей компании приняло решение автоматизировать процесс работы с договорами и обратилось в компанию 1С-Рарус, имеющую большой опыт по автоматизации документооборота. Специалисты компании 1С-Рарус продемонстрировали программу «1С:Документооборот ПРОФ». Типовой функционал программы полностью соответствовал требованиям нашей компании. В результате внедрения для каждого вида договора разработан шаблон с определенными полями для заполнения, прописан свой маршрут согласования. В системе разграничены права доступа для руководителя и менеджеров, разработаны нумераторы для созданных видов документов. Территориально разнесенные офисы работают в единой системе и пользуются единой информацией. Значительно сократилось время от обращения клиента до передачи клиенту финальной версии договора. В разы сократилось время поиска необходимого документа. В настоящее время работы ведутся работы по сопровождению в режиме ServiceDesk. Выражаем благодарность специалистам компании 1С-Рарус за хорошую работу.