Автоматизация документооборота в Группе компаний «Каспийская Энергия» 

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Описание

Чем был обусловлен выбор 1С:Документооборот:
- 1С:Документооборот реализован на платформе 1С:Предприятие, использует уже имеющиеся лицензии, интегрируется с другими учетными системами на платформе "1С:Предприятие" - низкая стоимость владения продуктом,
- в штате компании есть специалисты поддерживающие другие учетные системы,
- для пользователей продукты 1С привычны и удобны в эксплуатации,
- полный функционал в одном решении,
- доступность матераилов для самостоятельного изучения продукта,
- надежность вендора (Фирмы 1С),
- приемлемая цена при хорошем качестве решения.

Цель внедрения:
- создание единого хранилища документов компании,
- организация быстрого поиска документов,
- автоматизация процессов компании не связанных с документами,
- автоматизация и ускорение процессов обработки документов (согласование договоров, утверждение приказов, регистрация входящих и исходящих документов),
- автоматизация учета мероприятий и контроля исполнения протоколов мероприятий,
- организация доступа к СЭД через интернет или мобильные устройства.

Описание внедрения:
В результате автоматизации налажен учет входящей и исходящей документации, хранение документов.
Установлен программный продукт 1С:Документооборот на 600 рабочих местах.Проведено обучение 3 ключевых пользователей и администратора системы
Произведена начальная настройка системы:
- заведена информация о пользователях системы,
- настроены виды документов: входящих 1, исходящих 1 и внутренних 10.
- настроены шаблоны видов документов - 12,
- настроены процессы обработки документов, такие как регистрация, рассмотрение и исполнение входящих документов; согласование, утверждение, регистрация и отправка исходящих документов; подготовка, согласование, утверждение и регистрация внутренних документов.
- разграничены права пользователей по группам доступа, по видам документов, по грифам доступам, по организациям, по папкам документов
- используются типовые отчеты.

Результаты: теперь в компании все документы хранятся в единой информационной базе, что обеспечивает сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам, ускорение процессов обработки документов (согласование и другие), повышает прозрачность учета документов и задач (на любой стадии обработки документа можно увидеть статус и ход исполнения задач и документов), сокращение времени на работу с документами, для руководителей - появился инструмент контроля поставленных задач.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Продажа выбранных программных продуктов
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)