Внедрение ПП "1С:Документооборот 8 КОРП" в ЗАО "Самарасвязьинформ"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

ЗАО "Самарасвязьинформ" предоставляет жителям и организациям г.Самара широкий спектр услуг связи, в числе которых, услуги местной телефонной связи, предоставление телекоммуникационных каналов, телематических услуг связи, интернет-доступа,работы по устройству наружных и внутренних инженерных сетей и коммуникации.
Специфика деятельности и масштабы предприятия являются причиной огромного и достаточно сложного документооборота, управление которым без использования средств автоматизации стало серьезной проблемой. Совершенствуя систему управления, руководство предприятия пришло к выводу о необходимости создания Системы Электронного Документооборота (СЭД) как инструмента упорядочения документооборота и управления взаимодействием сотрудников.

Перед проектом внедрения СЭД заказчиком были поставлены следующие задачи:
• Построить общий электронный архив документов;
• Обеспечить контроль движения документов;
• Сократить затраты времени сотрудников на обработку документов;
• Автоматизировать процесс выдачи поручений и контроля их исполнения;
• Обеспечить возможность проведения анализа эффективности работы и загруженности персонала.

По итогам анализа рынка программного обеспечения для создания Систем Электронного Документооборота (СЭД) руководство предприятия остановило свой выбор на программном продукте «1С:Документооборот 8 КОРП». Основанием для такого решения послужили, прежде всего, достоинства продукта, функциональные возможности и эксплуатационные характеристики продукта в сочетании с хорошим соотношением цены и качества.
Программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП», обеспечивает автоматизацию полного цикла обработки официальных и внутренних документов организации с поддержкой как электронного, так и бумажного документооборота.
В процессе внедрения СЭД были выполнены следующие работы:
- Проведение обследования организации и разработка схемы применения программного продукта;
- Создание рабочей базы данных (настройка программы и заполнение нормативно-справочной информации, перенос данных из самописных конфигураций «1С:Документооборот 7.7» и «1С:Учет договоров 7.7»);
- Настройка системы ролей и прав пользователей;
- Настроены права доступа пользователей по вопросам деятельности и папкам внутренних документов;
- Настроены виды документов: входящие, исходящие, приказы, распоряжения, служебные записки, договоры, заявки на оплату счетов;
- Разработана структура папок внутренних документов;
- Запуск СЭД в эксплуатацию и обучение пользователей на рабочих местах;
- Первоначальная поддержка пользователей в процессе реальной работы с системой;
- Настроена система автоматической архивации базы данных и файлов;
- Настроено оповещение пользователей по электронной почте;
- Подключен сетевой сканер.
Поскольку функциональности типовой конфигурации оказалось достаточно, внедрение произведено без существенных изменений.

Успешно решены главные задачи:
- экономия времени сотрудников;
- достижение прозрачности учета и контроля документов;
- возросла эффективность работы различных служб компании;
- сократилось время на выполнение рутинных операций;
- ускорение процесса поиска и обработки документов;
- контроль сроков и результатов исполнения поручений;
- централизованное хранение документов с разграничением прав доступа;
- оперативное составление отчетности по документообороту.

Система передана в промышленную эксплуатацию. На данный момент сотрудничество продолжается в рамках информационно-технологического сопровождения и совместного решения поставленных задач по развитию СЭД.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика