Отраслевые
и специализированные
решения
1С:Предприятие

ООО «СЦ «ДЕНТИКА»

Воронеж, Июль 2013
Вариант работы
Файловый
Общее число автоматизированных рабочих мест
50
Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 50
Партнер
Компания "АНТ-ХИЛЛ"
Проекты партнера
Отрасль / Функциональная задача

«Дентика» является одним из ведущих стоматологических центров в г. Воронеже, оказывающих весь спектр услуг: от компьютерной диагностики до сложнейшего комплексного лечения, включающего имплантологию, ортодонтическое лечение, хирургическую пародонтологию и многое другое. С первых дней работы сотрудники клиники создали для себя принципы, которых придерживаются и сегодня: относиться к проблемам пациента как к своим собственным, постоянно совершенствовать свои профессиональные знания, а главное - быть честными со своими пациентами и с собой.

Сегодня «Дентика» - это 2 крупных стоматологических центра, ежедневно обслуживающих порядка 300 посетителей. Всего за 22 года существования клиники в ней пролечилось более 70 тысяч пациентов.

Процесс работы до автоматизации

В компании есть call-центр, специалисты которого ежедневно принимают звонки и сами обзванивают клиентов с целью напомнить о визите к врачу или плановых процедурах, оценить качество услуг, поздравить с праздниками и т.д.

На основе данных по количеству звонков и их результативности рассчитывается зарплата сотрудников call-центра, а также измеряется отдача от проводимых акций и принимаются важные управленческие решения.

Что очень хотелось улучшить

Главная проблема была в том, что из-за особенностей офисной IP-АТС было очень сложно получить всю необходимую статистику по звонкам. Процесс был очень трудоемким, занимал много времени и конечный результат все равно не отражал полной картины взаимодействий с клиентами. Все звонки хранились в общем списке, не делились по клиентам и быстро найти какой-то конкретный разговор не представлялось возможным.

Перед компанией стояла задача сократить трудозатраты, снизить влияние человеческого фактора.

Для решения этой проблемы специалисты Компании «АНТ-ХИЛЛ» создали уникальные отчеты, они позволяют выгрузить звонки из офисной АТС в 1С и отражают детальную информацию по работе call-центра.

Результат автоматизации:

  • В 10 раз сократилось время на обработку информации.
  • Отчеты позволяют видеть полную картину по звонкам: количество звонков, результативность, продолжительность, количество недозвонов.
  • Можно быстро найти и прослушать любой разговор с конкретным клиентом.
  • Стало намного проще оценивать эффективность проводимых акций.

Автоматизированы следующие функции:

  • Анализ продаж ABC/XYZ
  • Взаиморасчеты с покупателями
  • Взаиморасчеты с поставщиками
  • Оформление заказов покупателей
  • Планирование закупок
  • Управление отношениями с поставщиками
  • Учет прихода ТМЦ
  • Ценообразование, прайс-листы

Сопровождение:

  • Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
  • Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
  • Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
  • Оформлен платный договор 1С:ИТС
  • Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Внедрен ПП "АНТ-ХИЛЛ: Управление стоматологией"

Проанализировав пожелания заказчика к будущей системе, было принято решение о разработке уникальной конфигурации для стоматологической клиники «АНТ-ХИЛЛ: Управление стоматологией» на платформе «1С:Предприятие 8». В ходе внедрения разработанной конфигурации были автоматизированы следующие участки:
• Работа администраторов клиники:
- Запись на осмотр к врачу с указанием даты и определенного времени,
- Хранение информации о пациентах, в том числе фотографий,
- Создан механизм формирования и распечатки множества бланков – лицензионных соглашений (например, информация о пациенте, история болезни) в зависимости от направления лечения,
- Автоматическое формирование акта выполненных работ с итоговыми расценками в конце лечения.
• Работа врачей клиники:
- Составление схемы лечения после первичного осмотра и примерного графика посещения врача (с возможностью последующей корректировки),
- Примерные расценки на услуги согласно схеме лечения,
- Автоматическая запись на периодические процедуры (например, удаление зубного камня),
- Возможность одного врача записать пациента для дальнейшего лечения к другому врачу,
- Разработан механизм работы ассистентов и наставников: наставники пишут отчеты по ассистентам, фиксируется аттестация врачей,
- Для лечения детей создан документ «Сервисная карта», содержащий перечень вопросов, ответы на которые дают родители ребенка с целью достижения наибольшего понимания между ребенком и врачом.
• Call-центр. Специалисты клиники могут совершать периодические обзвоны пациентов с целью:
- Выявления проблем после лечения,
- Напоминания пациенту о предстоящем визите.
Результаты звонков фиксируются и хранятся в базе.
• Создан модуль рассылок с возможностью формирования групп рассылки по различным признакам (например, по виду дисконтной карты, по полу, возрасту, периоду лечения и т.д.),
• Разработана накопительная дисконтная система. Есть несколько вариантов взаиморасчетов:
- Наличными,
- Оплата картой,
- Безналичный расчет.
• Бухгалтерский учет:
- Учет продаж дополнительных аксессуаров (зубные щетки, пасты, нити и т.д.),
- Возможность открытия печатных форм с макетами в Microsoft Word и Open Office с дальнейшим редактированием шаблона и его печатью,
- Многофирменный (аналитический) учет - возможность выписки документов от нескольких юридических лиц,
- Настроен обмен конфигурацией «1С:Бухгалтерия 8» (информация по совершенным работам выгружается в «1С:Бухгалтерию 8», где происходит списание материалов).
• Работа со страховыми компаниями,
• Создана возможность ставить задачи и контролировать их выполнение.
Для оперативной работы врачей и администраторов были созданы следующие отчеты:
• Отчет «Свободное время», отражающий текущую загрузку врачей с возможностью формирования как по отдельному врачу, так и по клинике в целом,
• Отчеты для клинико-экспертной комиссии,
• Отчеты, позволяющие просматривать информацию по простоям, недоработкам или переработкам,
• Отчет администратора по работе клиники, отражающий количество обратившихся пациентов и количество прошедших лечение пациентов,
• Учет подарков клиентам,
• Контроль отказов с возможностью отбора по причине отказа, по врачу или по конкретной клинике.

Внедрение разработанной конфигурации позволило в несколько раз ускорить работу персонала клиники и вывести обслуживание пациентов на качественно новый уровень.
Для удобства клиентов была открыта вторая клиника «Дентика».
Администраторы клиники смогли избавиться от бумажной работы и заполнения множества бланков, появилась возможность в любой момент формировать актуальный график загрузки врачей и кабинетов, что позволило записывать пациентов на прием к определенному врачу с указанием даты и точного времени приема. При визите пациента из базы автоматически распечатывается вся необходимая документация: лицензионные соглашения, история болезни, акты выполненных работ, включающие итоговые расценки по результатам лечения. Очень удобным механизмом стало создание базы хранения истории лечения пациентов, включающей полный список предоставленных услуг, в том числе фотографии и снимки до и после лечения.
Врачи клиники получили возможность автоматически записывать пациентов на периодические процедуры (например, удаление зубного камня), составлять схему лечения после первичного осмотра и примерный график посещения врача (с возможностью последующей корректировки), формировать примерные расценки на услуги согласно схеме лечения, а также назначать пациенту визит к другим врачам клиники.
С помощью автоматизации работы call-центра стало гораздо проще проводить обзвоны пациентов с целью напоминания о предстоящем визите или подведения результатов лечения.
Приятным дополнительным сервисом для клиентов стала возможность получать смс-рассылки и поздравительные открытки.
С целью повышения лояльности клиентов была разработана накопительная дисконтная система. На текущий момент держателями карт являются уже 8500 пациентов.
Поскольку в клинике применяются сложные схемы расчета заработной платы сотрудников, для упрощения процесса были созданы различные отчеты, отражающие текущее состояние дел. С помощью данных отчетов руководство может получить информацию по простоям, недоработкам или переработкам специалистов, оценить качество работы администраторов клиники, анализировать причины отказа пациентов от лечения, формировать данные для клинико-экспертной комиссии.

Выполнены следующие работы:

  • Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Обучение в группе в офисе заказчика
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Мы приняли решение о разработке уникальной конфигурации для стоматологической клиники «АНТ-ХИЛЛ: Управление стоматологией» на платформе «1С:Предприятие 8». В ходе внедрения разработанной конфигурации были автоматизированы следующие участки:
• Работа администраторов клиники:
- Запись на осмотр к врачу с указанием даты и определенного времени,
- Хранение информации о пациентах, в том числе фотографий,
- Создан механизм формирования и распечатки множества бланков – лицензионных соглашений (например, информация о пациенте, история болезни) в зависимости от направления лечения,
- Автоматическое формирование акта выполненных работ с итоговыми расценками в конце лечения.
• Работа врачей клиники:
- Составление схемы лечения после первичного осмотра и примерного графика посещения врача (с возможностью последующей корректировки),
- Примерные расценки на услуги согласно схеме лечения,
- Автоматическая запись на периодические процедуры (например, удаление зубного камня),
- Возможность одного врача записать пациента для дальнейшего лечения к другому врачу,
- Разработан механизм работы ассистентов и наставников: наставники пишут отчеты по ассистентам, фиксируется аттестация врачей,
- Для лечения детей создан документ «Сервисная карта», содержащий перечень вопросов, ответы на которые дают родители ребенка с целью достижения наибольшего понимания между ребенком и врачом.
• Call-центр. Специалисты клиники могут совершать периодические обзвоны пациентов с целью:
- Выявления проблем после лечения,
- Напоминания пациенту о предстоящем визите.
Результаты звонков фиксируются и хранятся в базе.
• Создан модуль рассылок с возможностью формирования групп рассылки по различным признакам (например, по виду дисконтной карты, по полу, возрасту, периоду лечения и т.д.),
• Разработана накопительная дисконтная система. Есть несколько вариантов взаиморасчетов:
- Наличными,
- Оплата картой,
- Безналичный расчет.
• Бухгалтерский учет:
- Учет продаж дополнительных аксессуаров (зубные щетки, пасты, нити и т.д.),
- Возможность открытия печатных форм с макетами в Microsoft Word и Open Office с дальнейшим редактированием шаблона и его печатью,
- Многофирменный (аналитический) учет - возможность выписки документов от нескольких юридических лиц,
- Настроен обмен конфигурацией «1С:Бухгалтерия 8» (информация по совершенным работам выгружается в «1С:Бухгалтерию 8», где происходит списание материалов).
• Работа со страховыми компаниями,
• Создана возможность ставить задачи и контролировать их выполнение.
Для оперативной работы врачей и администраторов были созданы следующие отчеты:
• Отчет «Свободное время», отражающий текущую загрузку врачей с возможностью формирования как по отдельному врачу, так и по клинике в целом,
• Отчеты для клинико-экспертной комиссии,
• Отчеты, позволяющие просматривать информацию по простоям, недоработкам или переработкам,
• Отчет администратора по работе клиники, отражающий количество обратившихся пациентов и количество прошедших лечение пациентов,
• Учет подарков клиентам,
• Контроль отказов с возможностью отбора по причине отказа, по врачу или по конкретной клинике.

Внедрение разработанной конфигурации позволило в несколько раз ускорить работу персонала клиники и вывести обслуживание пациентов на качественно новый уровень.
Администраторы клиники смогли избавиться от бумажной работы и заполнения множества бланков, появилась возможность в любой момент формировать актуальный график загрузки врачей и кабинетов, что позволило записывать пациентов на прием к определенному врачу с указанием даты и точного времени приема. При визите пациента из базы автоматически распечатывается вся необходимая документация: лицензионные соглашения, история болезни, акты выполненных работ, включающие итоговые расценки по результатам лечения. Очень удобным механизмом стало создание базы хранения истории лечения пациентов, включающей полный список предоставленных услуг, в том числе фотографии и снимки до и после лечения.
Врачи клиники получили возможность автоматически записывать пациентов на периодические процедуры (например, удаление зубного камня), составлять схему лечения после первичного осмотра и примерный график посещения врача (с возможностью последующей корректировки), формировать примерные расценки на услуги согласно схеме лечения, а также назначать пациенту визит к другим врачам клиники.
С помощью автоматизации работы call-центра стало гораздо проще проводить обзвоны пациентов с целью напоминания о предстоящем визите или подведения результатов лечения.
Приятным дополнительным сервисом для клиентов стала возможность получать смс-рассылки и поздравительные открытки.
С целью повышения лояльности клиентов была разработана накопительная дисконтная система. На текущий момент держателями карт являются уже 8500 пациентов.
Поскольку в клинике применяются сложные схемы расчета заработной платы сотрудников, для упрощения процесса были созданы различные отчеты, отражающие текущее состояние дел. С помощью данных отчетов руководство может получить информацию по простоям, недоработкам или переработкам специалистов, оценить качество работы администраторов клиники, анализировать причины отказа пациентов от лечения, формировать данные для клинико-экспертной комиссии.
Возникающие вопросы в процессе ведения учета, решаются как при помощи информационно-технологического сопровождения, так и благодаря консультантам Компании «АНТ-ХИЛЛ», умеющим быстро оказать помощь в сложной нештатной ситуации в процессе работы.