Автоматизация учета в ООО "РК" с помощью программы "1С:Управление небольшой фирмой 8"
ООО "РК"
Клиент
ООО «Родословная Книга» производит родословные книги и продает их частным покупателям и юридическим лицам. Помимо продаж имеется еще несколько направлений деятельности: формирование генеалогических древ, проведение церемоний объединения родовых древ жениха и невесты на свадьбах, архивный поиск сведений о предках для клиентов компании.
Общая численность компании: 7 человек.
Как было/Проблема
В компании не было единой системы. Учет производили в Excel, поэтому часто одни и те же данные вводились по нескольку раз, из-за чего итоговые результаты сильно искажались, а также присутствовали ошибки из-за совместного редактирования одной таблицы несколькими сотрудниками. Данные о взаимодействии с клиентами хранились на бумажных носителях и в личных папках сотрудников, что также мешало поиску и учёту важной информации.
Задача
Стало понятно, что для дальнейшей работы компании необходима единая автоматизированная система со следующими функциями:
-
учет товаров и сырья на складе
-
контроль расчетов с магазинами, оптовыми и розничными покупателями
-
анализ обслуживания клиентов
Решение:
Для того, чтобы упростить работу и избавиться от постоянных ошибок, руководство компании решило внедрить систему «1С:Управление нашей фирмой».
С задачей по настройке системы и обучению персонала работе в ней компания обратилась к нам.
Ход работы:
Для успешного внедрения системы наши консультанты ознакомились с бизнес-процессами компании и спроектировали функциональную модель, внеся необходимые дополнения и улучшения.
Параллельно с этим мы провели обучение (в том числе индивидуальное) специалистов «Родословной Книги», во время которого они познакомились с возможностями «1С:УНФ» и научились ими пользоваться в разрезе своих рабочих задач.
Механика
В новой единой системе исчезло дублирование данных, а параллельный ввод информации несколькими сотрудниками не искажает общую картину.
В одном месте теперь доступны все сведения о клиентах и операциях. Данные по банковским выпискам автоматически заводятся в систему, а не вводятся сотрудниками вручную. Это обеспечивает корректность и актуальность данных, вдобавок экономит время специалистов.
Результат
-
Так как все необходимые данные доступны в одной системе и не содержат ошибок, работникам "Родословной Книги" стало куда легче составлять отчеты - это занимает около часа рабочего времени, что положительно сказывается на производительности сотрудников и компании в целом.
-
Проще стало проводить анализ доходов и расходов по разным направлениям бизнеса, что позволяет руководству принимать оптимальные обоснованные решения и более уверенно развивать свое дело!
Автоматизированы следующие функции:
- Взаиморасчеты с покупателями
- Взаиморасчеты с поставщиками
- Комплектация и разукомплектация ТМЦ
- Оформление заказов покупателей
- Оформление заказов поставщикам
- Расчет зарплаты
- Управление складскими запасами
- Управленческий учет
- Учет прихода ТМЦ
- Учет продаж ТМЦ
- Финансовый анализ
Сопровождение:
- Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
Описание
1. Сокращены временные затраты на формирование управленческой отчетности.
До внедрения учет велся в нескольких таблицах Excel. Чтобы составить месячный отчет требовалось консолидировать данные в одну таблицу.
На это уходило три рабочих дня.
После внедрения все хозяйственные операции компании регистрируются в единой базе 1С:Управление небольшой фирмой. Формирование отчетности занимает не больше одного часа
2. Реализован финансовый учет в разрезе направлений бизнеса
Раньше учет доходов и расходов велся по компании в целом.
Теперь появилась аналитика прибыльности в разрезе направлений бизнеса, что позволит руководству фирмы акцентировать внимание на развитии
тех или иных видов деятельности.
Выполнены следующие работы:
- Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Обучение в группе в учебном классе партнера "1С"
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Отзыв клиента
До внедрения программы УНФ мы вели учет в электронных таблицах Excel. Часто такой учет приводил к дублированию данных и ошибкам. С ростом нашей компании мы поняли, что нам нужна единая учетная система. Свой выбор мы остановили на программе фирмы 1С «Управление небольшой фирмой».
Однако, после установки программы, мы поняли, что своими силами мы не сможем организовать собственный учет. За помощью мы обратились в компанию «РАУ АйТи». После первого общения решили, что пройдем сертифицированной обучение по УНФ в учебном центре РАУ.
Курсы нам проводил практикующий консультант-внедренец Бандуля Илья, который потом и вел наш проект. Благодаря его опыту уже на курсе мы рассмотрели бизнес-задачи и смогли спроецировать их на задачи нашей компании.
В итоге, к началу проекта, все ключевые пользователи системы знали все возможности программы.
Во время внедрения консультанты РАУ описали наши бизнес-процессы и провели индивидуальное обучение с учетом утвержденной схемы учета.
По завершению проекта были достигнуты все поставленные цели. Добились полного исключения двойного и тройного ввода в бесконечные экселевские таблицы – все данные хранятся в одной базе. Составление месячного отчета у одного сотрудника занимает не три дня, а один час. Появилась интересная для нас аналитика финансовой деятельности компании в разрезе направлений бизнеса. В будущем это позволит нам понимать, на развитие каких направлений нам стоит направлять свои усилия.
Выражаем благодарность специалистам компании РАУ АйТи за качественное внедрение и решение наших задач. Хотим сотрудничать в дальнейшем, так как есть много интересных задач.
Отзыв клиента
