ООО «Невский Небосвод»
Санкт-Петербург, Февраль 2013
Вариант работы: Файловый
Общее число автоматизированных рабочих мест: 8
Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 8
Клиент
Компания «Невский Небосвод» занимается монтажом натяжных потолков различной степени сложности, а также производством сопутствующих работ, таких как устройство электропроводки, установка осветительных приборов в натяжные потолки, изготовление вспомогательных потолочных конструкций, установка дополнительной звукоизоляции.
Как было/Проблема
В компании использовали Excel для расчета стоимости заказа, а сам заказ затем регистрировали в «1С: УНФ». Поток клиентов увеличивался, а процессы обработки заказа были слишком долгими, расчет заказов в Excel мешал росту компании.
Задача
Требовалось убрать Excel из рабочего процесса, а учет обращений клиентов и расчет заказов вести в единой базе. С этой задачей обратились к нам.
Механика
Наши специалисты изучили все необходимые бизнес-процессы и настроили специальную форму, в которую заносилась вся информация по заказу.
Для оперативности теперь все обращения вносятся сразу в «1С:УНФ». Менеджер компании вносит в систему все параметры потолка и сразу может назвать приблизительную стоимость, а также оформить заказ, записать адрес клиента и спланировать выезд замерщика к нему.
Замерщик уже на месте, произведя замеры, может удаленно открыть 1С, произвести предрасчет, увидеть себестоимость и плановую прибыль, а при необходимости и оформить скидку. Если клиента всё устраивает, сотрудник компании сразу формирует коммерческое предложение и отправляет его на почту. Статус заключения договора также видит и менеджер в офисе.
Результат
Мы создали единую систему, в которой учитываются и обращения клиентов, и выезды специалистов.
Так как теперь не нужно переносить данные из Excel в «1С:УНФ», то работа оператора ввода данных больше не требовалась, сотрудника сократили и уменьшили расходы на зарплату на 30 тыс. руб в месяц. По этой же причине сократилось и время обработки заказов - менеджер сразу вносит все необходимые данные в систему, на их обработку уходит 1 час в день.
Рассчитывать заработную плату замерщикам тоже стало проще — все расчёты ведутся автоматически в системе, и это занимает 5-10 минут рабочего времени.
Автоматизированы следующие функции:
- Взаиморасчеты с покупателями
- Оформление заказов покупателей
- Расчет нормативной себестоимости заказов
- Учет продаж ТМЦ
Сопровождение:
- Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
- Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
Описание
В ходе проекта были достигнуты следующие цели:
1) Уже в самом начале использования системы выяснилось, что работа сотрудника по переносу данных из Excel в УНФ оказалась не востребованной. Причиной этому стал полный переход по учету заказов на УНФ – менеджер по продажам сразу рассчитывает стоимость заказа в системе.
Итог: уменьшены расходы по оплате труда на 30 т. в месяц – сокращен один сотрудник
2)Раньше обработкой заказа занимался один сотрудник. У него на это уходило более половины рабочего времени (около 5 часов в день).
Сейчас, благодаря тому, что основные данные заносятся в момент первой коммуникации с клиентом, и созданы отчеты по обращениям клиентов, заказы обрабатывает руководитель компании и тратит на это 1 час в день.
3) До внедрения расчет зарплаты замерщиков проводился на основании бумажных документов (заключенных договоров) и занимал более получаса.
Сейчас время расчета зарплаты замерщикам уменьшилось в 4 раза и составляет 5-10 минут. Данные для расчета зарплаты формируются в отчете за 2 секунды.
Выполнены следующие работы:
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
Отзыв клиента
Основным направлением деятельности нашей компании является монтаж натяжных потолков различной степени сложности, а также производство сопутствующих работ, таких как устройство электропроводки, установка осветительных приборов в натяжные потолки, изготовление вспомогательных потолочных конструкций, установка дополнительной звукоизоляции. Управленческий учет у нас ведется в программе «1С:Управление небольшой фирмой».
С увеличением количества клиентов стала обостряться проблема обработки заказов. Длительный процесс расчета стоимости заказа в таблицах Excel и последующая регистрация результатов расчета в УНФ в виде заказ-наряда стали реальным препятствием к дальнейшему росту.
Ранее у нас уже был опыт успешной работы со специалистами «РАУ АйТи», поэтому и для решения указанной проблем мы обратились именно в эту компанию. Наши положительные ожидания оправдались. Результатом совместной работы стала единая система учета обращений клиентов и выездов специалистов. Благодаря созданному функционалу, сократились расходы на оплату работы оператора ввода данных, а время обработки всех заказов за день уменьшилось с пяти часов до одного.
Выражаем благодарность коллективу компании РАУ за эффективное сотрудничество и своевременное выполнение поставленных задач. На сегодняшний день специалисты компании оказывают оперативную поддержку системы.
Мы можем рекомендовать компанию «РАУ АйТи» как ответственных специалистов.
