Внедрение "1С:Документооборот 8" в ООО "АЛДИ-сервис"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Необходимость автоматизации возникла в связи с большим документооборотом и разнообразием требуемых документов. Основными задачами при переходе на новую систему являлось создание единого хранилища для всей входящей и исходящей документации компании. Кроме того, большую проблему создавало многоэтапное согласование договоров с крупными клиентами и поставщиками. Руководством компании было принято решение о внедрении программного продукта "1С:Документооборот 8".
В процессе внедрения системы электронного документооборота выполнены следующие работы:
- сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
- разработка схемы применения программного продукта;
- создание рабочей базы данных (настройка программы и заполнение нормативно-справочной информации);
- проектирование прав доступа;
- запуск системы электронного документооборота и обучение пользователей на рабочих местах;
- первоначальная поддержка пользователей в процессе реальной работы с системой.

Автоматизированы следующие функции:
- многоуровневое нелинейное согласование договоров с ключевыми клиентами и поставщиками, а также их дальнейший контроль и пролонгация;
- учёт рабочего времени сотрудников, получение «картины дня» менеджеров;
- учет и хранение входящей и исходящей документации;
- учет и контроль исполнения поручений;
- потоковое сканирование всей корреспонденции;

В дальнейшем планируется интеграция с текущей учетной системы для связки сканированных копий договоров с учётными договорами.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Продажа выбранных программных продуктов
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

ОТЗЫВ о внедрении программного продукта "1С:Документооборот 8"

Компания «АЛДИ-сервис» основана в 2003 году. На начальном этапе деятельность ограничивалась курьерской доставкой документов, корреспонденции и грузов в пределах Челябинска и Челябинской области.
Сегодня компания «АЛДИ-сервис» — это тысячи клиентов, сотни партнеров и десятки филиалов по всей России. Курьерская компания «АЛДИ-сервис» предлагает инновационные транспортные и логистические решения, ориентированные на нужды клиентов с различными пожеланиями и предпочтениями. Компания обеспечивает высококачественный и высокоскоростной обмен различной корреспонденцией, документами, посылками и грузами между организациями, промышленными и торговыми предприятиями «от двери до двери» по всему миру. Интернет-магазинам «АЛДИ-сервис» оказывает услуги по доставке заказов покупателям.
Ранее учет на предприятии велся с использованием различных информационных систем и электронных таблиц. Это не позволяло оперативно согласовывать договоры с ответственными лицами, производить поиск документов и формировать отчетность по документообороту компании. Возникали сложности при подготовке регламентированной отчетности. Руководство компании приняло решение о внедрении системы электронного документооборота. С целью автоматизации ведения документооборота на платформе «1С:Предприятие 8» мы обратились в компанию 1С:Первый БИТ. На выбор программы «1С:Документооборот 8» повлиял объемный функционал, предоставляющий широкие возможности для комфортной и удобной работы, а также обеспечивающий высокий уровень автоматизации. Она является универсальной и разработана с учетом требований, обусловленных построением основных бизнес-процессов.
Специалисты компании 1С:Первый БИТ выполнили инсталляцию ПП, произвели первоначальные настройки, ввод начальных остатков, перенос данных из предыдущих систем автоматизации, создание интерфейсов и наборов прав пользователей, провели обучение пользователей. Были автоматизированы следующие функции:
Учет и хранение документов:
• Учет и хранение входящих, исходящих и внутренних документов;
• Учет договоров;
• Учет персональных данных в соответствии со 152-ФЗ;
• Сканирование документов;
• Автоматическое заполнение документов по шаблонам;
- делопроизводство:
• Ведение номенклатуры дел;
• Ведение журнала передачи документов;
• Учет передачи дел в архив, уничтожение дел;
- Учет и контроль исполнения поручений:
• Использование типовых и составных бизнес-процессов обработки входящих, исходящих и внутренних документов;
• Использование шаблонов бизнес-процессов;
• Сложное согласование документов;
• Уведомление о задачах по электронной почте;
- Учет рабочего времени:
• Учет затрат рабочего времени сотрудников;
- Настройки программы:
• Хранение файлов в томах на диске;
• Хранение и контроль версий;

В результате проведенных работ достигнуты следующие показатели:
- повышение эффективности работы сотрудников компании;
- ускорение процесса согласования договоров ответственными лицами;
- укрепление исполнительской дисциплины за счет регламентации процессов согласования и исполнения документов;
- сократилось время поиска необходимой информации.
Количество автоматизированных рабочих мест: 70.
В результате внедрения системы «1С:Документооборот 8» предприятие получило комплексное решение по автоматизации учета и хранения документов, взаимодействию сотрудников. Выполненные 1С:Первый БИТ работы по автоматизации учета на базе «1С: Документооборот 8» оцениваем положительно и планируем дальнейшее сотрудничество. Программа сопровождается в рамках информационно-технологического сопровождения (ИТС)".