Оптимизация системы внутреннего документооборота в компании ЗАО "Завод Энерго-Строительных Конструкций" с последующей автоматизацией на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП»

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ

Описание

ЗАО «Завод Энерго-Строительных Конструкций» (ЗАО «Завод ЭСКОН»), специализируется на оказании услуг по горячему цинкованию и изготовлению металлоконструкций для отрасли электроэнергетики. Численность сотрудников компании более 500 человек. Действует с июня 2012 года.

Основным фактором для внедрения системы электронного документооборота (СЭД) послужил значительный объем бумажных документов, непрозрачность движения документов, потери времени на согласование документов в бумажном виде.

В качестве Исполнителя была выбрана компания ВЦ СофтСервис.
В рамках проекта внедрения СЭД перед сотрудниками ВЦ СофтСервис были поставлены следующие задачи:
- обеспечить контроль над документами;
- обеспечить рациональное использование времени;
- обеспечить прозрачность процессов.

Были определены наиболее важные процессы документооборота, которые вошли в рамки проекта: входящие-исходящие письма, служебные записки (12 видов), договор на услуги горячего цинкования, договор на изготовление металлоконструкций (с сопутствующими к договорам документами: спецификации, дополнительные соглашения, протоколы разногласий).

Работы по оптимизации документооборота были разбиты на этапы:
1. Выполнение консалтинговых работ.
2. Конфигурирование системы, настройка прав доступа.
3. Разработка памяток пользователей.
4. Обучение пользователей и администратора системы.
5. Опытная эксплуатация.

Выполнена разработка методологии по учету документов «Входящее-исходящее письмо», «Служебная записка», «Договор на услуги горячего цинкования», «Договор на изготовление металлоконструкций». В методологии была выстроена модель существующих бизнес-процессов, адаптированных к работе через «1С: Документооборот 8 КОРП», с описанием схем движения документов, маршрутов согласования, основных действий с документами.

При разработке методологии было оптимизировано количество используемых бумажных бланков служебных записок путем замены их электронными документами. На данный момент методология используется сотрудниками компании в качестве основного регламента, регулирующего движение и обработку указанных выше документов.

Реализована схема автоматического переноса согласованных и утвержденных договоров сбыта из «1С:Документооборот 8 КОРП» в базу данных «1С:Управление производственным предприятием 8».

Проведено индивидуальное обучение работе в «1С:Документооборот 8 КОРП» более 50-ти пользователей, а также подготовка администратора системы электронного документооборота.

В результате выполнения проекта:
- все документы находятся в единой системе, утеря информации невозможна;
- в любой момент времени можно определить, где находится документ на данный момент, и в какой стадии готовности;
- исключена необходимость хранить копии документов в каждом отделе, участвующем в согласовании;
- сокращено время на передачу документов в процессе согласования (между подразделениями);
- с помощью отчетов по исполнительской дисциплине можно увидеть текущие задачи сотрудников, какие задачи просрочены, кто часто задерживает движение документа по процессу, то есть оценить эффективность работы отдельного сотрудника.

Выполнены следующие работы:

• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей

Отзыв клиента

Отзыв о внедрении системы документооборота
в компании ЗАО «Завод Энерго-Строительных Конструкций»
на базе программного продукта «1С:Документооборот 8.КОРП»

ЗАО «Завод ЭСКОН» - это одно из современных предприятий Челябинской области. Производство было создано в 2012 году буквально «с нуля». Первая очередь – это изготовление решетчатых опор ЛЭП, стоек контактной сети железнодорожных магистралей и горячее оцинкование металлоконструкций из давальческого сырья. Используемая технология уникальная, аналогов в России нет. Вторая очередь производства – это изготовление многогранных опор. Мощность предприятия – 40 тыс. тонн изделий в год. В структурных подразделениях компании трудятся более пятисот человек.

С развитием производства увеличился и объем рабочих документов. Чтобы этот поток стал управляемым и прозрачным, руководством компании было принято решение об отказе от традиционных бумажных архивов и переходе на электронный документооборот. Реализацию важной для работы предприятия задачи поручили давнему партнеру компании - ВЦ СофтСервис.

В результате совместной работы были определены наиболее важные процессы документооборота: входящие-исходящие письма, служебные записки (12 видов), договор на услуги горячего оцинкования, договор на изготовление металлоконструкций (с сопутствующими к договорам документами: спецификации, дополнительные соглашения, протоколы разногласий).

В рамках проекта специалистами ВЦ СофтСервис была разработана методология по учету документов «Входящее-исходящее письмо», «Служебная записка», «Договор на услуги горячего оцинкования», «Договор на изготовление металлоконструкций». В методологии была выстроена модель существующих бизнес-процессов, адаптированных к работе через «1С: Документооборот 8.КОРП», с описанием схем движения документов, маршрутов согласования, основных действий с документами.

При разработке методологии было оптимизировано количество используемых бумажных бланков служебных записок путем их замены электронными документами. Сегодня методология используется сотрудниками компании в качестве основного регламента, регулирующего движение и обработку перечисленных выше документов.

Для дальнейшей комфортной работы, было проведено индивидуальное обучение сотрудников ЗАО «Завод «ЭСКОН». Курс по основам работы в «1С:Документооборот 8. КОРП» прослушали 50 человек. Также специальную подготовку прошел администратор системы электронного документооборота.

В результате реализации проекта:
- все документы находятся в единой системе, потеря информации практически невозможна;
- в любой момент можно увидеть, на какой стадии готовности находится тот или иной документ;
- уменьшился бумажный архив – больше нет необходимости хранить копии документов в каждом отделе, участвовавшем в процедуре согласования;
- процесс согласования документов проходит более оперативно – время на передачу бумаг от одного подразделения к другому сократилось в разы;
- появилась возможность видеть эффективность работы каждого отдельного сотрудника – отчеты по исполнительской дисциплине отражают реальную рабочую картину: кто часто задерживает документы, какие задачи, стоящие перед работником, выполнены, а какие просрочены.

Мы пришли к прозрачной и логичной системе электронного документооборота. Учитывая ежедневные объемы документов, которые оформляются внутри нашей компании, - это очень важно. Море бумаг осталось в прошлом. Мы сэкономили не только пространство, отказавшись от хранения тысяч неактуальных копий документов, но и время. Процесс согласования документов проходит более оперативно и эффективно. Мы благодарим ВЦ СофтСервис за проделанную работу и рекомендуем эту компанию, как надежного и опытного партнера.