Комплексная автоматизация учета в ООО ПО "Химтэк"

Производственное объединение «Химтэк» является одним из крупных предприятий Ярославской области, работающим на рынке лакокрасочной продукции с 1995 года. Работая на рынке по производству ЛКМ более 20 лет, компания ПО «Химтэк» зарекомендовала себя в качестве надежного и проверенного партнера. Основными направлениями деятельности является производство и реализация лакокрасочных материалов по всей России для предприятий военно-промышленного и нефтегазового комплекса, атомной промышленности, машиностроительной отрасли, железнодорожной техники, судостроения и заводов металлоконструкций. Наша компания располагает собственной производственной базой, складскими комплексами с отапливаемыми помещениями, грузоподъемными механизмами, подъездными ж/д путями, а также квалифицированными специалистами. На сегодняшний день предприятие располагает собственным парком транспортных средств, полностью оборудованных и отвечающих всем требованиям, необходимым для перевозки опасных и легко воспламеняющихся грузов, что позволяет не только обеспечить своевременную и качественную доставку товаров нашим покупателям, но и оказывать транспортные услуги любым заказчикам.

Учет всех операций ведется в 1С:Комплексная автоматизация, ред.1.1. Этот программный продукт позволяет учесть множество наших запросов и потребностей. За счет своей универсальности он позволяет настраивать различные процессы компании под себя. Что мы и сделали с помощью специалистов компании «Ярософт».

Что у нас было. Порядок работы у нас такой, что менеджеры, которые общаются с клиентами, имеют возможность выписывать в базе только коммерческие предложения, остальные документы отгрузки делают сотрудники бухгалтерии и клиентский сервис. К процессу продажи подключается юрист, который может разрешить или не разрешить отгрузку. Он стыкует условия сотрудничества, указанные в договоре, с планируемой реализацией. Менеджер не знал, когда прошла оплата от клиента, для этого ему приходилось каждый раз строить отчет и проверять наличие поступлений. Если платеж прошел, он запускал процесс отгрузки. Для этого вручную заполнял лист отгрузки с основной информацией по заказу (куда везти, что везти, как везти, кто везет, за чей счет везти и т.д.). Лист отправлялся в бухгалтерию, где формировались отгрузочные документы, далее склад должен был по ним собрать заказ и отправить.

Основные проблемы. Ручное заполнение листа отгрузки – лишняя бумажная работа, не было точно известно был ли этот лист, когда он был передан, склад мог что-то пропустить, не увидеть, слишком много бумажек.

Что было сделано. С помощью механизма бизнес-процессов был разработан шаблон бизнес-процесса отгрузки заказа. Создана электронная версия листа отгрузки, который заполнялся из первичных данных системы, менеджер лишь галочками отмечал нужные параметры. На каждом этапе отгрузки появились точки контроля, на них проверялось наличие нужных документов и согласие ответственных сотрудников. Одной из точек контроля стал юрист. Документы не пойдут дальше по цепочке, пока он не даст разрешение, либо вернет их сотруднику для изменения. Также ему добавили механизм печати договора по шаблону. Система оповещает ответственного сотрудника о перемещении документа на его этап.

Что получили:

• Уменьшилось количество бумаг.
• Формализован процесс взаимодействия между отделами.
• Экономия времени за счет автоматического заполнения листа отгрузки.
• Уменьшено время простоя за счет оповещения сотрудников, необходимость ходить из отдела в отдел пропала.
• Появились контрольные точки прохождения отгрузки, уменьшилось количество конфликтных ситуаций между сотрудниками.

В итоге, доработки, сделанные в программе специалистами «Ярософт», сильно облегчили нам жизнь и позволили развиваться дальше.