Учреждение образования "Белорусская государственная академия искусств"
Беларусь, г Минск, Июнь 2013
Вариант работы: Файловый
Общее число автоматизированных рабочих мест: 1
Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 1
Автоматизация учета взаиморасчетов со студентами в Академии искусств
УО "Белорусская государственная академия искусств" - ведущий центр подготовки молодых творческих кадров театра, кино и телевидения, изобразительных искусств и дизайна. Академия искусств определяет тенденции развития национального искусства Беларуси, стимулирует динамику творческой жизни страны. Деятельность Академии способствует расширению и углублению международного культурного сотрудничества Республики Беларусь, развитию актуальных аспектов международных отношений.
Сегодня в структуру Академии входят 5 факультетов: театральный, художественный, дизайна и декоративно-прикладного искусства, экранных искусств, повышения квалификации и переподготовки кадров. На них учатся более 1 000 студентов – как граждане Беларуси, так и граждане других стран.
Как мы пришли к автоматизации:
Программный продукт, который использовался в Академии для автоматизации учета взаиморасчетов со студентами по договорам на оказание платных образовательных услуг, являлся неудобным для использования и не справлялся с поставленными задачами. На ввод первичной информации по студентам уходило до 3 рабочих дней, приходилось дублировать информацию в разных информационных базах данных, на создание и формирование договора на оказание платных услуг уходило до 1 часа на каждого студента.
Встал вопрос о внедрении современного программного обеспечения, за помощью мы обратились к разработчикам 1С.
Как все происходило:
Переведены на 1С участки по взаиморасчетам со студентами всех форм обучения (за счет средств бюджета, на платной основе). Произведены все необходимые мероприятия по настройке программного обеспечения и обучению пользователей работе с ним. Созданы макеты печати договоров на оказание платных образовательных услуг – более 5 видов документов. Настроен механизм по вводу информации по абитуриентам во время приемной кампании, создается более 300 записей в документе по вводу студентов.
Результат:
-
Ежемесячно обрабатывается более 500 платежей от физических лиц, интегрировано взаимодействие с автоматизированной информационной системой единого расчетного и информационного пространства (АИС ЕРИП).
-
В 3 раза сократилось время на первичный ввод данных о студентах, благодаря настраиваемому механизму массового зачисления и перевода студентов и исключению дублирования информации.
-
В считанные минуты можно получать информацию о задолженности по оплате обязательств по договорам и автоматически рассчитанной пене.
Автоматизированы следующие функции:
- Расчеты с контрагентами
- Регламентированная отчетность
Сопровождение:
- Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Описание
Использовавшийся в учреждении образования "Белорусская государственная академия искусств" программный продукт для учета взаиморасчетов по договорам на платное обучение не справлялся с учетными задачами. Выбор в пользу оригинальной конфигурации "ИС:Управление бюджетным учреждением 8" модуль "Платное обучение" был сделан на основании демонстрации функциональных возможностей программного обеспечения.
В процессе внедрения были выполнены работы по переносу первоначальных сведений о студентах, факультетах, специальностях, сальдо задолженности студентов по договорам на платное обучение, а также осуществлен перенос и сверка оборотов по платежам.
В результате внедрения автоматизирована работа с документами:
- по начислению и приему оплаты за обучение,
- отражению доходов,
- формирование сводной отчетности.
Автоматизирован процесс передачи данных в автоматизированную информационную система единого расчетного и информационного пространства РБ (АИС ЕРИП).
Выполнены следующие работы:
- Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Продажа выбранных программных продуктов
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Отзыв клиента
Учреждение образования «Белорусская государственная академия искусств» (далее – Академия) – с 1945 года занимается подготовкой специалистов в области театрального, изобразительного, декоративно-прикладного, кино-, телеискусства и других видов экранных искусств и дизайна.
Использовавшийся в Академии программный продукт, для автоматизации учета взаиморасчетов со студентами по договорам на оказание платных образовательных услуг, являлся неудобным для использования и не справлялся с поставленными задачами, что вызвало необходимость внедрения современных решений.
На выбор программного обеспечения «ИС: Управление бюджетным учреждением 8» компании «Интеллектуальные системы» (далее – ПО) повлияло то, что оно разработано на базе современной платформы «1С:Предприятие 8», и это оригинальная разработка только для бюджетных учреждений Республики Беларусь.
Внедрение ПО позволило значительно сократить время на обработку учетно-аналитической информации, снизить объем документооборота, оперативно получать информацию о задолженности по оплате обязательств по договорам и автоматически рассчитанной пене.
Внедрение ПО в Академии проходило на основании заключенного договора на оказание услуг. На внедрение потребовалось 2 месяца.
С 19.06.2013 ПО введено в эксплуатацию, заключен договор на дальнейшее сопровождение, в рамках которого мы регулярно получаем обновление конфигурации и консультации по «горячей линии».
Хотим отметить, что в рамках сопровождения ЗАО «Интеллектуальные системы» своевременно обновляет и дорабатывает программное обеспечение по мере изменения законодательства Республики Беларусь, а также учитывает наши пожелания и замечания. Система менеджмента качества компании сертифицирована на соответствие стандарту СТБ ISO 9001, что подтверждает высокий уровень оказываемых нам услуг.
