Санкт-Петербургский «Атомэнергопроект» с помощью ITLand автоматизировал проектное управление, внедрив ERP-систему «1С:Управление проектной организацией»

Компания ITLand модернизировала учет и выполнила комплексную автоматизацию проектного управления ОАО «СПбАЭП» на базе ERP-системы «1С:Управление проектной организацией». В результате у компании появилась возможность автоматического распределения затрат по проектам, ускорилась подготовка отчетности и повысилась ее точность при одновременном снижении затрат на ведение проектов.

Санкт-Петербургский научно-исследовательский и проектно-конструкторский институт «АТОМЭНЕРГОПРОЕКТ» (ОАО «СПбАЭП») – единственная в России компания, осуществляющая проектирование АЭС с различными типами ядерных реакторов: ВВЭР (водо-водяной энергетический реактор), БН (реактор на быстрых нейтронах) и РБМК (реактор большой мощности канальный), а также объекты тепловой энергетики.
Проектный институт был создан 1 сентября 1929 года. С его участием в России и за рубежом построено и введено в эксплуатацию 118 электростанций, в том числе 18 АЭС. География проектов, многие из которых уникальны – 19 стран мира. В настоящее время институт входит в состав Госкорпорации «Росатом». Более тысячи специалистов ОАО «СПбАЭП» помимо проектирования АЭС и других энергетических объектов отрасли занимаются оказанием инжиниринговых услуг и поставкой оборудования для строительства АЭС.
При таком объеме, технологической и управленческой сложности проектов трудно обеспечить сбор всех необходимых данных и оперативную подготовку отчетности. Поэтому ранее для распределения и учета затрат и заработной платы по проектам, а также актуализации управленческой отчетности расходовались значительные трудовые ресурсы. Кроме того, из-за работы в пяти различных учетных системах, а также из-за методологических различий в учетных политиках подразделений СПбАЭП возникало дублирование данных, появлялись ошибки.
В связи с этим руководство института приняло решение перевести все учетные операции в новую, унифицированную систему, которая позволит комплексно автоматизировать управление проектами, договорными отношениями с контрагентами, а также бухгалтерским, налоговым и финансовым учетом и отчетностью. Основными критериями, по которым предпочтение было отдано решению «1С:Управление проектной организацией», стали:
• Комплексный функционал, включая развитый финансово-экономический блок с проектным бюджетированием и казначейством;
• Возможность автоматизации подготовки регламентированной и управленческой отчетности;
• Архитектура, позволяющая быстро делать доработки (продукт разработан на платформе «1С:Предприятие», благодаря которой можно быстро вносить изменения в базовый функционал, развивать информационную систему, а также интегрировать ее с другими продуктами фирмы «1С»);
• Десятки успешных внедрений в проектных институтах и других отраслевых предприятиях;
• Рекомендации Госкорпорации «Росатом», предприятием которой является институт.
В июне 2011 года стартовал проект внедрения ERP-системы «1С:Управление проектной организацией» в ОАО «СПбАЭП». Для достижения главной цели проекта – повышение эффективности процессов по управлению проектами, контрактами, заказами и договорами – было запланировано:
• Устранить дублирующий ввод данных;
• Комплексно автоматизировать управление договорным блоком, проектным бюджетированием, диспетчеризацией проектов, блоком бухгалтерии;
• Обеспечить расчет себестоимости в соответствии с учетной политикой Госкорпорации «Росатом»;
• Оптимизировать бизнес-процессы и автоматизировать формирование отчетности применительно к функциональным особенностям Госкорпорации «Росатом» (ЕПС, ВГО и т.д.), реализацией положения ПБУ 2/2008.
Все эти задачи были выполнены. В ноябре 2011 года ERP-система «1С:Управление проектной организацией» была переведена в опытную эксплуатацию, а после необходимых по ее результатам доработок в августе 2012 года сдана в промышленную эксплуатацию.
В рамках проекта по автоматизации управления ОАО «СПбАЭП» эксперты ITLand в сотрудничестве с представителями проектного института выполнили аудит бизнес-процессов и их оптимизацию. В частности, были произведены следующие методологические улучшения:
1. Данные по периодам объединили в единый цикл планирования и учета;
2. Оптимизировали бизнес-процесс работы с договорами и документами (формирование и проведение документов по отделам);
3. Выявили 4 типа договоров для определения себестоимости и «признания доходов» по ПБУ 2/2008 (ранее, в связи со специфичными бизнес-процессами ОАО «СПбАЭП», часть учетных данных нельзя было разделить по проектам с сохранением корректности бухгалтерского и налогового учета);
4. Выполнили доработку методологии по привязке финансово-экономической деятельности к проектам;
5. Проверили на соответствие нормам проектного управления все основные виды учета;
6. Реализовали возможность ведения сложного учета НДС;
7. Разработали необходимый комплект форм, документов, отчетов.
Внедрение ERP-системы позволило автоматизировать большинство операций, связанных с управлением заказами, проектами, ресурсами и финансами. В том числе:
1. Доработана конфигурация в соответствии с потребностями конечных пользователей;
2. Создан механизм «Распределение затрат» для устранения ручного ввода данных. Теперь затраты по проектам распределяются автоматически, в соответствии с выбранным типом договора (и «привязанной» к нему базе распределения) по различным направлениям деятельности;
3. Подключен «платежный календарь» для оперативного управления платежами по проектам;
4. Автоматизирована схема ввода документов, единая для всех служб проектного института;
5. Минимизирован ручной ввод данных, необходимых для автоматической подготовки отчетов;
6. Ведение реестра проектов, управление портфелем проектов, планирование и выполнение этапов, актирование работ собственными силами и с субподрядчиками, а также другие функции проектного управления были автоматизированы в тесной интеграции с автоматизацией учета, документов и подготовки отчетности.
Всего в рамках проекта было автоматизировано 40 рабочих мест в следующих отделах ОАО «СПбАЭП»:
• Договорной отдел;
• Плановые службы;
• Финансовые службы;
• Снабжение;
• Бухгалтерия.
Кроме того, во время внедрения ERP-системы в течение года до ее сдачи в промышленную эксплуатацию специалисты ITLand помогали сотрудникам заказчика в подготовке ежемесячной, квартальной и годовой отчетности по РСБУ, с учетом изменений в законодательстве и отражении их в релизах.
Руководство ОАО «СПбАЭП» отмечает, что выбранное IT-решение оправдало ожидания, и помогло достичь цели, поставленные на данном этапе развития информационной системы проектного института. ERP-система помогла создать пути обмена информацией между отделами, связать их воедино. Теперь все данные вводятся однократно и доступны полномочным лицам в виде удобных отчетов. Автоматические оповещения не дают «дремать» на всех уровнях управления, любые изменения видны незамедлительно. Помимо проектного бюджетирования, внедренная система автоматизировала списание затрат по проектам, расчет себестоимости в разрезе этапов договоров, множество других важных аналитик. Был разделен бухгалтерский и управленческий финансовый учет, причем без вреда и даже с пользой для подготовки регламентированной бухгалтерской и налоговой отчетности. Был получен хороший инструмент для быстрого и наглядного мониторинга всех ключевых показателей своей деятельности. Эффективность управления проектным институтом выросла, как и планировалось.
В настоящее время «1С:Управление проектной организацией» находится на технической поддержке.