Автоматизация учета документов в туристической компании "BBH Investments" на базе ПП "1С:Документооборот ПРОФ"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Латвия
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Компания BBH Investments – многопрофильное предприятия, основными видами деятельности которого, является оказание гостиничных услуг, услуг SPA и сдача в аренду недвижимого имущества.
До внедрения "1С:Документооборот" все входящие, исходящие и внутренние документы регистрировались в Excel. Документы хранились только в печатном виде, что крайне затрудняло их поиск. Так же была проблема согласования документов, которое осуществлялось в бумажном виде (подписи на копии документов), что требовало дополнительных трудозатрат со стороны Office менеджера.

Для решение вышеописанных проблем, функционально полностью подходит решение "1С:Документооборот", которое и было предложено клиенту.
В ходе проекта были проведены следующие работы:
- установка системы на 50 пользователей;
- обучение работе с системой;
- проектирование прав пользователей;
- проектирование прочих классификаторов (структура предприятия, виды документов);
- осуществлена локализация системы для Латвийской республики;
- интегрирован e-mail клиент;
- подключены 2 сканера для сканирования документов;
- автоматизированы следующие процессы:
1) регистрация и хранение документов в системе
2) автоматизирован процесс рассмотрения документов
3) автоматизирован процесс согласования исходящих договоров

В результате внедрения системы "1С:Документооборот" предприятие получило:
- многократное ускорение согласования документов, а так же контроль согласования;
- практически мгновенный поиск любого документа и ссылок на него, благодаря инструментарию “Полнотекстовый поиск”;
- контроль и упорядочивание подготовки и согласования договоров клиентам внутри компании;
- снижение нагрузи на офис-менеджера компании (отпала необходимость копирования документов и их физической доставке ответственным персонам, отпала необходимость поиска физических документов).

Система передана в промышленную эксплуатацию клиенту. Заключен договор на обслуживание. Оформлена льготная подписка ИТС. Существенных доработок системы не планируется.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика