Автоматизация работы с внутренними документами в Московском филиале ОАО "ДСК "АВТОБАН" на базе ПП "1С:Документооборот ПРОФ"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru

Описание

Московский филиал ОАО "ДСК "АВТОБАН", расположенный в г. Серпухов, является одним из крупных производственных подразделений ДСК "АВТОБАН".В числе крупных объектов филиала – реконструкция федеральной автодороги М-3 «Украина» на участке 37-51км в Московской области, строительство автодороги М-4 «Дон» на участке 330-355км в Липецкой области, реконструкция автодороги М-4 «Дон» на участке 1197-1240км в Краснодарском крае, строительство подхода к г. Жуковский от автодороги М-5 «Урал» в Московской области.

Основные задачи, которые ставились Заказчиком перед внедрением СЭД:
- обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности организации на всех уровнях;
- поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;
- исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии;
- протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности);
- оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
После проведения экспресс-обследования предприятия было принято решение строить СЭД на базе ПП "1С:Документооборот ПРОФ" (т.к. функционала вполне достаточно для реализации заявленных требований).

Были проведены следующие работы:
- разработаны классификаторы (виды документов, грифы доступа, категории и т.д);
- оптимизированы бизнес-процессы;
- разработаны должностные инструкции персонала;
- проведено разграничение прав доступа;
- проведено обучение пользователей на местах.
В результате были автоматизированы следующие процессы:
- работа с внутренними документами;
- работа с файлами;
- работа с договорами (автоматизирован полный жизненный цикл);
- ведение архива;
- настроена работа с электронной почтой.

В дальнейшем планируется автоматизировать работу с входящими и исходящими документами, а также завершить автоматизацию контроля исполнительской дисциплины.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Создание Московского филиала было связано с началом работ по реконструкции автодороги М-3 «Украина» на участке км 37 – км 51. Это был первый объект, на котором ОАО «ДСК «АВТОБАН» осуществляла функции генподрядчика.
В настоящее время филиал участвует в программе модернизации Московского транспортного узла: строительство обхода г. Орехово-Зуево (в рамках модернизации Московского Большого кольца), строительство автодороги М-8 «Холмогоры» на обходе пос. Тарасовка, строительство двухуровневых транспортных развязок на новом выходе на МКАД с федеральной автомобильной дороги М-1 "Беларусь". На сегодняшний день управление филиала находится в г. Серпухов Московской области. Техническая оснащенность и высокий профессионализм сотрудников предприятия позволяют выполнять полный комплекс работ по строительству, реконструкции и ремонту автомобильных дорог любых технических категорий.
В 2012 г. руководством организации было принято решение о построении системы электронного документооборота (СЭД). За консультаций в выборе продукта мы обратились к специалистам компании «Альфа-Сервис», с которыми имеем многолетний положительный опыт работы. По результатам анализа наших потребностей, был выбран программный продукт «1С:Документооборот ПРОФ».
Внедрение «1С:Документооборот ПРОФ» позволило получить следующие результаты:
• сокращение оборота внутренних бумажных документов на предприятии, что приводит к снижению временных и иных издержек;
• улучшение оперативности и качества управленческих решений;
• возможность получения ответственными сотрудниками компании самой актуальной информации по интересующим их проектам и документам.
В дальнейшем планируем завершить автоматизацию системы контроля исполнительской дисциплины и внесения в систему уникальных составных и комплексных процессов.