Внедрение программного решения "1С:Документооборот государственного учреждения 8 " в Городском Собрании Сочи
Городское Собрание Сочи
Городское Собрание Сочи направляет информацию о проделанной работе специалистами ООО «Альфа-Софт Трейд» в рамках муниципального контракта № 19-04/07 от 29.01.2018г. по сопровождению программного продукта «1С:Предприятие 8.3.‚ конфигурация 1С:Документооборот государственного учреждения, редакция 2.1» (далее 1С: ДГУ).
Задачи:
-
Сократить сроки на сбор и обработку обращений граждан согласно Приказу Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации (Минкомсвязи России) от 2 сентября 2011 г. N221 г. Москва
-
Автоматизировать единую систему электронного документооборота
-
Сократить долю ручного труда, снизить риск «человеческого фактора» (потеря документов, невыполнение поручений)
Что сделали:
-
на основе проведенного опроса среди ключевых сотрудников выяснили «узкие» места в делопроизводстве учреждения
-
произвели установку конфигурации 1С:ДГУ
-
произвели первичные настройки
-
оптимизировали базу данных для максимального быстродействия
-
провели обучение персонала
Результаты:
-
автоматизировано более 20 рабочих мест
-
работы с обращениями граждан переведены в 1С:ДГУ на 100%
-
налажена структура контроля исполнения задач
-
более 80% документов переведены на учет и хранение в 1С:ДГУ
-
минимизирован ручной труд и риск «человеческого фактора»
-
настроена работа со встроенной почтой
-
все мероприятия в учреждении проводятся с помощью 1С:ДГУ
-
с 2018 года полностью перевели работу всех ключевых сотрудников на работу в 1С:ДГУ
Автоматизированы следующие функции:
- Ведение номенклатуры дел
- Делопроизводство
- Работа с обращениями граждан
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
Сопровождение:
- Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
- Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
- Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
- По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
- Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
- Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
- Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
- Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
- Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Описание
Городское Собрание Сочи в своей работе предъявляет строгие требования к ведению документации в организации. Штат достаточно большой, что затрудняет отслеживание статусов выданных сотрудникам поручений. Для упрощения работы с документами в бухгалтерии и отделе договоров было принято решение об автоматизации некоторых процессов по учету и хранению документов.
При выборе программного продукта организацией предпочтение отдавалось простым и интуитивно понятным в использовании решениям, также учитывался набор функциональных возможностей. Наиболее оптимальным вариантом для пользователя оказался ПП "1С:Документооборот государственного учреждения 8". Особый акцент при рекомендации клиенту "1С:Документооборот государственного учреждения 8" был сделан на сопровождении: возможности оперативного реагирования на вопросы пользователей при работе с продуктом.
Типовой функционал продукта был внедрен без каких-либо дополнительных доработок. Была оказана помощь в подготовке регламентирующих документов: положения об электронном документообороте, политики безопасности. Совместными силами с заказчиком подготовлено описание бизнес-процессов по работе с документами.
Программный продукт "1С:Документооборот государственного учреждения 8" помог в решении поставленных задач, руководство получило удобный инструмент для работы с документами, договорами и поручениями.
Система передана в промышленную эксплуатацию, планируется внедрение системы в другие отделы.
Выполнены следующие работы:
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика