Автоматизация документооборота в ОАО "Сибстройсервис"

Отзыв клиента

Автоматизированы следующие функции:

  • Документооборот (ECM)
    • Делопроизводство
    • Учет и контроль исполнения поручений
    • Учет и хранение документов
  • Управление бизнес-процессами и ИТ-процессами
    • Автоматизация бизнес-процессов

Сопровождение:

Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
Оформлен платный договор 1С:ИТС
Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС

Описание

ОАО «Сибстройсервис» - строительная компания, работающая в отрасли с 1992 года. За время существования строительной организации введено в эксплуатацию более 374 865 м2 объектов жилья и соцкультбыта.

Руководство компании ОАО «Сибстройсервис» приняло решение об автоматизации документооборота на предприятии. Был выбран модульный метод внедрения. В приоритет была поставлена автоматизация контроля задач, а так же архива и обработки входящей/исходящей корреспонденции. Были изучены виды и шаблоны документов, их дополнительные параметры. Так же рассмотрены бизнесс-процессы подачи заявок на материалы и транспорт для строек. Для автоматизации требуемого функционала была выбрана система 1С:Документооборот 8 КОРП.

Сотрудниками ДИО-Консалт был произведен анализ видов и шаблонов входящей/исходящей корреспонденции, а так же бизнес-процесса подачи заявок начальниками участков на материалы и транспорт. По результатам был предложен комплекс настроек системы и справочников, так же небольшие доработки типовой конфигурации «1С:Документооборот 8 КОРП». В результате внедрения «1С: Документооборот 8 КОРП» на базе нашего предприятия специалистами ООО «ДИО-Консалт» было выполнено:
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе документооборота
• Планирование этапов работ
• Установка, настройка базы, веб-сервера
• Создание пользователей и наборов их прав
• Техническая реализация особенностей корреспонденции и ее свойств
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
• Заполнения основных справочников
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Подготовка инструкций для пользователей по ролям
• Обучение в офисе заказчика

Автоматизированы следующие функции:
• Электронный архив входящей и исходящей корреспонденции, ее обработка, согласование
• Контроль задач, архив документации по папкам отделов и пользователей с персональными настройками прав доступа
• Автоматизация процессов подачи заявок начальниками участков на материалы и транспорт

Для оптимальной информатизации процесса был предложен комплекс мер и доработок типовой конфигурации. Доработки требовались незначительные, большинство необходимых функций уже присутствовало в типовой версии. В результате были полностью упразднены бумажные версии заявок, ранее начальникам участков приходилось выезжать в офис для их утверждения, теперь благодаря единому электронному документообороту, специалисты затрачивают значительно меньше времени на ненужные передвижения. Проведено обучение персонала, подготовлена инструкция для каждой из ролей пользователей в процессах. Этап внедрения сдан в промышленную эксплуатацию

На данный момент специалистами ООО «ДИО-Консалт» осуществляется консультирование наших пользователей в рамках договора сопровождения.
Руководители компании довольны результатами проделанной работы, значительно усовершенствовался и ускорился процесс отработки корреспонденции. А так же стало гораздо удобнее работать совместно отделу закупок и маркетинга и начальникам участка, выезды в офис существенно сократились, что позволило уделить большее время другим производственным задачам. Сотрудникам отдела закупок теперь не составляет труда консолидировать заявки в единой системе, так же удобно организован поиск прошлых документов.

Количество автоматизированных рабочих мест: 25 (двадцать пять).
Передачи системы в эксплуатацию: Ноябрь 2014 г.

Выполнены следующие работы:

Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
Продажа выбранных программных продуктов
Доставка программных продуктов в офис заказчика
Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
Обучение в группе в офисе заказчика
Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования

Работы по адаптации типового решения:

Адаптация типовой конфигурации практически не требовалась. Методами типового функционала были настроены входящие и исходящие документы, структура папок файлов и внутренних документов.
Доработка потребовалась в вопросе архивации заявок на транспорт и материалы (запускается автоматическая регламентная операция для создания папки для определенного периода и перемещения соотвествующих документов в нее), а так же автоматическое формирование наименования документа по форме вид-ФИО составителя-дата

Внедрение

ОАО "Сибстройсервис"

Общая численность компании: 440

Тюмень, Ноябрь 2014

Вариант работы: Файловый

Общее число автоматизированных рабочих мест: 25

Количество одновременно работающих клиентов