Автоматизация оперативного учета в ООО «Инвестиционно-торговая компания «Диалог»

ИТК "Диалог" является признанным на российском рынке лидером в области оптовых и розничных продаж мужской одежды. В ассортименте компании - костюмы, рубашки, сорочки, брюки, галстуки, верхняя мужская одежда, шарфы, аксессуары и другие товары собственных торговых марок GREG HORMAN и ALFRED MULLER. Предприятие занимается разработкой коллекций, размещением заказов на производство и реализацией продукции через пять фирменных магазинов и  франчайзинговую сеть, включающую сегодня более 20 партнеров.

Ежемесячно наше предприятие выполняет порядка 500 заказов на оптовые поставки товара. Через распределительный склад компании ежедневно проходят не менее 2000 единиц товара. При этом обрабатывается около 30 сопроводительных документов, каждый из которых может включать несколько сотен номенклатурных позиций.

Для управления товарными запасами и своевременного выполнения заказов покупателей предприятию необходим оперативный обмен данными между департаментами закупок, продаж, складом и бухгалтерией. Значительные объемы товара компания реализует по договорам комиссии, для этого требуется надежный контроль за взаиморасчетами с комиссионерами. Кроме того, компания регулярно проводит маркетинговые акции с использованием гибкой системой скидок. Чтобы избегать убыточных продаж - нужно контролировать правильность и обоснованность предоставления скидок покупателям.

Ранее у нас в компании использовались разрозненные информационные системы. Одни и те же сведения приходилось по нескольку раз вручную вносить в различные базы данных. Работа департамента закупок не была автоматизирована. Департаменты закупок и продаж не получали актуальных данных о складских остатках. На складе возникали ситуации, когда по ошибке был оприходован или списан не тот товар, а по результатам инвентаризации выявлялись излишки и недостачи. Для анализа затрат использовались электронные таблицы, не было возможности точно рассчитать себестоимость товара. Скидки нашим клиентам мы рассчитывали вручную.

Руководство решило пересмотреть порядок взаимодействия департаментов и внедрить информационную систему, которая позволила бы наладить обмен данными между ними, повысить качество планирования деятельности, усилить контроль за предоставлением скидок и взаиморасчетами с заказчиками, а также оперативно формировать отчеты для анализа закупок, продаж и прибыли компании.  Также требовалось настроить обмен данными с "1С:Бухгалтерией 8" и собственной системой складского учета, использующейся в компании.

Для решения поставленных задач была выбрана система "1С:Управление торговлей 8". Партнером по внедрению стала компания "Аксиома-Софт".

Что мы получили в результате внедрения:

Интеграция системы с программами бухгалтерского и складского учета ускорила обмен данными между подразделениями: специалисты отделов закупок и продаж всегда точно знают, сколько товара осталось на складе, менеджеры оперативно контролируют своевременность поступления оплат от комиссионеров, выполнение заказов ускорилось, данные первичных документов поступают в бухгалтерию вовремя. Руководство в режиме реального времени получает необходимую управленческую отчетность. При этом количество ручной работы по вводу учетных данных сократилось настолько, что компания смогла отказаться от нескольких штатных единиц и уменьшить, тем самым, расходы на оплату труда.

Принципиально улучшена система планирования закупок и продаж. Требуемый объем закупок рассчитывается теперь автоматически, с учетом текущих складских остатков, сезонности, отложенного спроса и прогноза продаж. Компания смогла обеспечить постоянное наличие на складе широкого ассортимента продукции, востребованной покупателями. При этом удалось справиться с проблемой пересортицы и недостач, минимизировать риски накопления неликвидного товара. Срок оборачиваемости товаров увеличился на 16%.

Появилась возможность учета предварительных заказов, что позволяет оперативно отслеживать потребности клиентов и планировать продажи. Покупателям больше не нужно ждать, когда компания закажет и отгрузит необходимый им товар. Они заранее планируют закупки и могут быть уверены в том, что в нужное время товар окажется в их торговой точке. Лояльность клиентов и партнеров возросла. Уже в первые месяцы использования новой системы компания смогла увеличить прибыль более чем на 5% и начать расширение франчайзинговой сети - за два месяца работы к ней присоединились  два новых партнера.

Повысилась точность расчета себестоимости товара. Усилен контроль за предоставлением скидок покупателям. При обработке входящего заказа автоматически рассчитывается его себестоимость и цена реализации, указывается размер максимально допустимой для клиента скидки. Это исключает ошибки  менеджеров при выборе скидок и помогает избежать убыточных продаж.

«В результате проекта, выполненного нашим партнером - ООО "Аксиома-софт", мы получили возможность объективно оценивать "картину боя" и оперативно принимать взвешенные решения. Мы приобрели современный, гораздо более эффективный механизм управления ресурсами (клиенты, сотрудники, товары, денежные средства). Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация части рутинных операций позволила нам существенно сэкономить драгоценное время продакт- и сейлз-менеджеров, уделить больше внимания собственно продажам и развитию отношений с клиентами и поставщиками и вывести эти отношения на качественно новый уровень»