Автоматизация документооборота в компании "Магистраль северной столицы" с помощью "1С:Документооборот 8 КОРП"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Одной из основных причин необходимости внедрения электронного документооборота послужила значительная трудоемкость и низкий уровень оперативности существующего согласования внутренних и внешних документов. При этом была поставлена главная цель – оптимизировать процесс согласования и уменьшить время согласования нескольких видов документов: договоров, дополнительных соглашений, счетов и актов.
Компания «УльтраСофт» была выбрана по результатам конкурса, благодаря наиболее удачному предложению по соотношению цена\сроки, а также достаточного опыта в автоматизируемой области.

В результате внедрения решения «1С:Документооборот 8 КОРП» была полностью автоматизирована система согласований входящей, исходящей (договора, счета и пр.) и внутренней документации, что позволило значительно сократить сроки работы со всем спектром используемых документов и, тем самым, существенно повысить качество работы сотрудников компании "МСС".

В январе 2013 года Система была сдана в промышленную эксплуатацию, практически сразу же была выявлена необходимость ее модификации в соответствии с текущими потребностями компании "МСС". Завершенная в марте 2013 года модификация включала следующие мероприятия:
• создание индивидуальных карточек нескольких видов документов (Договор, Дополнительное соглашение, Акт, Счёт, Доверенность, Приказ) с индивидуальными наборами дополнительных свойств;
• дополнение процессов согласования закрытыми перечнями согласующих лиц и альтернативных согласующих по видам документов;
• разработку шаблонов согласования с условиями;
• дополнение параметров договоров «Истечение срока договора» и «Даты платежей» с возможностью уведомления исполнителя за определённое время до наступления соответствующего события/возможностью составления отчёта по данным параметрам по всем договорам исполнителя;
• настройку прав пользователей.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

О внедрении системы автоматизации документооборота «1С:Документооборот 8 КОРП»

Генеральному директору
ООО «УльтраСофт автоматизация»
Самофаловой Е.А.

Уважаемая Елена Александровна!

Общество с ограниченной ответственностью «Магистраль северной столицы» (далее – «Общество») является победителем открытого конкурса на право заключения Соглашения о создании и эксплуатации на основании государственно-частного партнерства автомобильной дороги «Западный скоростной диаметр» (далее – «ЗСД»), в соответствии с которым осуществляет финансирование и организует строительство центрального участка ЗСД и последующую эксплуатацию ЗСД.
Общество с ограниченной ответственностью «УльтраСофт автоматизация» (далее – «УльтраСофт») было выбрано Обществом в качестве контрагента для внедрения программного обеспечения в целях внедрения автоматизированной системы электронного документооборота в Обществе и оказания услуг по дальнейшему сопровождению программного обеспечения по результатам конкурса, благодаря наиболее выгодному предложению в части соотношения цена/сроки, а также наличию достаточного опыта в области предоставления аналогичных услуг.
Одной из основных причин необходимости внедрения электронного документооборота послужила значительная трудоемкость и низкий уровень оперативности существующего согласования внутренних и внешних документов. При этом была поставлена главная цель – оптимизировать процесс согласования и уменьшить время согласования нескольких видов документов: договоров, дополнительных соглашений, счетов и актов.
В результате внедрения решения «1С:Документооборот 8 КОРП» (далее – «Система») была полностью автоматизирована система согласований входящей, исходящей (договора, счета и пр.) и внутренней документации, что позволило значительно сократить сроки работы со всем спектром используемых документов и, тем самым, существенно повысить качество работы сотрудников нашей компании.
В январе 2013 года Система была сдана в промышленную эксплуатацию, практически сразу же Обществом была выявлена необходимость модификации Системы в соответствии с потребностями Общества, завершенная в марте 2013 года и включавшая следующие мероприятия:
• создание индивидуальных карточек нескольких видов документов (Договор, Дополнительное соглашение, Акт, Счёт, Доверенность, Приказ…) с индивидуальными наборами дополнительных свойств;
• дополнение процессов согласования закрытыми перечнями согласующих лиц и альтернативных согласующих по видам документов;
• разработку шаблонов согласования с условиями;
• дополнение параметров договоров «Истечение срока договора» и «Даты платежей» с возможностью уведомления исполнителя за определённое время до наступления соответствующего события/возможностью составления отчёта по данным параметрам по всем договорам исполнителя;
• настройку прав пользователей.
На данный момент установленная Система регулярно обновляется посредством подписки на льготное информационно-техническое сопровождение 1С: ИТС:
• ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС ПРОФ на рабочее место пользователей;
• активно используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС;
• осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой «1С»;
• производится обновление платформы и типовых конфигураций «1С:Предприятие», диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий.
На данный момент общее число автоматизированных рабочих мест - 15; количество одновременно работающих клиентов - 15; количество справочников (настроенных и доработанных) - 10; количество вводимых документов в день - 30; среднее число строк в одном документе - 1; объем информационной базы (Мб) на момент описания - 2000.
На основе опыта сотрудничества с УльтраСофт мы можем оценить Систему и услуги УльтраСофт следующими оценками (по пятибалльной шкале): 1) соответствие потребностям Общества (с учётом модификации) – 5 баллов; 2) удобство работы с программой – 4 балла; 3) качество и срок оказания услуг УльтраСофт – 4 балла, а также рекомендовать Систему партнерам для использования данного программного продукта при автоматизации деятельности своих предприятий.

Генеральный директор А.Н. Бнатов