Оптимизация процесса согласования внутреннего документооборота в ООО "Восточная арматурная компания" с последующей автоматизацией на базе решения "1С:Документоборот 8 КОРП"

Отзыв клиента

ООО "Восточная арматурная компания"
Уфа, Июль 2013

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 56

Количество одновременно работающих клиентов
Тонкий клиент: 4

Производство компании ООО «ВАРК» сосредоточено на трех производственных площадках, включая производство, конструкторский отдел, ключевое производство продукции, аккредитованную и аттестованную лабораторию контроля качества, которые обеспечивают потребности проектов на территории Российской Федерации и поставляют продукцию в ЮАР и страны ближнего зарубежья. Ассортимент трубопроводной запорно регулирующей арматуры компании составляет более 3500 наименований, 14 товарных групп с самыми разнообразными параметрами, 20 сред применения с соответствующими материалами исполнения, чтобы удовлетворить требования и потребности проектов мирового уровня по надежности, технологичности, экономичности и безопасности для окружающей среды.  В 2012 году компанией было принято решение автоматизировать процессы оформления и согласования договоров с покупателями, а также ведения заказов на производство. Реализация проекта была доверена группе компаний «Софт-Сервис», одному из ведущих партнеров фирмы «1С» в регионе. На тот период мы получили следующие результаты проекта:

  • договоры с покупателями оформляются в информационной системе по единому шаблону;
  • сократилось время согласования договоров внутри предприятия;
  • сотрудники, имеющие необходимость и соответствующие полномочия, могут своевременно ознакомиться с результатами согласования договоров.

После завершения того проекта было еще много идей, которые мы реализовали за последние 2 года. Задачи больше касались внутренних процессов и составлении отчетности по сотрудникам/процессам/документам. Были внедрены индивидуальные доработки, которые помогли решить такие задачи, как:

  • регистрация входящих документов, вынесение резолюций; 
  • согласование и регистрация исходящих документов;
  • согласование и регистрация организационно-распорядительных документов; 
  • контроль исполнительской дисциплины; 
  • согласование и регистрация служебной корреспонденции; 
  • ведение электронного архива документов.

В результате получили повышение оперативности и качества работы с внутренними документами, снижение трудозатрат и сокращение издержек на управление, усиление контроля исполнения.

  • Сократилось время поиска нужной информации, повысилось качество обработки документов.
  • Появились новые разрезы аналитики.
  • Автоматизированы многие рутинные операции.
  • Появились перспективы для более глубокой автоматизации бизнес-процессов.
  • Соблюдаются все требования к конфиденциальности: разграничены права пользователей при работе с документами. Предотвращены возможность несанкционированного изменения документов.
  • Интеграция с системой  ERP и УПП

Автоматизированы следующие функции:

  • Учет договоров
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов

Сопровождение:

  • Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
  • Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
  • Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
  • Оформлен платный договор 1С:ИТС
  • Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

В 2012 году компанией было принято решение автоматизировать процессы оформления и согласования договоров с покупателями, а также ведения заказов на производство. К выбору системы подходили, ориентируясь на функциональность, стоимость внедрения и возможность интеграции с существующей системой «Управление производственным предприятием». Также на выбор повлияли правила лицензирования продуктов 1С, потому что на многих рабочих местах уже было установлен программный продукт фирмы 1С. ГК «Софт-Сервис» до начала проекта уже в течение полугода сопровождала систему «Управление производственным предприятием» и подтвердила свой профессиональный уровень. Было проведено обследование, внедрение и дальнейшее обучение персонала.

Выполнены следующие работы:

  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Индивидуальное обучение в офисе заказчика
  • Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Общество с ограниченной ответственностью «Восточная арматурная компания» (ООО «ВАРК») является заводом-производителем трубопроводной арматуры для нефтегазового комплекса. Мы сравнительно молодая компания, но за время своей работы зарекомендовали себя как стабильный и надежный партнер. Это подтверждает сотрудничество с ведущими компаниями топливно-энергетического комплекса России и стран ближнего зарубежья.

В 2012 году компанией было принято решение автоматизировать процессы оформления и согласования договоров с покупателями, а также ведения заказов на производство. К выбору системы подходили, ориентируясь на функциональность, стоимость внедрения и возможность интеграции с существующей системой «Управление производственным предприятием». Также на выбор повлияли правила лицензирования продуктов 1С, потому что на многих рабочих местах уже было установлен программный продукт фирмы 1С.

Реализация проекта была доверена группе компаний «Софт-Сервис», одному из ведущих партнеров фирмы «1С» в регионе и обладающего необходимым опытом и ресурсами для реализации данного проекта. Кроме того, ГК «Софт-Сервис» до начала проекта уже в течение полугода сопровождала систему «Управление производственным предприятием» и подтвердила свой профессиональный уровень.

В ходе экспресс-обследования, проведенной специалистами ГК «Софт-Сервис», были зафиксированы следующие проблемы и потребности:
- длительное согласование договоров с покупателями;
- отсутствие должного контроля при производстве продукции по заказу покупателя;
- сложность обработки претензий клиентов по исполненным заказам;
- неисполнение или несвоевременное исполнение поручений.

В ходе работ по проекту специалистами компании была проделана следующая работа:
- регламентация бизнес-процессов;
- формирование нормативной документации (положение о документообороте, регламенты бизнес-процессов, должностные инструкции и др.);
- внесена первичная нормативно-справочная информация в информационную систему;
- внедрена модель согласования договоров;
- подготовлены пользовательские инструкции, проведено обучение ключевых пользователей;
- осуществлена интеграция с «Управление производственным предприятием» используя обмен данными в ручном режиме.

Результаты проекта:
- договора с покупателями оформляются в информационной системе по единому шаблону;
- сократилось время согласования договоров внутри предприятия;
- сотрудники, имеющие необходимость и соответствующие полномочия, могут своевременно ознакомиться с результатами согласования договоров.

Программа работает в режиме промышленной эксплуатации с 15 июля 2013г. Автоматизировано 56 рабочих мест; одновременно работающих в системе пользователей 4. Сейчас ведутся переговоры по регламентации системы заказов на производство и внедрение использования электронной подписи внутри предприятия.