Внедрение мобильного приложения для учета заказов торговых представителей у ИП Потапова Б. И.(ВИПКОМ)

Отзыв клиента

Потапов Б.И. ИП (ВИПКОМ)
Краснодар, Август 2013

Вариант работы: Файловый
Общее число автоматизированных рабочих мест: 8

Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 8

Мобильное приложение на платформе 1С:Предприятие 8.3 помогло компании ВИПКОМ ускорить обработку заказов и увеличить количество новых клиентов

Специалисты Портал-Юг автоматизировали работу торговых представителей компании ВИПКОМ – одного из крупнейших в Краснодарском крае поставщиков отделочных материалов. С помощью мобильного приложения на платформе «1С:Предприятие 8.3», интегрированного с решением «1С:Управление торговлей 8», обеспечена оперативная обработка клиентских заказов на выезде. Время на согласование и оформление заказов сокращено с 3 дней до 5 минут, а расходы торговых представителей на мобильную связь уменьшились вдвое. Сотрудники ВИПКОМ смогли больше внимания уделять поиску новых клиентов и на 15% увеличить клиентскую базу.

Компания ВИПКОМ является одним из крупнейших поставщиков отделочных материалов, инструмента и акриловых красок на юге России. В ассортименте компании около 15 тысяч наименований продукции. Покупателями являются более 4,5 тысяч организаций. Заказы клиентов принимают и обрабатывают 15 торговых представителей.

Для эффективной работы торговым представителям нужно оперативно получать информацию о текущих остатках на складе и актуальных ценах на продукцию, быстро обрабатывать входящие заказы и четко контролировать взаиморасчеты с покупателями.

Для оперативного учета в компании уже успешно использовалась система «1С:Управление торговлей 8», но торговым представителям, работавшим на выезде, приходилось оформлять заказы клиентов вручную. Для того, чтобы принять заказ, необходимо было позвонить в офис, уточнить наличие товара на складе и актуальные цены на продукцию, кроме того, нужно было правильно выбрать склад для отгрузки товара покупателю. Если торговый представитель использовал старый прайс-лист или выбирал для комплектации заказа не тот склад – могли возникнуть ошибки, которые приводили к задержке выполнения заказов.

Чтобы повысить скорость обработки заказов и исключить ошибки при их формировании, требовалось автоматизировать работу торговых представителей на выезде. Для этого было решено разработать мобильное приложение, которое обеспечило бы оперативный доступ сотрудников к офисной информационной базе с планшетов на iOS без необходимости постоянного соединения через Интернет и приобретения дополнительных лицензий.

Для решения этой задачи была выбрана мобильная платформа «1С:Предприятие 8.3», позволяющая быстро разрабатывать приложения теми же средствами, в тех же терминах и понятиях, что и обычные прикладные решения 1С. Созданные мобильные приложения работают при этом как часть распределенной информационной системы, обмениваются данными с основным приложением, а в те периоды, когда связь с основным приложением невозможна, обеспечивают полноценную автономную работу.

Разработка приложения и его интеграция с решением «1С:Управление торговлей 8» была поручена специалистам компании Портал-Юг. Уже через два месяца торговые представители компании начали работу в новой мобильной системе управления заказами.

Ключевые итоги проекта:

  • Между мобильным приложением и центральной информационной базой «1С:Управление торговлей 8» настроен оперативный обмен справочной информацией, данными о заказах, взаиморасчетах с покупателями, складских остатках, ценах на продукцию. Это позволило торговым представителям оперативно получать всю информацию, необходимую для оформления заказа на выезде. Сотрудникам больше не нужно звонить в офис и фиксировать заказы на бумаге. Количество ошибок при оформлении заказов – в расчете стоимости, индивидуальных скидок для клиентов или выборе склада – уменьшилось на 20%.
  • Время на обработку входящих заказов сокращено с 3 дней до 5 минут.  Торговым представителям больше не нужно тратить лишние силы на согласование и регистрацию заказов, они стали больше внимания уделять поиску новых клиентов. В результате уже в первые месяцы использования мобильного приложения клиентская база компании расширилась на 15%.
  • На своем планшете торговый представитель в любое время может получить отчет о задолженности клиента. Это помогает контролировать взаиморасчеты с покупателями и не допускать превышения допустимого уровня дебиторской задолженности при оформлении новых заказов.
  • В центральной базе «1С:Управление торговлей 8» оперативно формируются отчеты о продажах по каждому торговому представителю. Это помогает руководству контролировать эффективность работы сотрудников и прибыль компании.

Своими впечатлениями о результатах проекта поделился Зеленов Владимир Владимирович, ИТ-специалист компании ВИПКОМ: «Разработанное мобильное приложение на платформе «1С:Предприятие 8.3», интегрированное с решением «1С:Управление торговлей 8», существенно упростило и ускорило работу торговых представителей. Мы получили систему, позволяющую оперативно обрабатывать заказы покупателей, контролировать работу сотрудников на выезде, быстрее реагировать на необходимость заказов новых товаров, которые заканчиваются на складе, приобрели современный эффективный механизм управления человеческими ресурсами, а также складскими запасами».

В результате проекта специалистам компании Портал-Юг удалось не только автоматизировать работу компании ВИПКОМ, но и подготовить тиражное решение, которое позволяет торговым представителям оперативно обрабатывать клиентские заказы на выезде.  

Автоматизированы следующие функции:

  • Оформление заказов покупателей

Сопровождение:

  • Оформлен платный договор 1С:ИТС

Выполнены следующие работы:

  • 4
  • Отзыв клиента

    ИП Потапов Б.И. осуществляет продажу акриловых красок по Югу России. В июне 2013 года был заключен договор на создание и внедрение мобильного приложения с Компанией Портал-Юг.
    В процессе работы были произведены настройки обмена данными между устройствами и центральной базой "1С:Управления торговлей 8" ред. 10.3. Для обмена данными была использована последняя версия платформы 1С: Предприятие 8.3. В частности, был настроен обмен справочной информацией (Контрагенты, номенклатура, организации и т.д.), документами "Заказ покупателя", взаиморасчеты по организациям с контрагентами, актуальными ценами номенклатуры, текущими остатками на складах предприятия, проведены квалифицированные консультации сотрудников. Так же были учтены особенности предприятия, такие как оформление продаж каждой позиции номенклатуры с установленной для нее организации, передача остатков товаров только со складов, входящих в группу доступности складов торгового представителя.
    Внедрение мобильного приложения помогло ускорить обработку заказов клиентов, оформленных торговыми представителями. До внедрения приложения учет заказов удаленных клиентов велся записями на бумажных носителях.
    С мобильным приложением для торговых представителей мы начали ведение учета «01.08.2013».
    На текущий день сопровождение внедренного Программного продукта осуществляется Компанией Портал-Юг. Нашей организацией оформлена платная подписка на ИТС на 12 месяцев.
    В результате внедрения программного комплекса был полностью автоматизирован учет заказов, оформляемых торговыми представителями. На текущий момент с мобильным приложением работает 8 торговых представителей. Мобильное приложение установлено на устройства IPad (iOS).
    В рамках внедрения была решена проблема большого объема информации, передаваемого на мобильные устройства, в результате чего, при первичном обмене не удавалось принять данные. Для этого информация разбивается на отдельные блоки («пакеты») и загрузка информации происходит последовательно частями.
    Для регистрации актуальных цен использован механизм регламентных заданий, за счет чего ежедневно актуализируется цена, необходимая для передачи торговому представителю по установленному для него виду цен.
    Информация о взаиморасчетах в мобильном приложении ведется без учета договоров, в целом для каждой организации. При этом так же было учтено, что требуется передавать взаиморасчеты и перечень только действующих клиентов компании.
    При обмене с центральной базой происходит расчет автоматических скидок покупателя, с учетом сложной настроенной системы скидок, действующих в организации.
    Информация об остатках товаров на складах из группы доступности складов регистрируется сразу же при проведении документов, таким образом при обмене торговому представителю сразу же доступна информация об актуальных остатках.
    Несмотря на возникшие в процессе внедрения сложности, необходимо отметить достаточное удовлетворение от работы, проведенной специалистами Компании Портал-Юг. Мы уверены, что сотрудничество с Компанией Портал-Юг будет продолжено и в дальнейшем.