Внедрение Корпоративной системы электронного документооборота в целях модернизации электронного документооборота Группы компаний "Трансмашхолдинг" (19 предприятий холдинга, участвующих в проекте) на базе "1С:Документооборот КОРП 8"

Отзыв клиента

Автоматизированы следующие функции:

  • Документооборот (ECM)
    • Ведение номенклатуры дел
    • Делопроизводство
    • Работа с обращениями граждан
    • Учет договоров
    • Учет и контроль исполнения поручений
    • Учет и хранение документов

Сопровождение:

Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

ЗАО "Трансмашхолдинг" является крупнейшей в России компанией в отрасли транспортного машиностроения, мировым лидером железнодорожного машиностроения по физическим объемам производства. Крупнейший поставщик подвижного состава для самой большой в мире транспортной компании – ОАО "Российские железные дороги".
История электронного документооборота ЗАО "Трансмашхолдинг" (ТМХ) имеет более чем десятилетнюю историю. Корпоративная информационная система электронного документооборота (КСЭД) была первой глобальной системой, внедренной на этапе становления ТМХ в 2006 г. и охватывала 18 крупнейших предприятий ГК ТМХ.
Основными предпосылками к модернизации КСЭД были:
• невозможность развивать и расширять систему как по охвату бизнес-процессов так и по числу пользователей;
• неудобный интерфейс, на который невозможно было повлиять;
• отсутствие интеграции с основными учетными системами;
• низкая производительность;
• моральное устаревание за более чем 10 лет эксплуатации.
В ходе реализации проекта разработан и успешно реализован план перехода со старой системы документооборота на 19-ти территориально распределенных предприятиях без потери даже одного документа.
В новой системе удалось успешно реализовать задачи управления договорами, включая сложные процедуры согласования, управления исполнением поручений, автоматизированы процессы работы с внутренними документами, входящей и исходящей корреспонденцией. Реализованы механизмы для работы с организационно распорядительными документами.
Особенность проекта - распределенная модель информационной сети – на каждом предприятии своя инсталляция "1С:Документооборот". Конфигурации "1С:Документооборот" унифицированы, но не стандартизированы – применена концепция открытого корпоративного шаблона, успешно апробированная ранее при внедрении "1С:Управление производственным предприятием". Обновления конфигурации выпускаются корпоративным центром. Настройки системы имеют типовую (стандартизированную) и локально определяемую части. Автоматическая передача документов между предприятиями через СВД по схеме исходящий-входящий. Общий, автоматически реплицируемый между узлами сети справочник пользователей – единое адресное пространство. Стандартизация настроек интерфейса пользователей (после входа в систему интерфейс всегда типовой).

Выполнены следующие работы:

Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
Продажа выбранных программных продуктов
Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
Индивидуальное обучение в офисе заказчика
Обучение в группе в офисе заказчика

Работы по адаптации типового решения:

Разработаны, изменены виды, шаблоны документов и процессов с разграниченной видимостью шаблонов в зависимости от прав доступа
Реализованы процессы обработки: «Входящее письмо», «Входящее письмо КСЭД», «Обращение граждан» «Исходящее письмо», «Информационно-справочный документ», «Договор», «Приложение к договору», «Анкета договора», «Приказ\распоряжение», «Протокол», «Стандарт» с использованием элементарных бизнес-процессов.
Разработан механизм запуска элементарных бизнес-процессов в зависимости от состояния документа.
Разработан механизм персональной, ролевой, алгоритмической адресации
Разработаны упрощенные интерфейсы системы для основных категорий пользователей с доступностью инструкций пользователей из интерфейса
Реализована возможность работы некоторых подразделений в КСЭД как с выделенным делопроизводителем, так и без него.
Разработана система замещения и делегирования прав на постоянной и временной основе.
Разработан механизм автоматизированного обмена информационными объектами между системами документооборота предприятий по распределенной схеме.
Реализована возможность ограниченного взаимодействия с системой непосредственно через почтовый клиент.
Реализована возможность получать информацию о состоянии и истории обработки документов по схеме: главная база (владелец корп. шаблона) - информационная база (базы удаленных предприятий) и наоборот.
Разработана печатная форма «Листа согласования» с возможностью включения результатов разных циклов согласований.
Разработаны и доработаны типовые отчеты «Работа с документом у получателя», «Договоры с истекающим сроком действия», «Договоры в работе», «Документы без скан-копий оригиналов», «Документы в делах (томах), «Задачи, исполненные с нарушение сроков», «Задачи, истекающие на дату», «Задачи, не принятые к исполнению», «Отчет об исполнительской дисциплине», «Сопроводительные документы по договорам.

Внедрение

Закрытое Акционерное общество "Трансмашхолдинг"

Москва, Декабрь 2014

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)

Общее число автоматизированных рабочих мест: 6000

Среднее число подключений к базе: 0

Параметры

Статистика проекта
Пиковое количество документов приемки (входящих документов) 200000 по всем предприятиям
Пиковое количество строк в документе приемки нет, в ДО нет такой аналитики
Пиковое количество документов отгрузки (исходящих документов) 140000 по всем организациям
Пиковое количество документов приемки (внутренних документов) 80000 по всем организациям