Автоматизация деятельности в ГБУК города Москвы "Музейно-выставочное объединение "Манеж"на базе ПП "1С:Документооборот 8"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Государственное бюджетное учреждение культуры города Москвы "Музейно-выставочное объединение "Манеж". Основной вид экономической деятельности компании: Деятельность музеев и охрана исторических мест и зданий.
В связи с ростом количества документов руководством компании Музейно-выставочного объединения "Манеж" было принято решение о создании системы электронного документооборота. Необходима была система учета, позволяющая осуществлять оперативный доступ к информационной базе: почте, документам и контролировать исполнение входящих документов.

Выбирая систему, учитывали следующие факторы:
• удобство хранения и поиска информации различного типа;
• возможность самостоятельной поддержки системы;
• выгодная стоимость.

Всем этим требованиям отвечает программный продукт «1С: Документооборот 8 ПРОФ».

Во время внедрения программного продукта были произведены следующие виды работ:
• Настроено разграничение прав доступа;
• Сформирована структура папок в 1С: Документооборот, согласно переданных для ознакомления типовых листов согласования по различным договорам.
• Создан шаблон процесса «Обработка внутреннего документа»;
• Разработана схема движения документов;
• Разработана схема согласования документов, ответственных лиц;
• Разработана система отправки электронных уведомлений исполнителю договора по электронной почте о подписании договора;
• Разработан процесс по изменению ответственного лица;
• Разработан процесс учета и контроля исполнения поручений;
• Разработана схема регистрации входящих (исходящих) документов.

После введения в промышленную эксплуатацию заказчик получил ускорение ведения документооборота, ускорение процессов согласования документов, учет входящих (исходящих) документов, учет и контроль исполнения поручений.

Для сотрудников Музейно-выставочного объединения "Манеж" проводилось групповое обучение для заранее сформированных групп сотрудников, и индивидуальное для руководителей. В рамках обучения пользователи получили представление о функциональных возможностях программного продукта, а также о правильной технологии работы с ним, в зависимости от своей роли в процессе делопроизводства.
В процессе ввода в промышленную эксплуатацию пользователи начали вести учет в системе, при этом проводились дополнительные консультации, помощь в работе с программой, адаптация программы. Была осуществлена максимальная поддержка пользователей.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Продажа выбранных программных продуктов
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика