Построение электронного документооборота и системы управления бизнес-процессами в ООО «Владимир и К°» на базе "1С:Документооборот 8 КОРП"

Партнер: Прайм-1С-Екатеринбург

Отзыв клиента

Автоматизированы следующие функции:

  • Документооборот (ECM)
    • Ведение номенклатуры дел
    • Делопроизводство
    • Учет договоров
    • Учет и контроль исполнения поручений
    • Учет и хранение документов
    • Учет рабочего времени
  • Управление бизнес-процессами и ИТ-процессами
    • Автоматизация бизнес-процессов
  • Управление проектами и портфелями проектов
    • Анализ деятельности в разрезе проектов
    • Планирование проектов

Сопровождение:

Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
Оформлен платный договор 1С:ИТС
Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

В мае 2014 г. руководство предприятия приняло решение о внедрении системы корпоративного электронного документооборота. Основными целями внедрения были сокращение времени прохождения документами полного цикла обработки, сокращение материальных затрат на ведение делопроизводства, повышение уровня исполнительской дисциплины путем автоматизации процессов делопроизводства и административного управления ООО «Владимир и К» в соответствии с требованиями локальных нормативных актов ООО «Владимир и К».
В качестве основы для построения автоматизированной системы было выбрано решение «1С:Документооборот 8 КОРП», т.к. данное решение обладает полным набором требуемых функциональных возможностей, предоставляет возможность интеграции с другими программными продуктами «1С» и имеет удобный и знакомый интерфейс для пользователей. В качестве партнера для автоматизации была выбрана компания ООО "Прайм-1С-Екатеринбург", которая была выбрана в результате проведенного тендера.

Проект автоматизации длился 6 месяцев, автоматизировано 57 рабочих мест. В промышленную эксплуатацию проект был сдан в декабре 2014 г.
Были выполнены настройки типового функционала системы, обеспечивающие создание, учет, удостоверение и хранение документов, регламентация и контроль ряда бизнес-процессов. В процессе внедрения был изменен\актуализирован ряд регламентирующих документов («Положение о делопроизводстве» "Положение о договорной работе", "Положение о регламентации деятельности", должностные инструкции и пр.), для контроля за процессами электронного документооборота привлечен секретариат, отдел менеджмента качества, отдел развития.

Проведены работы по настройке нормативно-справочной информации, типовой перенос справочников из "1С:Зарплата и Управление персоналом", настройка шаблонов документов и бизнес процессов по регистрации и исполнению входящих и исходящих документов, организационно-распорядительной документации, регламентной документации, договорной документации, настройка номенклатуры дел и процедур ведения архива, учета рабочего времени, проведения совещаний, ведения проектов.
На базе типового функционала при помощи механизмов регламентных внешних обработок и бизнес-событий реализована система создания, автоматического управления, учета и контроля типовых проектов по запуску розничных магазинов со всеми необходимыми шаблонами процессов и документов.
По внедренным подсистемам совместно с отделом менеджмента качества Заказчика созданы и утверждены регламентные документы, совместно с ИТ подразделениями Заказчика проведены настройка доступа и рабочих мест, обучение пользователей.

Были регламентированы процессы организационно-распорядительной, регламентной, договорной документации, для чего в системе были созданы необходимые шаблоны документов и бизнес-процессов.

В результате внедрения значительно ускорился процесс согласования документов, существенно возросло удобство работы с документами, создан архив документов с возможностью полноценного поиска. Был реализован уникальный механизм создания, автоматического управления и контроля типовых проектов по запуску новых розничных магазинов, что позволило упорядочить и ускорить процесс создания нового розничного магазина, вести контроль исполнительской дисциплины в рамках процессов.

Выполнены следующие работы:

Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
Продажа выбранных программных продуктов
Доставка программных продуктов в офис заказчика
Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
Индивидуальное обучение в офисе заказчика
Обучение в группе в офисе заказчика
Обучение в группе в учебном классе партнера "1С"

Работы по адаптации типового решения:

Проведены работы по настройке нормативно-справочной информации, типовой перенос справочников из 1С:Зарплата и Управление персоналом, настройка шаблонов документов и бизнес процессов по регистрации и исполнению входящих и исходящих документов, организационно-распорядительной документации, регламентной документации, договорной документации, настройка номенклатуры дел и процедур ведения архива, учета рабочего времени, проведения совещаний, ведения проектов.
На базе типового функционала при помощи механизмов регламентных внешних обработок и бизнес-событий реализована система создания, автоматического управления, учета и контроля типовых проектов по запуску розничных магазинов со всеми необходимыми шаблонами процессов и документов.
По внедренным подсистемам совместно с отделом менеджмента качества Заказчика созданы и утверждены регламентные документы, совместно с ИТ подразделениями Заказчика проведены настройка доступа и рабочих мест, обучение пользователей.

Внедрение

ООО "Владимир и К"

Компания ООО «Владимир и К°» - один из крупнейших дистрибьюторов алкогольной и безалкогольной продукции Екатеринбурга и Свердловской области, работающая на данном рынке 20 лет. Компания "Владимир и К " осуществляет продажи на территории г. Екатеринбурга, Свердловской, Курганской и Челябинской областей, а так же на территории ХМАО. В апреле 2012 года в рамках холдинга создана и активно развивается сеть алкомаркетов «Семь Пятниц», в которой насчитывается более 100 магазинов.

Екатеринбург, Декабрь 2014

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)

Общее число автоматизированных рабочих мест: 57

Количество одновременно работающих клиентов

Тонкий клиент: 57

Параметры

Создано 36 видов документов, объем информационной базы составляет более 300 Мб, в день вводится более 50 документов.