Автоматизация управление договорами и документооборотом в Сибирской горно-металлургической компании на базе программного продукта "1С:Документооборот КОРП"

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Описание

Ранее весь документооборот в компании велся вручную, все бумажные документы помещались в архив. С ростом компании такая система учета документооборота перестала соответствовать потребностям Компании: был затруднен поиск нужных документов, не было отслеживания версий документов. Руководство компании ООО "УК "СГМК" приняло решение об автоматизации документооборота. При выборе системы электронного документооборота для автоматизации и учета договорной деятельности экспертами клиента изучено несколько решений. Было выбрано решение на базе программного продукта "1С:Документооборот КОРП". Сотрудники компании "Синерго" провели демонстрацию возможностей продукта, экспресс-обследование для предварительной оценки требований к автоматизации процесса.
Внедрение программы «1С:Документооборот КОРП» позволило :
- Сократить время на поиск необходимого документа и исключить пересортицу документов. Создано единое хранилище документов, классифицированных по видам документов, ведется номенклатура дел;
- Сократить рабочее время сотрудников на обращение в архив за документом и исключить утерю за счет использования возможностей сканирования документов в программе и введения регламента работы. По завершению процесса согласования и утверждения документа, оригинал с подписями и печатью сдается на хранение в архив, а в дальнейшей работе используется скан-копия и полученные с него бумажные копии;
- Усилить контроль и ответственность при работе с документами. При прохождении согласования, утверждения в системе сохраняются варианты предложений и замечаний. Имеется возможность отследить изменения документа от первоначального варианта, а также автора этих изменений.

В процессе выполнения работ были произведены настройки и доработки продукта, интеграция с учетной системой на базе "1С:Управление производственным предприятием", разработаны инструкции пользователям и проведено обучение ответственных за проект сотрудников Заказчика.
По результатам внедрения клиент получил готовую к эксплуатации систему документооборота в части управление договорами.
Система принята в промышленную эксплуатацию.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)

Отзыв клиента

ООО «Управляющая Компания «Сибирская Горно-Металлургическая Компания» создана в 2006 г., лидер среди предприятий горно-металлургической отрасли Кузбасса, одна из ведущих компаний на российском рынке. Компания является поставщиком металлолома на металлургические предприятия Сибири и Урала, добывает доломит и производит щебень, осуществляет добычу марганцевой руды на месторождении Селезень, производит железосодержащие брикеты, выпускает металлополимерные трубы и пластиковый профиль.
Вкладывая значительные средства в развитие передовых производств, СГМК вносит ощутимый вклад в экономическое и индустриальное развитие Кемеровской области, способствует укреплению сырьевой безопасности Кузбасса, решению экологических и социальных проблем.
В начале 2011 г. руководством компании было принято решение об автоматизации системы документооборота. Было рассмотрено несколько вариантов программных продуктов и выбрано решение на базе программного продукта «1С:Документооборот». В качестве исполнителя выбрана компания «Синерго», специализирующаяся на комплексной автоматизации предприятий и бизнес-процессов.
В результате внедрения на нашем предприятии автоматизирован документооборот договоров, существенно снижены трудозатраты на согласование, утверждение и поиск договоров. Получена возможность автоматизированного решения следующих задач:
• Делопроизводство;
• Учет и хранение документов;
• Учет и контроль исполнения поручений;
• Учет договоров.
В рамках проекта сотрудники «Синерго» адаптировали функционал программы под особенности нашего предприятия и провели следующий комплекс работ:
• Исследование бизнес-процессов и существующей нормативной информации предприятия, разработка на ее основе модели электронного документооборота договоров;
• Разработка и настройка бизнес-процессов электронного документооборота договоров в программном продукте «1С:Документооборот 8 КОРП»;
• Настройка ролевой маршрутизации на основании разработанной модели бизнес процессов;
• Разработка инструкций пользователей;
• Обучение сотрудников заказчика разработанному функционалу;
• Поддержка по запуску системы электронного документооборота и учета договоров в постоянную эксплуатацию;
• Методическая поддержка администратора системы электронного документооборота по выполняемым работам;
• Консультационная поддержка по настройке удаленного доступа пользователей к системе электронного документооборота через защищенный протокол https с помощью возможностей веб-интерфейса и тонкого клиента платформы «1С:Предприятие 8».
Внедрение программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» позволило существенно сократить трудозатраты на ведение документооборота, позволило существенно ускорить процессы рассмотрения и согласования договоров.
Выражаем свою благодарность сотрудникам компании «Синерго» за успешное выполнение проекта и надеемся на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество.
Соответствие потребностям организации 5
Удобство работы с программой 5
Оцените качество работы партнера "1С" 5
Рекомендовали бы коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности Да Скорее Да Скорее Нет Нет
Дата начала промышленной эксплуатации: 29.03.2013 г.