Автоматизация документооборота на базе продукта «1С:Документооборот 8» в ЖСК «ПЛАТАН 1»

Партнер: 1С:Первый Бит, Москва - м. Преображенская площадь

Отзыв клиента

Автоматизированы следующие функции:

  • Делопроизводство
  • Учет договоров
  • Учет и хранение документов
  • Учет рабочего времени

Сопровождение:

Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Ранее документооборот компании не был автоматизирован. На согласование документов (договоров, заявок, приказов и т.п.) требовалось большое количество времени.
Необходимо было упорядочить работу сотрудников и повысить качество документации. Требовалась информационная система для регистрации различных типов документов.

С целью повышения эффективности исполнительной дисциплины и автоматизации обработки документов руководство компании ЖСК «ПЛАТАН 1» приняло решение о внедрении программного продукта «1С:Документооборот 8», поскольку его функциональные возможности полностью соответствовали потребностям компании. В решении имеются все необходимые средства для организации автоматизированного согласования договоров и последующего хранения, как договоров, так и сопроводительных документов. «1С:Документооборот 8» позволяет сделать работу конечного пользователя системы электронного документооборота простой и удобной, в тоже время, обеспечивая оперативный доступ ко всей необходимой информации с учетом прав доступа.
Партнером по внедрению стала компания «1С:Бухучет и Торговля»(БИТ), имеющая успешный опыт автоматизации документооборота.
Специалистами компании БИТ был проведен анализ процессов документооборота и, согласно полученным данным, была проведена настройка программного продукта под потребности строительного кооператива. Кроме того, было проведено обучение сотрудников работе в программе.

В ходе внедрения автоматизировано 2 рабочих места.
Благодаря внедрению системы электронного документооборота в ЖСК «ПЛАТАН 1» сотрудники получили возможность хранения внутренних документов и файлов в структуре папок с учетом прав доступа, возможность ведения учета и регистрации входящей и исходящей корреспонденции.
Сократилось время согласования договоров. Значительно ускорилась и упростилась работа сотрудников предприятия, активно работающих с текстами договоров и сопроводительными документами.
Продукт установлен без изменений. В настоящее время продолжается консультационная поддержка сотрудников.

Выполнены следующие работы:

Доставка программных продуктов в офис заказчика
Индивидуальное обучение в офисе заказчика
Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
Продажа выбранных программных продуктов
Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Внедрение

ЖСК "ПЛАТАН 1"

Москва, Январь 2013

Вариант работы: Файловый

Общее число автоматизированных рабочих мест: 2

Количество одновременно работающих клиентов

Толстый клиент: 2

Отзыв клиента

Для клиентов и партнеров
1С:Первый БИТ(1С:Бухучет и Торговля)
ОТЗЫВ
Название: Автоматизация процесса документооборота на базе продукта «1С:Документооборот 8» в ЖСК «ПЛАТАН 1»
Сфера деятельности: ЖИЛИЩНО-СТРОИТЕЛЬНЫЙ КООПЕРАТИВ
Ранее документооборот не был автоматизирован.
На согласование документов (договоров, заявок, приказов и т.п.) требовалось большое количество времени. Необходимо было упорядочить работу сотрудников и повысить качество документации. Требовалась информационная система для регистрации различных типов документов.
С целью повышения эффективности исполнительной дисциплины и автоматизации всего цикла обработки документов руководство компании ЖСК «ПЛАТАН 1» приняло решение о внедрении программного продукта «1С:Документооборот 8», поскольку его функциональные возможности полностью соответствовали потребностям. В решении имеются все необходимые средства для организации процесса автоматизированного согласования договоров и последующего хранения, как договоров, так и сопроводительных документов. «1С:Документооборот 8» позволяет сделать работу конечного пользователя системы электронного документооборота простой и удобной, в тоже время, обеспечивая оперативный доступ ко всей необходимой информации с учетом прав доступа. Данный программный продукт позволяет работать с любыми типами документов.
Партнером по внедрению стала компания «1С:Бухучет и Торговля»(БИТ), имеющая успешный опыт автоматизации документооборота на предприятиях различной специфики деятельности.
Специалистами компании БИТ был проведен анализ процессов документооборота и, согласно полученным данным, была проведена настройка программного продукта под потребности и процессы строительного кооператива. Кроме того, было проведено обучение сотрудников работе в программе. В ходе внедрения автоматизировано 2 рабочих места и автоматизированы следующие функции:
• учет входящих, исходящих и внутренних документов;
• хранение файлов, их коллективное редактирование и контроль версий;
• автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера.
Благодаря внедрению системы электронного документооборота в ЖСК «ПЛАТАН 1» сотрудники получили возможность хранения внутренних документов и файлов в структуре папок с учетом прав доступа; вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, осуществляя автоматическую генерацию сквозных регистрационных номеров по сложным правилам. Сократилось время согласования договоров. Значительно ускорилась и упростилась работа сотрудников предприятия, активно работающих с текстами договоров и сопроводительными документами.
Данный продукт установлен без изменений. Так как достаточно функциональности типовой конфигурации.
В настоящее время продолжается консультационная поддержка сотрудников.
Вариант работы - сетевой, автоматизировано 2 рабочих места. Тип организации: коммерческая. Количество сотрудников – 35, количество документов в год - 11000, Наличие территориально-распределенной СЭД: нет. Обучение сотрудников проведено на местах. Осуществляется поддержка ИТС.
Система принята в промышленную эксплуатацию.
Мы довольны результатами автоматизации. Планируем дальнейшее развитие системы, в соответствии с требованиями организации.