Автоматизация учета документов на базе ПП "1С:Документооборот 8 КОРП" в ОАО "Транссибирская перестраховочная компания"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Компания имеет филиальную структуру -4 филиала.
До внедрения программы в каждом филиале существовали свои стандарты к оформлению документации, не было консолидированного доступа к документам компании и разграничения прав доступа. Для обмена документами между филиалами использовалась электронная почта. В имеющейся системе документооборота было сложно отслеживать версии документов, рецензии и этапы согласования документации и повышало риски, связанные с человеческим фактором.

В компании ежегодно проходит 20 000-30 000 документов и, учитывая перспективы роста компании, было принято решение об автоматизации процессов документооборота.

В компанию "1С-Рарус" обратились по вопросу автоматизации, поскольку она является крупным внедренческим центром с большим опытом работы на рынке программных продуктов 1С , имеет в штате квалифицированных специалистов, успешно занимается внедрением линейки программ "1С:Документооборот 8" и имеет положительный опыт совместной работы.
В 2012 году компанией "1С-Рарус" было успешно внедрено "1С:Управление производственным предприятием 8" в "Транссибирской перестраховочной компании". После демонстрации специалистом "1С-Рарус" представителями "Транссибирской перестраховочной компании" типового решения "1С:Документооборот 8 КОРП" было принято решение о создании автоматизированной системы на основе этого продукта, т.к. его возможности покрывали предъявляемые требования компании к системе автоматизации.

До начала внедрения автоматизированной системы сотрудниками компании совместно с консультантом "1С-Рарус" были проведены консалтинговые работы - созданы унифицированные формы документов (приказы, договора, служебные записки и т.д.). В процессе работы был объединен документооборот всех филиалов в единую систему, с разграничением прав доступа и специфической нумерацией каждого вида документа (привязка по филиалу), настроены унифицированные шаблоны документов.

В результате работ были автоматизировано:
- хранение и отслеживание нахождения документов (скан-копий, оригиналов);
- согласование, включая сложные составные механизмы;
- оповещение о статусах согласования на электронную почту участников;
- учет и контроль исполнения поручений.

Консолидированный документооборот в трех филиалах, оптимизация хранения и доступа к документам, а так же эффективный механизм согласования документов с учетом филиальной организованности предприятия повысили эффективность работы с документами.
В планах компании перевести работу еще одного филиала в автоматизированную систему.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Продажа выбранных программных продуктов
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Отзыв о внедрении программного продукта «1С:Документооборот КОРП»
ОАО «Транссибирская перестраховочная компания» основано 20 лет назад и уже довольно долго лидирует на перестраховочном рынке России и СНГ. Сферой деятельности всегда было и остается, естественно, страхование. География покрытия рисков Компанией охватывает всю территорию России, страны ближнего и дальнего зарубежья: Казахстан, Беларусь, Чехию, Украину, Армению, Азербайджан, Грузию, Турцию, Албанию, Болгарию, Румынию, Словению, Польшу и др.
Наша компания имеет филиальную структуру (4 филиала). До внедрения программы в каждом филиале существовали свои стандарты к оформлению документации, не было консолидированного доступа к документам компании и разграничения прав доступа, каждый филиал мог видеть только свои документы. Для обмена документами между филиалами использовалась электронная почта. В имеющейся системе документооборота было сложно отслеживать версии документов, рецензии и этапы согласования документации и повышало риски, связанные с человеческим фактором. В компании ежегодно проходит 20 000-30 000 документов и, учитывая перспективы роста компании, было принято решение об автоматизации процесса документооборот. В компанию «1С-Рарус» мы обратились по вопросу автоматизации, поскольку имеем положительный опыт совместной работы. В 2012 году компанией «1С-Рарус» было успешное внедрение «1С: Управление производственным предприятием 8». После проведенной нам демонстрации специалистом «1С-Рарус» типового решения «1С: Документооборот 8 КОРП» нами было принято решение о создании автоматизированной системе на этой программе, ее возможности покрывают требования компании. До начала внедрения автоматизированной системы нашими сотрудниками совместно с консультантом «1С-Рарус» были проведены консалтинговые работы - созданы унифицированные формы документов (приказы, договора, служебные записки и т.д.). В процессе работы был объединен документооборот всех филиалов в единую систему, с разграничением прав доступа и специфической нумерацией каждого вида документа (привязка по филиалу), настроены унифицированные шаблоны документов. В результате работ были автоматизированы процессы: отслеживание документов (скан-копий, оригиналов), согласование, включая сложные составные механизмы, оповещение о статусах согласования на электронную почту участникам, учет и контроль исполнения поручений. Консолидированный документооборот в трех филиалах, оптимизация хранения и доступа к документам, а так же эффективный механизм согласования документов с учетом филиальной организованности предприятия повысили эффективность работы с документами. Выражаем благодарность компании «1С-Рарус» за хорошую и квалифицированную работу.

Система запущена в эксплуатацию 11.03.2013, автоматизировано 40 рабочих мест.
Соответствие потребностям организации:
Удобство работы с программой:
Оценка качества работы партнера "1С":
Рекомендовано ли коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности: Да
(Дата, должность,ФИО,подпись,печать)