Автоматизация документооборота в ООО КИТЭМА на базе 1С:Документооборот ПРОФ

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Фирма ООО «КИТЭМА» была организована в 1991 году. Сферой основной деятельности фирмы является архитектура, инженерно-техническое проектирование в промышленности и строительстве.
Специфика деятельности ООО «КИТЭМА» предъявляет требования к системе документооборота: система должна автоматизировать учет документов, централизованно хранить документы, гарантировать оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей, работать с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио-файлами и видео-файлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями.
Заказчиком перед проектом внедрения системы электронного документооборота были поставлены задачи: автоматизация учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины.
При принятии решения об автоматизации делопроизводства выбор был сделан в пользу программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП», который смог бы в комплексе решать поставленные задачи и оправдал бы инвестиции в проект внедрения.
Заказчик для решения его задач и удовлетворения потребностей был проконсультирован по выбору программного обеспечения и вариантов сопровождения.

В ходе проекта были проведены работы: сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе, начальные настройки решения для ведения учета, разработка регламентирующих документов (положение об электронном документообороте, политика безопасности и т.п.), проведено обучение пользователей.
В результате внедрения программного продукта «1С:Документооборот ПРОФ» ускорились процессы согласования документов, регламентированы процессы договорной и претензионной работы, автоматизированы следующие функции:
- делопроизводство;
- учет и хранение документов;
- ведение номенклатуры дел;
- учет и контроль исполнения поручений;
- учет договоров;
- работа с обращениями граждан.
Проект завершен. Система передана в промышленную эксплуатацию.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
• Продажа выбранных программных продуктов
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика