Внедрение системы электронного документооборота на базе программного продукта «1С:Документооборот государственного учреждения 8» в Санкт-Петербургском государственном бюджетном учреждении «Центр тран

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Бесплатная поддержка базовой версии (услуги линии консультации; обновления программ и доступ к метод. материалам на сайте поддержки пользователей)
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Санкт-Петербургское государственное бюджетное учреждение «Центр транспортного планирования Санкт-Петербурга» подведомственно Комитету по развитию транспортной инфраструктуры Санкт-Петербурга занимается организацией и осуществлением региональных научно-технических и инновационных программ и проектов в сфере транспортного комплекса Санкт-Петербурга.
Руководство Учреждения очень ответственно подошло к вопросу внедрения в своей организации системы электронного документооборота. Первым шагом на пути к автоматизации процессов делопроизводства явилось проведение детального обследования имеющихся процессов делопроизводства и документооборота и выявление недостатков в существующей системе управления документацией. После изучения представленных материалов генеральный директор Учреждения принял решение о необходимости внедрения системы электронного документооборота. В качестве платформы для СЭД был выбран продукты фирмы «1С» - «1С:Документооборот государственного учреждения 8» как наиболее полно отвечающий требованиям работы с документацией в данной сфере.

Целями перехода на безбумажный оборот документации были:
• повышение качества работы Учреждения за счет сокращения сроков подготовки и рассмотрения документации;
• контроль исполнительской дисциплины сотрудников Учреждения;
• организация единого хранилища данных Учреждения.

В рамках выполнения работ по внедрения СЭД были автоматизированы процессы Учреждения:
• делопроизводства и документооборота:
- учет входящей/исходящей документации;
- учет организационно-распорядительной документации;
- учет обращений граждан;
- учет документации, связанной с размещением государственного заказа;
- учет исполнения договоров;
- учет внутренней служебной документации;
- организация архивного хранения документации.
• контроля исполнения поручений;
• учета рабочего времени;
• межведомственного взаимодействия.

Большинство требований Заказчика к системе электронного документооборота удалось реализовать за счет грамотного и продуманного конфигурирования типового продукта. Но реализация некоторых пожеланий сотрудников Учреждения была возможна только с привлечением разработчиков.
Были дополнительно разработаны:
• справка предупредительного контроля;
• печатная форма листа ознакомления с организационно-распорядительной документацией;
• механизмы учета иерархического перенаправления задач между сотрудниками;
• доработана система разграничения прав к объектам СЭД.

Работы по внедрению СЭД в Учреждении были жестко ограничены по времени, что было связано с пожеланиями Заказчика. Благодаря слаженной работе рабочей группы проекта удалось передать систему электронного документооборота в промышленную эксплуатацию в первоначально обозначенные сроки.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Продажа выбранных программных продуктов
• Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика