Внедрение программного продукта "ПитерСофт:Управление процессами" в управляющей компании "Рюрик Менеджемент".

Автоматизированы следующие функции:

• Автоматизация бизнес-процессов
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Описание

Рюрик Менеджмент» контролирует проведение тендеров с помощью «ПитерСофт: Управление процессами».

«ПитерСофт: Управление процессами» решил задачи компании «Рюрик Менеджмент» по управлению электронным документооборотом и координации взаимодействия сотрудников с поставщиками на каждом этапе работы.

Минувшим летом компания «ПитерСофт» начала сотрудничество с крупным петербургским девелопером «Рюрик Менеджмент».

Важнейшее направление деятельности управляющей компании «Рюрик Менеджмент» – работа с поставщиками услуг и материалов для проектирования и строительства объектов коммерческой недвижимости, а также организация управления этими объектами. Для реализации многих проектов проводятся тендеры, по результатам которых определяются поставщики товаров и услуг. В случае с компанией «Рюрик Менеджмент», занимающейся управлением реконструкции и строительства зданий в историческом центре города, ведение любого проекта усложняется дополнительными согласованиями с КГИОП и другими инстанциями. Следовательно, увеличивается количество и возрастает уровень сложности цепочек операций с документами.

Важнейшие задачи компании «Рюрик Менеджмент» заключались в решении проблемы управления электронным документооборотом и координации взаимодействия сотрудников с поставщиками на каждом этапе работы. Это касалось и ведения договоров, и работы со счетами. Требовалось создать удобную систему хранения всех видов документов. Все эти задачи были успешно решены при помощи программы «ПитерСофт: Управление процессами».

Внедрение программы «ПитерСофт: Управление процессами» происходило на протяжении трех месяцев: с июня по август 2012 года. За это время команда «ПитерСофт» совместно с командой «Рюрик Менеджмент» разработала и запустила в промышленную эксплуатацию основной бизнес-процесс по работе с поставщиками. Сотрудники обеих компаний наладили эффективный электронный документооборот, организовали и провели обучение пользователей работе с процессом и аттестацию по работе в системе. В совокупности было автоматизировано 15 рабочих мест.

Для компании «Рюрик Менеджмент» был настроен электронный архив на 120 различных видов документов, необходимых в работе девелопера недвижимости. Каждый документ в архиве нумеруется автоматически и получает имя согласно установленной рубрикации. Важное преимущество электронного хранилища состоит в том, что, помимо окончательной версии документа, сохраняются и все предыдущие, к которым можно вернуться в случае необходимости. Кроме того, исчезает надобность тратить время на однообразное оформление документов, их поиск или поиск содержащейся в них информации, сортировку бумаг и т.д. Внедренная система позволила усовершенствовать работу с многочисленными договорами и счетами.

В индивидуальном порядке для компании «Рюрик Менеджмент» был разработан процесс, подходящий для решения конкретных задач клиента –организованного взаимодействия с поставщиками, в том числе и в рамках проведения тендеров. Так, был внедрен и запущен бизнес-процесс «Договор с поставщиком», автоматизирующий поэтапную работу с документацией и техническими заданиями при выборе исполнителя заказа. Бизнес-процесс позволил наладить согласованную работу сотрудников. Особенностью процесса является его вариативность: из определенных точек маршрута предусмотрены несколько вариантов его развития, в том числе и расторжение договора.

Для «Рюрик Менеджмент» был настроен корпоративный web-сервер и система внутренних гиперссылок в письмах-оповещениях. Таким образом, заметно упростился переход из уведомительного письма непосредственно к результату задачи.

Кроме того, в системе появился модуль «Настраиваемые формы», позволяющий изменить базовый шаблон карточки задачи согласно индивидуальным требованием клиента.

Новинкой стало внедрение специально разработанного варианта программы «ПитерСофт: Управление процессами», адаптированного для операционных систем Apple. Эта современная тенденция становится все более популярной в разных странах мира, однако в России пока недостаточно распространена. «Рюрик Менеджмент» стала одной из первых компаний, в которой был внедрен такой вариант работы программы. Преимущество адаптированной версии заключается в том, что пользователь не является «заложником» Windows и может участвовать в управлении процессами с мобильного телефона iPhone или планшета iPad.

Руководитель проекта со стороны «Рюрик Менеджмент» Наталия Чикулаева положительно оценивает результаты внедрения программы «ПитерСофт: Управление процессами». «Очень важно, что после внедрения программы компания может поэтапно контролировать ход согласования и выполнения договоров. Любой сотрудник внутри компании может увидеть, на каком этапе находится договор, также он получает оповещение, когда в соответствии с условиями договора требуется приёмка или оплата работ, – говорит Наталья Чикулаева. – С внедрением программы документооборот внутри компании поднялся на несколько уровней выше, бухгалтерия получает документы вовремя и производит их своевременный учет, финансовый отдел более точно выполняет оперативное планирование платежей. Внедрение программы «ПитерСофт: Управление процессами» позволило снизить влияние человеческого фактора и повысить качество и эффективность работы над проектами.

Сотрудничество компаний «ПитерСофт» и «Рюрик Менеджмент» успешно продолжается. В планах расширение процессов, доработка и усовершенствование системы.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Исх. № 80 от «12» февраля 2013 г.
Генеральному директору ООО «ПитерСофт»
Романову Ю.И.


Отзыв о сотрудничестве компаний «Рюрик Менеджмент» и «ПитерСофт»


Наше сотрудничество с компанией «ПитерСофт» началось летом 2012 г. в связи с необходимостью организации внутреннего электронного документооборота и координации взаимодействия сотрудников с поставщиками на каждом этапе работы.

Управляющая компания «Рюрик Менеджмент» ведет работу с поставщиками услуг и материалов для проектирования и строительства объектов коммерческой недвижимости, организует управление этими объектами, а также осуществляет управление реконструкцией и строительством зданий в историческом центре города. Для реализации многих проектов проводятся тендеры, по результатам которых определяются поставщики товаров и услуг. В нашем случае ведение любого проекта усложняется дополнительными согласованиями с КГИОП и другими инстанциями. Количество документов, требующих согласования, очень велико. Поэтому нам была необходима современная информационная система, способная управлять электронным документооборотом, хранить все виды документов и координировать взаимодействие сотрудников с поставщиками.

Мы выбрали решение «ПитерСофт: Управление процессами», так как специалисты компании «ПитерСофт» имеют большой опыт автоматизации предприятий, и данный программный продукт успешно применятся во многих отраслях деятельности.

Внедрение программы «ПитерСофт: Управление процессами» происходило на протяжении трех месяцев: с июня по август 2012 года. В результате совместной работы за это время был разработан и запущен в промышленную эксплуатацию основной бизнес-процесс по работе с поставщиками «Договор с поставщиком», автоматизирующий поэтапную работу с документацией и техническими заданиями при выборе исполнителя заказа. Главной особенностью процесса является его вариативность: из определенных точек маршрута предусмотрены всевозможные варианты его развития, в том числе и расторжение договора.

В ходе внедрения был настроен электронный архив на 120 различных видов документов, используемых в нашей работе. Каждый документ в архиве нумеруется автоматически и получает имя согласно установленной рубрикации. Важное для нас преимущество электронного хранилища состоит в том, что, помимо окончательной версии документа, сохраняются и все предыдущие, к которым можно вернуться в случае необходимости. Кроме того, исчезла необходимость тратить время на однообразное оформление документов, их поиск или поиск содержащейся в них информации, сортировку бумаг и т.д.

Для нашей компании был настроен корпоративный web-сервер и система внутренних гиперссылок в письмах-оповещениях. Таким образом, заметно упростился переход из уведомительного письма непосредственно к результату задачи.

Кроме того, к важным преимуществам нашей системы мы можем также отнести модуль «Настраиваемые формы», позволяющий изменить базовый шаблон карточки задачи согласно нашим индивидуальным требованием.

Хочется добавить, что наша компания стала одной из первых компаний, в которой была внедрен специально разработанный вариант программы «ПитерСофт: Управление процессами», адаптированный для операционных систем Apple, и сотрудники компании могут участвовать в управлении процессами с мобильного телефона iPhone или планшета iPad.

Для знакомства наших сотрудников с новой информационной системой специалистами «ПитерСофт» было проведено обучение работе с процессом.

Система была запущена в промышленную эксплуатацию «27» августа 2012 г.

В совокупности было автоматизировано 15 рабочих мест.

В результате при помощи программы «ПитерСофт: Управление процессами» были решены все поставленные задачи. Мы положительно оцениваем результаты сотрудничества с компанией «ПитерСофт». Внедренная система позволила усовершенствовать работу с многочисленными договорами и счетами. «Очень важно, что после внедрения программы компания может поэтапно контролировать ход согласования и выполнения договоров. Любой сотрудник внутри компании может увидеть, на каком этапе находится договор, также он получает оповещение, когда в соответствии с условиями договора требуется приёмка или оплата работ, – считает Руководитель проекта с нашей стороны Наталия Чикулаева. – С внедрением программы документооборот внутри компании поднялся на несколько уровней выше, бухгалтерия получает документы вовремя и производит их своевременный учет, финансовый отдел более точно выполняет оперативное планирование платежей. Внедрение программы «ПитерСофт: Управление процессами» позволило снизить влияние человеческого фактора и повысить качество и эффективность работы над проектами».

Наше сотрудничество с компаний «ПитерСофт» успешно продолжается. В планах расширение процессов, доработка и усовершенствование системы.

С благодарностью рекомендуем компанию «ПитерСофт» для привлечения к выполнению работ по автоматизации бизнес-процессов предприятий и организации электронного документооборота.

Согласовано для публикации в СМИ.