Построение и внедрение системы учета договоров и хранения документов на базе программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП" в ЗАО "Инвестиционной компании "Энергокапитал"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

ЗАО "Инвестиционная компания "Энергокапитал" — это универсальная финансовая группа, предоставляющая частным и корпоративным инвесторам полный спектр услуг на российском и международных фондовых рынках. Нашей задачей является предложение клиенту максимально качественных финансовых продуктов, нацеленных на сохранение и приумножение его благосостояния. Инвестиционная Группа "Энергокапитал", успешно работает на рынке ценных бумаг более 19 лет.
В инвестиционную группу входят инвестиционная компания, управляющая компания и консалтинговая фирма, обладающие всеми необходимыми лицензиями для работы на финансовых рынках.

В компании "Энергокапитал", был успешно завершен проект внедрения системы "1С:Документооборот 8 КОРП".

Основным фактором для запуска проекта по оптимизации системы документооборота в данной организации, послужил значительный объем бумажных документов, непрозрачность движения документов, большие потери времени на согласование документов в бумажном виде, трудности при работе с удаленными подразделениями.

Целью проекта, являлось построение системы электронного документооборота, позволяющей решать следующие задачи:
• обеспечение единой базы для хранения всех видов документации;
• сокращение количества бумажных внутренних документов;
• сокращение издержек на обработку всех видов документов;
• контроль процесса формирования и согласования документов с учетом всех версий;
• мониторинг выполнения сотрудниками поручений и задач;

Причины выбора системы 1С:Документооборот 8 КОРП:
1. Удобный интуитивно-понятный интерфейс;
2. Максимальный вывод бумажных документов из оборота компании;
3. Система должна иметь возможность соединить через Интернет разнесенные географически офисы;
4. Система должна позволять удаленную работу сотрудника через ноутбук и IPad;
5. Система должна иметь сквозную внутреннюю техническую нумерацию документов;
6. Система содержит в себе реквизиты документов (регистрационную карточку), файлы документов (включая их версии), сканы документов и является их электронным хранилищем;

Специфика работы отрасли и требования к системе:
Сложная структура компании "Энергокапитал", с часто меняющимся составом штата, влияющая на принципы организации системы прав доступа к объектам системы, ролевой адресации и делегирования прав. Также, это увеличило сложность настройки внешних форм для каждого пользователя и настройки доступности полей по состоянию документа.

Автоматизированы следующие участки и бизнес-процессы:
• Взаимодействие подразделений (согласование даты и времени мероприятий, типовое задание, задание (распоряжение), совещание, рабочая группа, проект, комитет (правление, СД, собрание акционеров));
• Делопроизводство (приказ, доверенность, договор, служебный запрос, служебная записка, информационное сообщение, протокол, регламентирующий документ);
• Канцелярия (входящая и исходящая корреспонденция).

В результате реализации проекта предприятие получило следующие результаты:
- все документы находятся в единой системе, утеря информации невозможна;
- стал возможным оперативный контроль процесса обработки документов: в любой момент времени можно определить, где находится документ на данный момент и в какой он стадии готовности;
- организован электронный архив документов, настроена связь всех видов документов, участвующих в едином процессе;
- исключена необходимость хранить копии документов в каждом отделе, участвующем в согласовании;
- существенно сократилось время на обработку документов;
- с помощью отчетов по исполнительской дисциплине стало возможным увидеть текущие задачи сотрудников, какие задачи просрочены, кто часто задерживает движение документа по процессу, то есть - оценить эффективность работы отдельного сотрудника или структурного подразделения;
- при изменении документа фиксируется номер версии, и сотрудники всегда работают только с последней актуальной версией.

Автоматизированных, на текущий момент рабочих мест: 50.
В рамках договора сопровождения ведётся поддержка пользователей Клиента, поставлена задача по обновлению конфигурации.
В планах – развитие системы отчетности, оптимизация существующих процессов и перевод их в новую редакцию системы (1С:Документооборот КОРП 1.3).

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Продажа выбранных программных продуктов
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

ЗАО "Инвестиционная компания "Энергокапитал" — это универсальная финансовая группа, предоставляющая частным и корпоративным инвесторам полный спектр услуг на российском и международных фондовых рынках. Нашей задачей является предложение клиенту максимально качественных финансовых продуктов, нацеленных на сохранение и приумножение его благосостояния. Инвестиционная Группа "Энергокапитал", успешно работает на рынке ценных бумаг более 19 лет. В инвестиционную группу входят инвестиционная компания, управляющая компания и консалтинговая фирма, обладающие всеми необходимыми лицензиями для работы на финансовых рынках.

В компании "Энергокапитал", был успешно завершен проект внедрения системы "1С:Документооборот 8 КОРП".
Основным фактором для запуска проекта по оптимизации системы документооборота в данной организации, послужил значительный объем бумажных документов, непрозрачность движения документов, большие потери времени на согласование документов в бумажном виде, трудности при работе с удаленными подразделениями.

Целью проекта, являлось построение системы электронного документооборота, позволяющей решать следующие задачи:
• обеспечение единой базы для хранения всех видов документации;
• сокращение количества бумажных внутренних документов;
• сокращение издержек на обработку всех видов документов;
• контроль процесса формирования и согласования документов с учетом всех версий;
• мониторинг выполнения сотрудниками поручений и задач.

Требования, предъявляемые к системе электронного документооборота:
1. Максимальный вывод бумажных документов из оборота компании;
2. Возможность соединить через Интернет географически разнесенные офисы;
3. Система должна позволять удаленную работу сотрудника через ноутбук и IPad;
4. Система должна иметь сквозную внутреннюю техническую нумерацию документов;
5. Система содержит в себе реквизиты документов (регистрационную карточку), файлы документов (включая их версии), сканы документов и является их электронным хранилищем;

Отдельно, необходимо выделить следующие требования к информационной системе:
• Сложная организационная структура компании "Энергокапитал";
• Часто меняющийся состав сотрудников, что накладывает ограничения на принципы организации системы прав доступа к объектам системы, ролевой адресации и делегирования прав. А также, увеличивает сложность настройки внешних форм для каждого пользователя и настройки доступности полей по состоянию документов.

В процессе внедрения системы "1С:Документооборот 8 КОРП", были автоматизированы следующие участки учёта(в скобках указаны бизнес-процессы):
• Взаимодействие подразделений (согласование даты и времени мероприятий, типовое задание, задание (распоряжение), совещание, рабочая группа, проект, комитет (правление, СД, собрание акционеров));
• Делопроизводство (приказ, доверенность, договор, служебный запрос, служебная записка, информационное сообщение, протокол, регламентирующий документ);
• Канцелярия (входящая и исходящая корреспонденция).

По окончании внедрения, предприятие получило следующие результаты:
• Основная часть документов переведена в электронный вид и находятся в единой системе;
• Стал возможным оперативный контроль процесса обработки документов: в любой момент времени можно определить, где находится документ на данный момент и в какой он стадии готовности;
• Исключена необходимость хранить копии документов в каждом отделе, участвующем в согласовании;
• С помощью отчетов по исполнительской дисциплине стало возможным увидеть текущие задачи сотрудников, какие задачи просрочены, кто часто задерживает движение документа по процессу, то есть - оценить эффективность работы отдельного сотрудника или структурного подразделения;
• При изменении документа фиксируется номер версии, и сотрудники всегда работают только с последней актуальной версией.

В ходе выполнения работ по проекту, для достижения запланированного результата, были оптимизированы некоторые процессы. Они были поделены на следующие блоки:
• Канцелярия (Обработка входящих писем по темам, Обработка исходящих писем и исходящих писем с описью, Обработка пакетов исходящей документации).
• Делопроизводство:
- Подготовка, согласование и утверждение всех видов Приказов;
- Подготовка, согласование и отзыв Доверенности;
- Согласование и подписание всеми сторонами Договора;
- Подготовка, согласование и публикация Регламентирующих документов;

Автоматизированных, на текущий момент рабочих мест: 50.

Инвестиционная компания "Энергокапитал" благодарит специалистов «Диалог Информационные Технологии» за профессионализм и плодотворное сотрудничество и рекомендуем ее сотрудников как высококвалифицированных специалистов.

Дата ввода системы в промышленную эксплуатацию: "20" мая 2013 года.

Сведения о нашей компании:
Наименование компании: ЗАО "Инвестиционная компания "Энергокапитал"
Сфера деятельности компании: Инвестиционная деятельность.