Автоматизация документооборота компании ООО "ВЕЗА-Санкт-Петербург"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Учет договоров
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ

Описание

Компания решила выбрать программный продукт 1С:Документооборот для:
1) доступа к документам с учетом прав пользователей,
2) соблюдения правил регистрации входящих и исходящих документов,
3) просмотра и редактирования документов,
4) контроля версий документов,
5) поиска документов по их содержанию,
6) возможности коллективной работы пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов.

С помощью программы "1С:Документооборот" удалось практически полностью избавиться от необходимости использования бумажных документов, перенеся их в электронный вид. Удалось автоматизировать такие бизнес процессы как
- оформление заявок на расходование денежных средств,
- хранение электронной переписки,
- хранение личных данных сотрудников (фото, данные о квалификации, медицинские данные),
- согласование договоров и проектов.

Гибкая система оповещения, согласования, утверждения позволила увеличить скорость обработки того или иного документа, избавила от необходимости использования печатей и подписей от руки, а система версионирования позволила существенно сэкономить расходные материалы, такие как бумага, картриджы принтеров.
Сотрудники избавились от необходимости хранения документов в печатном виде, от необходимости поиска и напоминаний адресату документа. Вероятность потери того или иного документа или сдвига сроков его подготовки минимизировалась.
Тесная интеграция с финансовыми средствами автоматизации позволили избавиться от "двойной работы", необходимость дополнительной проверки документов после согласования отпала, а множество бизнес процессов компании получили исключительно электронный, что значительно повысило надежность хранения информации. С помощью технологий облачного хранения и обработки данных личное присутствие сотрудников на рабочем месте перестало быть важным.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика