Внедрение "1С:Документооборот КОРП" в ОАО "Сочи-Парк"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

«Сочи-Парк» является строительной организацией.

Документооборот в компании ранее велся вручную на бумажных носителях. При поступлении приказа или другого документа, с которым необходимо было ознакомиться «под роспись», общему отделу приходилось прилагать множество усилий, чтобы собрать все подписи. Контроль движения документов был затруднен, случались потери документов.
Поручения руководства направлялись по телефону или электронной почте. Соответственно, единого хранилища задач не было, что затрудняло контроль их выполнения.
Формирование отчета по документообороту являлся серьезной трудоемкой задачей.

Требования, предъявляемые к программе:
- Единое хранение и регистрация внутреннего и внешнего документооборота.
- Контроль переданных документов – возможность отслеживать оригиналы документов.
- Учет обращений граждан в соответствии с N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
- Важно синхронизировать бумажные документы и электронные – быстрый поиск бумажного экземпляра по электронной копии и наоборот.
- В системе должна присутствовать возможность постановки задач, контроль их исполнения.
- Система должна предоставлять статистические отчеты по документообороту и исполнительской дисциплине.
- Возможность использования ЭЦП в программе
- Уведомление исполнителей о поступлении задач по электронной почте.

«Сочи-Парк» уже давно пользуется продуктами фирмы «1С» и доверяет разработчикам. Учитывая принцип лицензирования рабочих мест, покупка рассматривалась как выгодная с финансовой точки зрения. Конфигурация «1С:Документооборот 8 КОРП» соответствовала заявленным требованиям в типовом варианте. Был принято решение внедрять именно ее.

Решения:
- Спроектированы права доступа к документам на уровне записей.
- Сделана дополнительная печатная форма листа согласования.
- Заполнена номенклатура дел
- Настроена печать регистрационного штампа для связи бумажных оригиналов и электронных копий.
- Автоматизировано прохождение служебных записок.
- Настроена работа с ЭЦП.
- Настроено уведомление по электронной почте.
- Для упрощения ввода резолюций был добавлен помощник.
- Добавлена новая подсистема для учета и печати пропусков.
- Настроено иерархическое представление списка Избранного.
- Настроено сканирование непосредственно из программы в формате PDF.

В результате работы Заказчик получил автоматизацию работы общего отдела (служба ДОУ).
Руководство получило возможность отслеживать состояние поручений и формировать отчеты по исполнительской дисциплине.
Рядовые сотрудники получили быстрый доступ к документам учреждения со своего рабочего места.

В настоящий момент система передана в промышленную эксплуатацию.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Директору
Компании Портал-Юг
Е.В. Мостовому
Отзыв о внедрении
1С:Предприятия 8

ОАО «Сочи-Парк» занимается строительством. На момент внедрения в нашем учреждении уже использовался ПП «1С:Документооборот 8 КОРП» для регистрации входящих и исходящих документов. Было автоматизировано три рабочих места. В августе 2012 года, в связи с необходимостью электронного согласования документов, централизованного хранения, а так же контроля исполнительской дисциплины, был заключен договор на внедрение «1С:Документооборот 8 КОРП».
В процессе работы было произведено обновление рабочей базы, подключение новых рабочих мест, сделана настройка прав доступа, созданы шаблоны процессов и условная маршрутизация, настроена работа с электронной почтой, проведены квалифицированные консультации сотрудников. Особое внимание было уделено процессу прохождения входящих документов и подготовке ответного документа. Своевременно проводится обновление программ. Сотрудники фирмы регулярно консультируют нас по возникающим вопросам.
В программном продукте «1С:Документооборот КОРП» мы начали ведение учета с с 05.10.2012 года.
На текущий день сопровождение внедренного Программного продукта осуществляется Компанией Портал-Юг. Нашей организацией оформлен платный договор ИТС на 6 месяцев.
Новая система электронного документооборота позволила полностью исключить риск утери документов, в несколько раз сократить сроки их согласования и рассмотрения. Руководство получило возможность получения оперативной информации об исполнительской дисциплине. На текущий момент в программе «1С:Документооборот 8 КОРП» работает 62 человека, что составляет 62 типовых рабочих мест.
Несмотря на возникшие в процессе внедрения сложности, необходимо отметить достаточное удовлетворение от работы, проведенной специалистами Компании Портал-Юг. Особую благодарность хотим выразить Проскурину А.А.. Мы уверены, что сотрудничество с Компанией Портал-Юг будет продолжено и в дальнейшем.
Оценка внедрения данной информационной системы по 5-балльной шкале:
1. Соответствие потребностям организации: 4
(где "5" - "в информационной системе реализованы все необходимые возможности")
2. Удобство работы с программой: 4
(где "5" - "работать с программой легко и комфортно")
3. Оцените качество работы партнера "1С": 5
(где "5" - "работой партнера очень доволен")

Рекомендовали бы коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности?
o Да
Скорее да
o Скорее нет
o Нет