Автоматизация работы с обращениями граждан в Городском Поселении Мытищи и дальнейшее построение единой системы документооборота на базе продукта «1С:Документооборот».

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Администрация городского поселения Мытищи (далее ГПМ) является органом местного самоуправления. В ходе работы появилась необходимость внедрения продукта «1С:Документооборот 8» в связи с нехваткой инструментальных мощностей существующей на момент внедрения системы электронного документооборота.

Целью создания «Автоматизированной системы документооборота Администрации городского поселения Мытищи» является ведение электронной информационной базы документов, автоматизация процесса делопроизводства - регистрация, согласование, исполнение документов, их быстрый поиск, а также ведение архива и контроль исполнительской деятельности.
Для достижения данной цели необходимо было удовлетворить следующие требования компании-клиента:
• Учитывать входящие, исходящие документы, а также внутреннюю организационно-распорядительную документацию.
• Осуществлять коллективное редактирование, контроль и хранение версий (при редактировании файлов их предыдущие версии автоматически сохраняются в программе).
• Автоматизировать загрузку документов из интернета (с сайта Администрации городского поселения Мытищи) и со сканера,
• Учитывать и анализировать рабочее время сотрудников (вся история переписки по корреспондентам накапливается и может быть просмотрена из карточки корреспондента или из карточки любого входящего или исходящего документа).
• Сократить затраты по времени на обработку, отбор и поиск необходимых документов из электронной базы данных и суммарное время коллективной обработки документов,
• Проводить анализ документов с помощью большого количества отчётов, например, «Справка об исполнительской дисциплине», «Справка об объёме документооборота», «Исполнение документов», «Документооборот по корреспондентам» и др.;
• Осуществлять полнотекстовый поиск данных (при этом не только по всем полям учетно-регистрационной карточки, но и по содержимому файлов популярных форматов).
• Составить иерархию прав доступа к документам и их изменению (позволяет ограничить доступ сотрудников к документам и к сведениям о физических и юридических лицах).
• Создавать новые файлы с помощью заранее подготовленных шаблонов,
• Целиком переносить папки и файлы, созданные без использования программы "АСД ГПМ" и размещенные на локальном или сетевом диске, в информационную базу программы;
• Осуществлять печать всех необходимых бланков для поддержки бумажного документооборота.
• Изменять набор реквизитов документов и внешний вид карточек. При этом допускается как удаление неиспользуемых реквизитов, так и добавление дополнительных реквизитов, в том числе и выбираемых из справочников.
• Сортировать и классифицировать документы для удобства их поиска и работы с ними. Должна поддерживаться гибкая система генерации регистрационных номеров документов в зависимости от даты, вида документа, корреспондента (для входящих и исходящих документов) и подразделения. Каждому виду документов может быть назначен свой собственный нумератор.
• Упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
• Повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.
• Обеспечить централизованное безопасное хранение документов.
• Реализовать возможность работы с документами любых типов,
• Присоединять ко всем документам (внутренним, входящим или исходящим) один или несколько файлов, которые могут быть загружены с жесткого диска, созданы из шаблона или получены со сканера;
• Осуществлять коллективный доступ сотрудников к файлам, как для просмотра, так и для редактирования.
• Работать с документами от их создания до исполнения. Для этого используются бизнес-процессы - рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление. Для автоматизации простых работ можно использовать специальный бизнес-процесс «Поручение».
• Осуществлять маршрутизацию документов, настраиваемую по каждому виду документов в отдельности.
• В системе должны поддерживаться механизмы электронной цифровой подписи для нескольких криптопровайдеров.
• В системе должны быть реализованы механизмы штрихкодирования документов, а также потокового распознавания отсканированных документов с возможностью полнотекстового поиска не только по полям карточки, но и по всему содержанию документа.
• Разрабатываемая система должна обеспечивать возможность корректного переноса данных за произвольный период из существующей системы документооборота.
• В разрабатываемой системе должны быть предусмотрены механизмы интеграции с системами ПСЭР, «Учет очередников», «Учет договоров социального найма жилья», перспективной системой кадрового учета, а также с системой контроля оказания муниципальных услуг.
• Учет документов должен вестись в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте Администрации. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, должны соответствовать действующим стандартам и нормам
Именно поэтому для реализации поставленных задач был выбран продукт «1С:Документооборот 8», т. к. он в полной мере соответствует требованиям клиента.

Анализ всех вышеперечисленных требований показал, что в качестве предпочтительной платформы для разработки системы АСД ГПМ следует использовать платформу «1С:Предприятие 8.2».
В случае функционирования системы АСД ГПМ в режиме Клиент-сервер связь между компонентами системы осуществляется с использованием протокола TCP в рамках локальной вычислительной сети. В режиме файл-сервер клиентские рабочие места объединены в локальную вычислительную сеть с выделенным файл-сервером.

В целях обеспечения защиты информации АСД ГПМ отвечает следующим требованиям:
• система обеспечивает идентификацию и аутентификацию пользователей
• для каждого пользователя назначен пароль и права доступа к данным на уровне ролей
• действия пользователя по добавлению, изменению, удалению информации регистрируются в журнале системы
• для каждой роли установлены права на совершение действий с системой (получение информации, изменение информации, распечатка данных)
Для оптимизации работы с различными видами документов было внесено 17 уникальных Нумераторов для каждого из них.

Были созданы нестандартные отчеты для определения результата работы:
• управлений
• отделов
• отдельных исполнителей
• отдельных исполнителей и тематике обращений по каждому исполнителю

Программный продукт «АСД ГПМ» имеет возможность импорта документов обращения граждан из электронной приемной главы, расположенной на сайте администрации городского поселения Мытищи.
Защита данных от разрушения при авариях и сбоях в электропитании системы обеспечивается применением источников бесперебойного питания на рабочих местах пользователей, сервера, а также всех активных компонентов локальной вычислительной сети, в рамках которой осуществляется функционирование системы.
Защита от ошибочных действий пользователя обеспечивается интерфейсом разрабатываемой системы. Вводимые пользователями данные подвергаются предварительной проверке с сообщениями пользователю об обнаруженных ошибках и принимаются системой только после исправления ошибки. Для снижения количества ошибок пользователю предоставляется возможность выбора данных из ограниченных списков значений.

Результат внедрения:
Автоматизация ГПМ на базе «1С:Докуметооборот 8» происходила с перспективой улучшения работы не только отдельного органа самоуправления такого как Администрация Городского Поселения Мытищи, но и всего города. Уже ведется работа по автоматизации делопроизводства в Муниципальных унитарных предприятий, с которыми сотрудничает ГПМ. Есть успешный опыт внедрения и обмена электронными документами между ГПМ и «Управлением Единого Заказчика ЖКХ»

На текущий момент в программе уже успешно реализованы бизнес-процессы, связанные с тремя видами документов.
Система передана в промышленную эксплуатацию. Осуществляется сопровождение.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Продажа выбранных программных продуктов
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика