Автоматизация документооборота в Центральной клинической больнице №1 ОАО "Российские железные дороги" на базе "1С:Документооборота 8 КОРП"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Центральная клиническая больница №1, входящая в структуру ОАО «Российские железные дороги» (ЦКБ №1 ОАО «РЖД»), - это медицинское учреждение федерального железнодорожного транспорта, имеющее статус научно-практического и образовательного медицинского центра – динамично развивающееся многопрофильное лечебно-диагностическое учреждение.
ЦКБ №1 ОАО «РЖД» является негосударственным учреждением, оказывающим услуги как за счет финансирования ОАО «РЖД» (медицинские услуги для сотрудников отрасли), так и на коммерческой основе (в т.ч. добровольное медицинское страхование). В состав клиники входят восемь Центров: Хирургии, Эндокринологии, Нефрологии и гемодиализа, Патологии спинного мозга, Лучевой диагностики, Урологии, Профпатологии и профпригодности и Телемедицины, а также более 50 диагностических и клинических подразделений практически всех лечебных профилей, клинико-диагностическое отделение, дневной стационар и служба медицинской помощи на дому.

В связи с планируемым объединением ряда лечебных учреждений в ЦКБ №1 ОАО «РЖД» остро встал вопрос о контроле движения документации. Зимой 2012 года выявили проблемы с хранением, учетом договоров, с движением рапортов (служебных записок). В ЦКБ №1 ОАО «РЖД» довольно большой поток внутренней и внешней документации, сложные разветвленные цепочки согласований по договорам в зависимости от его суммы. Кроме того, бумажные экземпляры зачастую терялись, приходилось несколько раз дублировать документы.
В мае 2012 года в ЦКБ №1 ОАО «РЖД» было принято решение об автоматизации процессов документооборота во всех подразделениях – от канцелярии до рабочих мест заведующих отделениями, главного врача и их заместителей. Руководство ЦКБ №1 ОАО «РЖД» обратилось в ГК «Комкон проект» как к компании, зарекомендовавшей себя надежный партнер за более чем семилетний период сотрудничества.

В качестве основы для автоматизации был предложен программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП».

Работы, проведенные в ходе проекта.
По методической части:
- регламентирующие документы - методология ведения документооборота
- классификаторы,
- маршруты движения документов,
- инструкции пользователей по процессам,
- спроектированы права доступа.

По технологической части:
- конфигурация «1С:Документооборот 8. Корп» внедрена практически типовой.
- интеграция с нетиповой конфигурацией «1С:Бухгалтерия автономного учреждения 8», эксплуатируемой в ЦКБ №1 ОАО «РЖД» более 2 лет в части единых справочников и договоров.
- краткое описание автоматизируемых процессов,

Результаты проекта:
- повышение производительности труда сотрудников;
- сокращение непроизводительных затрат рабочего времени, связанных с обработкой документов;
- строгое соблюдение функционального распределения обязанностей;
- исключение дублирования функций по обработке документов;
- повышение качества внутрикорпоративного управления;
- обеспечение прозрачности документооборота в структурных подразделениях;
- повышение уровня исполнительской дисциплины;
- формирование единого информационного ресурса документов Учреждения;
- Повышение компетенции сотрудников;
- возможность коллективной работы с документами для достижения высокой степени независимости производственных процессов от личных качеств персонала за счет автоматического исполнения большинства формальных процедур.

Система передана в промышленную эксплуатацию.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Директору ГК «Комкон проект»
Никольскому Н.Г.
Уважаемый Николай Глебович!
Руководство ЦКБ №1 ОАО «РЖД» благодарит специалистов Вашей компании за быстрое и качественное выполненное внедрение программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП».
Наше решение об автоматизации процессов документооборота в учреждении связано с планируемым объединением ряда лечебных учреждений в ЦКБ №1 ОАО «РЖД» остро встал вопрос о контроле движения документации. Зимой 2012 года выявили проблемы с хранением, учетом договоров, с движением рапортов (служебных записок). В ЦКБ №1 ОАО «РЖД» довольно большой поток внутренней и внешней документации, сложные разветвленные цепочки согласований по договорам в зависимости от суммы. Кроме того, бумажные экземпляры зачастую терялись, приходилось по несколько раз дублировать документы.
В мае 2012 года в ЦКБ №1 ОАО «РЖД» было принято решение об автоматизации процессов документооборота во всех подразделениях – от канцелярии до рабочих мест заведующих отделениями, главного врача и их заместителей. Руководство ЦКБ №1 ОАО «РЖД» обратилось в ГК «Комкон проект» как к компании, зарекомендовавшей себя положительно за более чем семилетний период сотрудничества.
В числе наших основных требований к системе электронного документооборота были:
- автоматизация процессов управления документами на всех стадиях их жизненных циклов в соответствии с требованиями регламентирующих нормативных документов;
- внедрение единой технологии обработки документов, находящихся как на оперативном, так и архивном хранении;
- формирование единого корпоративного хранилища делопроизводственной информации;
- создание единого информационного пространства, связывающего всех сотрудников Учреждения, объединенных общими процессами обработки документов;
- комплексный контроль исполнительской дисциплины;
- обеспечение одновременной коллективной работы с документами в структурных подразделениях Учреждения.
В результате проведенных переговоров руководитель проекта со стороны ГК «Комкон проект», Пузанов И.Ю., предложил программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП», который позволил бы реализовать все наши требования.
В результате автоматизированы следующие функции: Делопроизводство, Работа с обращениями граждан, Работа с договорами, Работа с файлами, Процессы движения документов, Учет и контроль исполнения поручений, Ведение архива, Формирование отчетности, Разграничение прав доступа, Использование потокового сканирования.
Со стороны технических аспектов реализации проекта хочется отметить, что «1С:Документооборот 8 КОРП» внедрена практически типовой, реализована интеграция с нетиповой программой «1С:Бухгалтерия автономного учреждения 8», эксплуатируемой в ЦКБ №1 ОАО «РЖД» более 2 лет в части единых справочников и договоров.
Результаты проекта:
- повышение производительности труда сотрудников;
- сокращение непроизводительных затрат рабочего времени, связанных с обработкой документов;
- строгое соблюдение функционального распределения обязанностей;
- исключение дублирования функций по обработке документов;
- повышение качества внутрикорпоративного управления;
- обеспечение прозрачности документооборота в структурных подразделениях;
- повышение уровня исполнительской дисциплины;
- формирование единого информационного ресурса документов Учреждения;
- повышение компетенции сотрудников;
- возможность коллективной работы с документами для достижения высокой степени независимости производственных процессов от личных качеств персонала за счет автоматического исполнения большинства формальных процедур.
Автоматизировано 70 рабочих мест.
Система введена в промышленную эксплуатацию: 20.12.2012 г.
Оценка внедренной информационной системы по 5-балльной шкале:
1. Соответствие потребностям организации: 5 баллов
(где "5" - "в информационной системе реализованы все необходимые возможности")
2. Удобство работы с программой: 5 баллов
(где "5" - "работать с программой легко и комфортно")
3. Качество работы партнера мы оцениваем на 5 баллов
(где "5" - "работой партнера очень доволен")
4. Рекомендовали бы Вы коллегам использовать данное решение для автоматизации
деятельности (нужное подчеркнуть):
– Да
Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
С наилучшими пожеланиями,
Заместитель директора по экономическим вопросам А.Н. Бойправ