Внедрение "1С:Документооборот КОРП" в ФГБУ ВДЦ "Орленок"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение "Всероссийский детский центр "Орлёнок" является бюджетным учреждением.
Ранее Документооборот велся вручную на бумажных носителях, вследствие чего возникали следующие проблемы:
- При поступлении приказа или другого документа, с которым необходимо было ознакомиться "под роспись", общему отделу приходилось прилагать множество усилий, чтобы собрать все подписи.
- Контроль движения документов был затруднен, случались потери документов.
- Сотрудникам приходилось лично носить служебные записки в администрацию, убеждаться, что они дошли до адресата.
- Поручения руководства направлялись по телефону или электронной почте. То есть единого хранилища задач не было, что затрудняло их контроль.
- Сбор отчета по документообороту являлся серьезной трудоемкой задачей.
- Поиск в бумажных документах – это тоже весьма творческая работа. Конечно, электронные версии ключевых документов присутствовали. Но не хватало систематизации для удобного поиска.

Задачи, стоявшие перед ФГБУ ВДЦ "Орленок":
- Базовые требования – единое хранение и регистрация внутреннего и внешнего документооборота.
- Контроль переданных документов – возможность отслеживать оригиналы документов.
- Программа должна поддерживать учет обращений граждан в соответствии с N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
- Важно синхронизировать бумажные документы и электронные – быстрый поиск бумажного экземпляра по электронной копии и наоборот.
- В системе должна присутствовать возможность постановки задач, контроль их исполнения.
- Так же система должна предоставлять статистические отчеты по документообороту и исполнительской дисциплине.
- Возможность использования ЭЦП в программе.
- Уведомление исполнителей о поступлении задач по электронной почте.

ФГБУ ВДЦ "Орленок" уже давно использовал продукты фирмы «1С» и доверял разработчикам. Кроме того, при внедрении очередной конфигурации от "1С" не пришлось бы искать подрядчика для выполнения работ, да и администратор знаком с архитектурой системы.
Конфигурация "1С:Документооборот 8 КОРП" соответствовала заявленным требованиям в своем начальном варианте, а также, учитывая принцип лицензирования рабочих мест, приобретение продукта было весьма выгодно с финансовой точки зрения. Был принято решение внедрять именно эту систему.

Были проведены следующие работы:
- Спроектированы права доступа к документам на уровне записей.
- Сделана дополнительная печатная форма листа согласования.
- Заполнена номенклатура дел и настроена печать регистрационного штампа для связи бумажных оригиналов и электронных копий.
- Автоматизировано прохождение служебных записок.
- Настроена работа с ЭЦП. Добавлен контроль соответствия имени пользователя и сотрудника в сертификате. Настроено подписание ЭЦП факта ознакомления и рассмотрения.
- Для того чтобы о факте появления задачи пользователи узнавали как можно раньше, было настроено уведомление по электронной почте. Так же было настроено всплывающее окошко, которое уведомляет пользователей о новых задачах, даже когда программа свернута.
- Для упрощения ввода резолюций был добавлен помощник.
- Добавлена новая подсистема для учета и печати пропусков.
- Настроено иерархическое представление списка Избранного.
- Настроено сканирование непосредственно из программы в формате PDF.
-
В результате этого заказчик получил:
- Автоматизацию работы общего отдела (служба ДОУ).
- Ускорены процессы прохождения документов (ознакомление, рассмотрение, согласование).
- Руководство получило возможность отслеживать состояние поручений и формировать отчеты по исполнительской дисциплине.
- Рядовые сотрудники получили быстрый доступ к документам учреждения со своего рабочего места.

На текущий момент система передана в промышленную эксплуатацию.

Выполнены следующие работы:

• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение "Всероссийский детский центр "Орлёнок" является бюджетным учреждением. На момент внедрения в нашем учреждении уже использовался ПП «1С:Документооборот 8 ПРОФ». В июле 2011 года, в связи с необходимостью ведения учета обращений граждан и печати регистрационных штампов, был заключен договор на поставку программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП».
В процессе работы был произведен переход на «1С:Документооборот 8 КОРП», сделана настройка прав доступа, налажена работа с электронно-цифровой подписью, добавлена подсистема учета пропусков для отдела охраны, настроено уведомление о поступивших задачах по электронной почте и всплывающим сообщением в программе, проведены квалифицированные консультации сотрудников. Особое внимание было уделено ведению учета обращений граждан. Своевременно проводится обновление программ. Сотрудники фирмы регулярно консультируют нас по возникающим вопросам.
В программном продукте «1С:Документооборот КОРП» мы начали ведение учета с середины 2011 года.
На текущий день сопровождение внедренного Программного продукта осуществляется Компанией Портал-Юг. Нашей организацией оформлен платный договор ИТС на 1 год.
Новая система электронного документооборота позволила полностью исключить риск утери документов, в несколько раз сократить сроки их согласования и рассмотрения. Отдел охраны получил возможность ведения списка и пропусков в электронном виде. Что заметно ускорило процесс производства и проверки подлинности пропусков. Руководство получило возможность получения оперативной информации об исполнительской дисциплине. На текущий момент в программе «1С:Документооборот 8 КОРП» работает 150 человек человека, что составляет 150 типовых рабочих места.
Несмотря на возникшие в процессе внедрения сложности, необходимо отметить достаточное удовлетворение от работы, проведенной специалистами Компании Портал-Юг. Особую благодарность хотим выразить Шевалдину Д.С., Проскурину А.А. Мы уверены, что сотрудничество с Компанией Портал-Юг будет продолжено и в дальнейшем.