Автоматизация процесса согласования договоров в группе компаний Danone-Юнимилк на базе 1С:Документоборот КОРП

Автоматизированы следующие функции:

• Автоматизация бизнес-процессов
• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Другие возможности
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Описание

Группа компаний Danone-Юнимилк образована в 2010 году путем слияния молочного бизнеса в России и СНГ компаний Danone и Юнимилк.
В Группу входят более 20 заводов, на которых трудятся более 9,5 тыс. сотрудников.

Одной из задач организационной интеграции после слияния стало создание единой автоматизированной системы поддержки унифицированных бизнес-процессов по согласованию договоров.
В Компании были установлены следующие цели:
1) создать единую легко настраиваемую/универсальную систему согласования договоров;
2) централизовать управление бизнес-процессами по согласованию договоров.

После проведения анализа предлагаемых систем по управлению документооборотом ИТ-служба компании сделала выбор в пользу прикладного решения "1С:Документооборот КОРП"
На выбор прикладного решения повлияли следующие особенности "1С:Документооборот КОРП":
— наличие встроенных механизмов согласования внутренних документов;
— возможность гибкой настройки бизнес-процессов;
— наличие механизмов управления версиями файлов;
— широкие возможности по организации хранения документов с разграничением прав доступа;
— возможность постановки задач и контроля сроков их выполнения.
Кроме того, представители компании отметили следующие характеристики технологической платформы 1С:Предприятие 8.2:
— возможность работы с web-клиентом;
— возможность интеграции с корпоративной ИТ-инфраструктурой в части поддержки механизмов Active Directory, ЭЦП, корпоративной электронной почты.

Для решения его задач Заказчика в ходе проекта было сделано следующее.

По методической части:
— описание бизнес-процессов, применяемых при согласовании договоров;
— описание требований к АС, включая требования к созданию новых прикладных и сервисных механизмов;
— разработка системы показателей и форм отчётности;
— составление контрольных примеров для предварительной сдачи системы.

По технологической части:
— предварительные испытания возможностей интеграции прикладной системы с корпоративной ИТ-инфраструктурой предприятия (использование Active Directory, интеграция с корпоративной почтой, интеграция с внутренним провайдером ЭЦП, использование web-клиента);
— разработка прикладных и сервисных механизмов, дополняющих возможности типовой конфигурации, включая: доработанные бизнес-процессы, динамическое разграничение прав доступа, поддержка нескольких маршрутов согласования, поддержка «заместителей согласующих», специализированные шаблоны уведомлений по электронной почте и автоматический переход к документу по web-ссылке, автоматическое перепланирование сроков выполнения задач, новая отчетность, дополнительные механизмы гибкой настройки бизнес-процессов под будущие потребности предприятия.

В результате применения новой АС компания добилась сокращения сроков согласования договоров, а также повышения качества контроля и уровня прозрачности договорной деятельности.

Система передана в промышленную эксплуатацию в московском офисе компании в ноябре 2012 года.
В 2013 году планируется подключение к системе 20 филиалов.

Обучение пользователей проводилось ИТ-службой Группы компаний Danone-Юнимилк.
Сопровождение системы самостоятельно выполняется ИТ-службой Заказчика.

Выполнены следующие работы:

• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования