Оптимизация системы внутреннего документооборота в компании OOO «Южно-уральская Горно-перерабатывающая Компания» (ЮУГПК) с последующей автоматизацией на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП»

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Интеграция (встраивание) БЭД
• Маршрутизация ЭД
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru

Описание

ООО "ЮУГПК" образовано 23 октября 2002 года и в настоящий момент является одним из крупнейших производителей цемента в России.
Предприятие расположено в городе Новотроицк, Оренбургской области.
На момент начала проекта на предприятии использовалась система внутреннего документооборота (1С:Документооборот) и учетная система (1С:УПП).
Отправка и получение формализованных (УПД, УКД, счет-фактуры, товарные накладные, акты) электронных документов осуществлялась одним человеком через внешнюю обработку Диадок.
Неформализованные документы (договоры, доп. соглашения, счета, акты сверок и т.д.) по ЭДО отправлялись редко, отправка производилась через личный кабинет Диадока.
В год отправлялось более 20 000 документов, принималось более 7 000.
Также на предприятии работает около 350 кладовщиков, которые ведут складской учет в 1С:УПП. Периодически оформляя бумаги и сдавая их в бухгалтерию.
Было принято решение автоматизации процесса отправки и получения документов.
Одним из требований заказчика являлось создание отдельной системы ЭДО, не зависящей от учетной системы и системы внутреннего документооборота.
Так как подавляющее большинство контрагентов компании работало с оператором внешнего ЭДО, целевая система ЭДО должна была работать именно с этим оператором.
В итоге для системы ЭДО была выбрана конфигурация 1С:Документооборот, в которую необходимо было встроить модуль интеграции с оператором внешнего ЭДО.
Для упрощения работы кладовщиков, было принято решение о доработке 1С:УПП (реализовать механизмы электронной подписи для складских документов, создать мобильное приложение для кладовщиков).

В ходе выполнения проекта были выполнены следующие работы:
• доработана система внутреннего документооборота (изменены процессы утверждения, настроена автоматическая отправка утвержденных документов в систему внешнего ЭДО, созданы уведомления для пользователей о поступлении документов).
• создан единый электронный архив во внутренней системе Документооборота (с электронным подписями).
• разработана конвертация документов в архиве в единый формат pdf со штампами электронной подписи (для упрощения открытия различных форматов документов, обеспечения единого стандарта хранения).
• в 1С:Документооборот разработана интеграция с модулем оператора внешнего ЭДО, выполняющий регламентую отправку и получение документов (производится автоматическое подписание электронной подписью утвердившего сотрудника).
• скорость отправки и приема по ЭДО - не менее 200 документов в час (что позволяет отправлять и принимать в рабочий день не менее 1600 документов).
• доработаны механизмы электронной подписи для складских документов в 1С:УПП.
• разработано мобильное приложение для кладовщиков, связанное с 1С:УПП.


В результате проекта Заказчик получил ускорение процессов документооборота с контрагентами.
Устранена зависимость отправки и получения от одного пользователя.
Упрощена работа кладовщиков, значительную часть операций они выполняют из мобильного приложения сразу при приемке / отправке ТМЦ, нет необходимости печати бумажных документов и передачи их в бухгалтерию.


Система ЭДО передана в промышленную эксплуатацию. Решаются задачи по сопровождению системы.
Мобильное приложение для кладовщиков передано в промышленную эксплуатацию. Решаются задачи по сопровождению системы.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Отзыв о внедрении «1С: Документооборот 8. КОРП» в ООО ЮУГПК.

OOO «Южно-уральская Горно-перерабатывающая Компания» (ЮУГПК) специализируется на производстве высококачественного цемента. Проектная производственная мощность около 2600 тыс. тонн в год. Численность сотрудников компании более 2000 человек.

Основным фактором для внедрения СЭД послужили масштабы Компании, значительный объем документов и отдаленность структурных подразделений друг от друга, участвующих в процессе документооборота.

За помощью мы решили обратиться к профессионалам в сфере автоматизации – ВЦ СофтСервис. После консультации со специалистами был выбран программный продукт «1С: Документооборот 8. КОРП».

В рамках проекта внедрения СЭД перед сотрудниками ВЦ СофтСервис были поставлены следующие задачи:
- исключить возможность потери документов при выполнении бизнес-процессов;
- сократить время на поиск и получение копий документов;
- обеспечить контроль выполнений бизнес-процессов обработки документов;
- обеспечить сотрудникам и контрагентам доступ к единой актуальной версии документов.

На данный момент перечисленные выше условия полностью реализованы в отношении следующего перечня документов: договор поставки цемента, договор приобретения ТМЦ, договор строительного подряда (с сопутствующими к договору документами: спецификации, дополнительные соглашения, конкурентные листы, локально-сметные расчеты и прочее).
Автоматизировано 85 рабочих мест.

В результате выполнения проекта:
- все документы находятся в единой системе, утеря информации невозможна;
- в любой момент времени можно определить, где находится документ на данный момент и в какой стадии готовности;
- поиск нужного документа занимает не более 30 секунд;
- открыв договор, можно увидеть все документы, связанные с ним (спецификации, доп.соглашения, протоколы и т.п.);
- организован электронный архив сканов оригиналов документов с подписью клиентов, привязанных к соответствующему электронному документу;
- при увольнении или отсутствии сотрудника можно легко найти информацию по созданным им документам;
- с помощью отчетов по исполнительской дисциплине можно увидеть текущие задачи сотрудников, какие задачи просрочены, кто часто задерживает движение документа по процессу, то есть оценить эффективность работы отдельного сотрудника;
- при изменении документа фиксируется номер версии, и сотрудники всегда работают только с последней актуальной версией.
От себя лично и от имени нашего предприятия выражаю благодарность ВЦ СофтСервис за профессионализм и оперативность в работе. Мы рекомендуем эту компанию как надежного и опытного партнера.

Соответствие потребностям организации 5
(где «5» - в информационной системе реализованы все необходимые возможности)
Удобство работы с программой 5
(где «5» - работать с программой легко и комфортно)
Оцените качество работы партнера «1С» 5
(где «5» - «работой партнера очень доволен»)
Да, я рекомендую использовать данное решение для автоматизации деятельности.