Внедрение ПП «1С:Документооборот государственного учреждения 8» в Департаменте здравоохранения и социальной защиты населения Белгородской области

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Для автоматизации документооборота был выбран программный продукт «1С:Документооборот государственного учреждения 8». На выбор повлияли такие критерии, как известность программных продуктов фирмы «1С», уровень цен, функционал системы, а также то, что программа разработана с учетом требований российского законодательства. Программный продукт обеспечивает высокий уровень автоматизации делопроизводства, оформление всех необходимых документов в соответствии действующим законодательством.
Внедрение проводилось специалистами ООО «БИГ».

Внедрение программного продукта позволило автоматизировать такие задачи, как:
• Делопроизводство;
• Учет и хранение документов;
• Учет и контроль исполнения поручений;
• Учет рабочего времени;
• Учет договоров;
• Формирование отчетности;
• Разграничение прав доступа;
• Использование составных бизнес-процессов для организации прикрепления населения к ЛПУ.

В результате внедрения системы электронного документооборота сотрудниками ООО "БИГ" выполнены следующие работы:
• Настроены права доступа пользователей по грифам доступа, вопросам деятельности и папкам внутренних документов;
• Настроены виды документов: входящие, исходящие, приказы, распоряжения, служебные записки, договоры, заявки на оплату счетов;
• Разработана структура папок внутренних документов;
• Настроены нумераторы по видам документов;
• Настроены шаблоны типовых бизнес-процессов;
• Настроено сканирование и распознавание документов в формате pdf;
• Выполнены работы по доработке конфигурации под специфику деятельности организации: добавлена возможность загрузки документов, как по расписанию, так и по требованию пользователя из программного комплекса, разработанного сторонним производителем и предназначенного для комплексной автоматизации деятельности персонала лечебно-профилактических учреждений, используя файлы-источники формата xml.

Консультантами «БИГ» проведено обучение в составе групп около 600 пользователей. Разработаны инструкции, адаптированные к специфике предметной области Департамента здравоохранения и социальной защиты населения Белгородской области. Произведена установка и настройка программного продукта «1С:Документооборот государственного учреждения 8» и ознакомление с порядком работы в системе. Были описаны процедуры по началу работы, вводу данных, созданию и хранению архивных копий.

Результаты проекта:
- повышение управляемости в организации;
- укрепление исполнительской дисциплины;
- повышение информационной безопасности организации;
- сокращение объема документооборота;
- ускорение процесса поиска и обработки документов;
- контроль сроков и результатов исполнения поручений;
- централизованное хранение документов с разграничением прав доступа;
- оперативное составление отчетности по документообороту.

Внедрение прошло успешно.
Система передана в промышленную эксплуатацию. Оказываются консультационные услуги техническим специалистам по развитию СЭД.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в учебном классе партнера "1С"
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
• Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Отзыв о создании системы электронного документооборота в Департаменте здравоохранения и социальной защиты населения Белгородской области на базе«1С:Документооборот государственного учреждения 8»

Настоящим отзывом подтверждаем факт проведенного внедрения программного продукта «1С:Документооборот государственного учреждения 8» в Департаменте здравоохранения и социальной защиты населения Белгородской области. Внедрение осуществлялось с привлечением специалистов ООО «БИГ».

Департамент здравоохранения и социальной защиты населения Белгородской области является структурным подразделением Правительства Белгородской области, занимается осуществлением исполнительных и распорядительных функций регионального самоуправления, направленных на реализацию государственной политики в сфере здравоохранения, социальной защиты и жилищных отношений на территории Белгородской области.

На момент принятия решения о внедрении системы электронного документооборота в Департаменте использовалось программное средство, частично реализующее функциональность учета и контроля движения документов. Новая система должна была не просто обеспечить оперативную и систематизированную работу с документами (регистрацию, коллективное согласование, редактирование, хранение и оперативное извлечение с разграничением прав доступа пользователей), но и реализовать важные для организации возможности.

Для автоматизации документооборота был выбран программный продукт «1С:Документооборот государственного учреждения 8». На выбор повлияли такие критерии, как известность программных продуктов фирмы «1С», уровень цен, функционал системы, а также то, что программа разработана с учетом требований российского законодательства. Программный продукт обеспечивает высокий уровень автоматизации делопроизводства, оформление всех необходимых документов в соответствии действующим законодательством.

В результате проведенных работ:

• Настроено разграничение пользователей по правам доступа;
• Настроены виды документов: входящие, исходящие, приказы, распоряжения, служебные записки, договоры, заявки на оплату счетов;
• Разработана структура папок внутренних документов;
• Настроены нумераторы по видам документов;
• Настроены шаблоны типовых бизнес-процессов;
• Настроено сканирование и распознавание документов в формате pdf;
• Настроено оповещение пользователей по электронной почте.
• Выполнены работы по доработке конфигурации под специфику деятельности организации: добавлена возможность загрузки документов, как по расписанию, так и по требованию пользователя с общего FTP-ресурса из программного комплекса «ТрастМед» используя файлы-источники формата xml.
• Консультантами «БИГ» проведено обучение около 600 пользователей. Разработаны инструкции по работе с программой, адаптированные к специфике предметной области Департамента здравоохранения и социальной защиты населения Белгородской области.

Программа «1С:Документооборот государственного учреждения 8» была сдана в промышленную эксплуатацию: 15.01.2013 г, количество автоматизированных рабочих мест – 600, количество одновременно работающих пользователей в веб-клиенте - 100.

Был заключен договор по сопровождению «1С:Документооборот государственного учреждения 8». Оказываются консультационные услуги техническим специалистам по развитию системы электронного документооборота.