Внедрение системы электронного документооборота в учреждении культуры на базе программного продукта "1С:Документооборот КОРП"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Бесплатная поддержка базовой версии (услуги линии консультации; обновления программ и доступ к метод. материалам на сайте поддержки пользователей)
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"

Описание

Государственное учреждение проводит массовые мероприятия, концерты, спектакли, различные выставки и др.

Внедряемая автоматизированная система электронного документооборота (АСЭД) должна была решить следующие задачи:
• обеспечить регистрацию и хранение электронных копий входящей, исходящей и внутренней корреспонденции;
• обеспечить полный жизненный цикл документов управленческого документооборота в электронном виде;
• обеспечить многопользовательскую работу над документами – создание, редактирование, поддержка версионности, поиск документов;
• хранить согласуемые и согласованные документы в едином месте, предоставить функции быстрого поиска по различным критериям;
• предоставить прозрачный механизм согласования, обеспечивающий полное информирование участников процесса согласования и заинтересованных лиц о текущем статусе документа и его маршруте;
• предоставить единый механизм формирования поручений и сквозного контроля исполнения для любых типов документов;
• предоставить механизм уведомлений по текущему статусу поручений, поставленных на контроль;
• предоставить механизм анализа и отчетности по исполнению поручений;
• организовать надежное, оперативное и долговременное хранение документов в базе данных АСЭД с возможностью поиска по различным критериям;
• обеспечить безопасность и доступность сервиса.

Для решения этих задач был выбран продукт "1С:Документооборот" версии КОРП, который является оптимальным решением по соотношению цена-качество.
Вся необходимая документация, регламентирующая ведение делопроизводства в организации, имелась.
В ходе внедрения были проделаны следующие работы:
- проведено экспресс-обследования: изучение организационной структуры предприятия, должностных обязанностей сотрудников, изучение процесса ведения делопроизводства, анализ существующей нормативной базы, анализ движения документов, анкетирование пользователей;
- настроена программа: заполнены справочники программы, включены необходимые режимы работы, внесены пользователи и т.д., проведено тестирование корректности настройки программы;
- настроены основные бизнес-процессы для внутренних, исходящих и входящих документов;
- настроены шаблоны бизнес-процессов для договоров;
- проведена опытная эксплуатация и тестирование системы электронного документооборота;
- проведено обучение пользователей.

Основные результаты проекта для заказчика:
- автоматизация работы канцелярии,
- ускорение процессов согласования документов,
- регламентация процессов ведения договорной деятельности.
- контроль исполнительской дисциплины.

Система передана в промышленную эксплуатацию.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Государственное учреждение "Дворец Республики" Управления делами Президента Республики Беларусь начало свою работу в 1999 году. В настоящее время это крупнейший в Республике Беларусь культурный и деловой центр.
Для автоматизации и оптимизации функций ведения делопроизводства нашей организации в соответствии с законодательством Республики Беларусь возникла необходимость внедрения программного комплекса, оптимально сочетающего в себе эффективную организацию и контроль бизнес-процессов, согласование документов, подготовку и проведение мероприятий (совещаний) и других процессов взаимодействия. Конфигурация «1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси» была выбрана по причине приемлемой цены, хорошей репутации фирмы 1С и большой популярности программ 1С в странах СНГ.
В качестве исполнителя была привлечена компания ЗАО «МиСофт НВП». Основными критериями для выбора явились богатый опыт работы на IT-рынке, достаточное количество высококвалифицированных ресурсов для выполнения проекта качественно и в срок. Дальнейшие работы по проекту подтвердили, что мы не ошиблись.
Целью приобретения и внедрения программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси» являлось создание автоматизированной системы электронного документооборота для Государственного учреждения "Дворец Республики" Управления делами Президента Республики Беларусь для повышения качества осуществления делопроизводства и документооборота, сокращения накладных расходов, связанных с делопроизводством, уменьшения времени и трудозатрат на подготовку и поиск необходимых документов, повышения эффективности исполнения заданий и документов, улучшения контроля исполнительской дисциплины, автоматизированное формирование отчетности.
В ходе работ в соответствии с календарным планом компанией ЗАО «Мисофт НВП» было выполнено следующее:
- экспресс-обследование бизнес-процессов организации для утверждения стратегии внедрения программного обеспечения;
- настройка программы;
- ввод в действие основных бизнес-процессов;
- настройка шаблонов бизнес-процессов;
- обучение пользователей.
Работы по внедрению успешно выполнены и завершены. Установленная и настроенная конфигурация учитывает необходимую для нашей организации специфику ведения делопроизводства. Система передана в промышленную эксплуатацию 14 декабря 2012 года, автоматизировано порядка 80 рабочих мест с возможностью одновременной работы 50 пользователей.
Внедрение программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси» позволило уменьшить время и трудозатраты на подготовку и поиск необходимых документов, повысить эффективность исполнения заданий и документов, организовать контроль исполнительской дисциплины, получать необходимую отчетность по всем видам документов.
В настоящее время компанией ЗАО «МиСофт НВП» осуществляется Информационно-технологическое сопровождение программного продукта.
Работы по внедрению и консультированию наших сотрудников выполнены специалистами компании ЗАО «МиСофт НВП» Быстримович Н.В. – руководителем проекта, БартошТ.А. – начальником отдела документооборота и качества, Михолап Н.В. – бизнес-аналитиком, Гололобовой О.А. – инженером-программистом, в сроки, определенные календарным планом, и с надлежащим качеством.
Компания ЗАО «МиСофт НВП» зарекомендовала себя как надежный партнер, имеющий в своем составе высококвалифицированных специалистов, выполняющих свои обязанности своевременно и с высоким качеством.
Надеемся на дальнейшее сотрудничество.