Оптимизация бизнес-процессов управления персоналом, управления продажами и закупками с последующей автоматизацией на базе продукта "1С:Документооборот" для компании ООО "Роксар Сервисиз"

ООО "Роксар Сервисиз"
Москва, Август 2012

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 50

Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 10

Автоматизированы следующие функции:

  • Учет договоров
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов

Сопровождение:

  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Описание

ООО «Роксар Сервисиз» является российским подразделением Emerson Electric Co. Emerson Process Managment, группа компаний ROXAR. Основным направлением деятельности компании в России является геологическое моделирование и другие услуги в области геологоразведки.
Предпосылкой для инициализации данного проекта послужила необходимость оптимизировать бизнес-процессы по обработке счетов на безналичную оплату, работы с договорами контрагентов, обработки заявок CAPEX, OPEX; оформления командировок, по подбору персонала с целью уменьшения трудоемкости и увеличения скорости прохождения данных процессов.
В рамках проекта были разработаны процедуры принятия решений и внутрикорпоративных регламентов взаимодействия и построена система внутреннего документооборота. На основе созданных схем бизнес-процессов и проведенного реинжиниринга были уточнены внутренние регламенты.
В ходе проекта проведено обследование бизнес-процессов управления персоналом, бизнес-процессов управление продажами и закупками, проведена их оптимизация в соответствии с разработанной структурой. Структура процессов была разработана и представлена в виде схем нотации EPC.
- В функциональный объем проекта были включены следующие процессы:
• процессов обработки счетов на безналичную оплату (формирование, согласование);
• процесс работы с договорами контрагентов (формирование, согласование);
• процесс обработки заявок CAPEX, OPEX (формирование, согласование);
• процесс оформления командировок (формирование, согласование);
• процессов привлечения и найма персонала, процесс взаимодействия персонала (формирование заявок, согласование, исполнение);
В отношении данных процессов были осуществлены следующие работы по оптимизации:
• диагностика существующих проблем в организации системы управления компанией;
• разработка рекомендаций по устранению существующих проблем;
• удаление цикличных подпроцессов;
• удаление лишних и/или повторяющихся процессов;
• добавление новых процессов;
• выделение частных случаев;
• разработка условий маршрутизации, основанных на частных случаях;
• создание новой версии схемы процессов в нотации EPC.
- Разработаны формы отчетов, содержащие информацию, необходимую для контроля сроков выполнения сотрудниками бизнес-процессов;
- Разработаны видео-инструкции, которые позволили существенно повысить качество работы пользователей с системой;
- Реализована система управления нормативно-справочной информацией с целью последующей интеграции «1С:Документооборот ПРОФ» с «1С:Управление проектным офисом» для отражения финансовых операций – была определена центральная система (точка ввода), и перечень справочников для оптимизации, их реквизиты.
Достигнутые результаты проекта:
- ускорение процесса согласования документов (счетов, заявок и др.);
- минимизация случаев потери документации, необоснованной задержки согласования документов;
- реинжиниринг бизнес-процессов путем их приведения в соответствие с внутрикорпоративной политикой;
- снижение количества ошибок при заполнении различных видов заявок;
- снижение риска задержки согласования документов в случае отсутствия ответственного лица на рабочем месте за счет механизма заместителей;
- решен вопрос организации процесса синхронизации справочников между различными системами для целей обеспечения наличия во всех системах своевременной, полной и непротиворечивой нормативно-справочной информации.

Среди сложностей проекта была необходимость существенного увеличения этапа опытно-промышленной эксплуатации за счет тестирования и доработки базовой конфигурации, а также незапланированных мероприятий по разработке видео-инструкций. В результате на основе системы "1С:Документооборот ПРОФ" были полностью автоматизированы бизнес-процессы и созданы видео-инструкции, которые отражают потребности заказчика.
Была произведена существенная доработка системы «1С:Документооборот ПРОФ» с целью оптимизации под разработанные схемы бизнес-процессов. Процесс тестирования системы проводился сотрудниками ООО "Адвансд Аналитикс" на рабочих местах тестовой группы пользователей значительный период времени. Так же проведена полноценная опытно-промышленная эксплуатация системы, которая позволила минимизировать риски неудачи запуска системы в промышленную эксплуатацию.

Выполнены следующие работы:

  • Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
  • Индивидуальное обучение в офисе заказчика
  • Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
  • Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Обучение в группе в офисе заказчика
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)