Внедрение ПП "1С:Документооборот КОРП" в ООО "Траско"

Автоматизированы следующие функции:

• Учет и контроль исполнения поручений

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

ООО "ТРАСКО" - транспортно-экспедиционная компания, предоставляет полный комплекс услуг по перевозке грузов любой сложности и объема автомобильным, воздушным, железнодорожным и морским транспортом по всему миру.
В состав компании ООО «ТРАСКО» входят 10 филиалов, территориально распределенных по всей территории РФ. Филиалы компании работают в городах России: Санкт-Петербург, Екатеринбург, Елабуга, Новосибирск, Казань, Пермь, Тверь, Уфа, Челябинск, Чехов.

Основной задачей проекта стало создание системы контроля исполнительской дисциплины (СКИД). Данный управленческий инструмент позволил бы эффективно и в режиме реального времени отслеживать движение распоряжений и приказов внутри компании, выявлять ответственных за исполнение на всех этапах работ.
Были поставлены следующие требования к функциональности СКИД.
• СКИД должна содержать универсальный бизнес-процесс, который позволял бы:
- Указывать в качестве Исполнителя, как одного, так и нескольких пользователей;
- Указывать Контролера исполнения, как отдельной задачи, так и БП в целом;
- Перенаправлять Задачи другим Исполнителям;
- Прикреплять документы к Задаче.
• СКИД должна обладать функционалом по автоматической отправки на электронную почту уведомлений о поступлении новой Задачи;
• СКИД должна автоматически уведомлять о просроченных Задачах в конце недели;
• СКИД должна позволять формировать отчеты по Задачам с различными аналитиками;
• СКИД должна хранить всю историю выполнения задач по бизнес-процессу.

На момент проектирования системы контроля исполнительской дисциплины, в компании ООО «ТРАСКО» уже была установлена программа «1С:Документооборот 8 КОРП», которая использовалась для регистрации входящих и исходящих документов.
Поэтому в ходе проектирования для автоматизации управленческих процессов был выбран программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП». Выбор был аргументирован тем, что данная конфигурация наиболее оптимально позволяла реализовать требуемую функциональность СКИД.

Для решения задач, описанных заказчиком, был проведены следующие работы:
- формализованы требования заказчика;
- доработан типовой функционал конфигурации «1С:Документооборот 8 КОРП», а именно был разработан и внедрен универсальный бизнес-процесс «Выдача поручений», разработана система оповещений участников системы, разработаны отчеты о выполнении задач в установленные сроки;
- осуществлена настройка системы;
- написаны инструкции по работе с системой контроля исполнительской дисциплины;
- обучены пользователи.

В результате была разработана и внедрена система контроля исполнительской дисциплины на базе конфигурации "1С:Документооборот 8 КОРП", которая обеспечивает:
- быструю постановку задач одному или нескольким исполнителям;
- автоматический контроль сроков выполнения задач, оперативность корректировки задач;
- объективность отчетов по различным аспектам исполнительской дисциплины;
- прозрачность рабочих процессов;
- мониторинг рабочих процессов из любой точки мира;
- возможность прикрепления файлов при постановке задач;
- возможность постановки и обсуждения дополнительных вопросов по задачам в системе;
- автоматическую отправку на электронную почту уведомлений о поступлении новых задач
- автоматическое уведомление о просроченных задачах в конце недели
- настройку прав доступа к задачам в соответствии иерархической подчиненностью по штатному расписанию.

После внедрения системы по контролю исполнительской дисциплины, были проведены следующие работы:
- Написание инструкции пользователя.
- Обучение пользователей функционалу и алгоритмам работы СКИД: часть пользователей обучалась очно в учебном классе на территории заказчика; часть пользователей обучалась дистанционно.
- Сдача аттестации на знание функционала и алгоритмов работы СКИД.
После внедрения осуществляется сопровождение системы:
Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Выполнены следующие работы:

• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе